淺論如何加強中等職業學校學籍檔案管理工作

【關鍵詞】中職學校 學籍 檔案管理

【中圖分類號】G 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2013）04B-

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學籍檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是各個中職學校評估工作的重要內容。學籍檔案是學生在校期間個人學習經歷、能力及其重要社會實踐活動的真實記錄，是學校與社會聯系的渠道和紐帶，因此做好學籍檔案的規范管理具有現實意義。

一、中職學校學籍檔案主要涵蓋的內容

中職學校學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在校期間德、智、體、美、勞等方面的發展狀況，也是一個人接收某種教育程度的經歷及其所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案涵蓋的內容主要包括：（1）學生基本情況登記表；（2）新生錄取大表及畢業驗印大表；（3）體檢表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、參軍入伍等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）畢業生學員鑒定登記表，檔案轉遞單及領取證書的印刷編號，畢業、結業情況等。

學籍檔案的建立主要包括收集、歸檔、轉遞以及利用等幾個階段。在日常管理工作中，如果管理不當就會很容易出問題，甚至造成嚴重的后果。因此，注重學校學籍檔案管理，切實抓好和不斷完善學校學籍檔案管理顯得十分重要。

二、當前中職學校學籍檔案管理存在的問題

1.領導重視不夠

一些中職學校沒有認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》等法律法規，對檔案的重要性缺乏正確的認識，甚至有的學校領導認為，現代社會人才流動速度加快，學生檔案資料的重要性不大，沒必要在檔案管理投入太多精力，對檔案管理工作敷衍了事，沒有在人力、物力和財力上給予足夠的支持，導致檔案管理水平停滯不前。

2.規章制度不完善

中職學校在實施學籍管理的過程中，既要執行檔案管理的有關法規，又要結合辦學的具體情況，制定出符合自身特點的管理制度。由于缺乏完善的管理制度，中職學校學籍檔案管理不可避免地出現失誤、疏漏，嚴重影響檔案的完整性、規范性、系統性。當前科學技術全面發展，已進入以計算機技術為主導的信息化時代，學籍檔案管理日趨網絡化，許多學校目前沿用的管理制度只適合于傳統的檔案管理模式，更新管理制度勢在必行。

3.無法適應招生方式及人才培養模式的變化

近幾年，隨著黨和國家對職業教育工作的高度重視，中職學校的辦學規模不斷擴大，學校的招生已從計劃招生轉變成面向社會開放招生，基本為全年招生、全員招生，學生可以隨時隨地進入中職學校讀書。不可否認，這樣做，學生的流動性增強，但學籍管理難度卻加大了；加上中職學校人才培養模式的多樣化，給中等職業學校的檔案管理工作帶來了新的問題，具體表現在反映人才培養模式變革的材料沒有及時進入檔案，有的學校只注重《學籍卡片》《考試成績登記表》《中職學生思想品德考核表》等反映學生學科成績和思想品德的材料，而對《學生職業技能鑒定表》、學生實習實訓情況等反映職業學校實踐教學的內容涉及較少，不能客觀全面真實地反映學生的實際情況。

4.電子檔案網絡化管理不到位

學籍檔案管理的最終目標是實現檔案信息資源共享，而建立電子檔案、實現檔案管理網絡化正是使這一目標得以實現的有效手段。但是目前大多數中職學校電子檔案的管理還不是很完善。表現在學生電子檔案的真實性、安全性缺乏完善的管理制度（如系統用戶權限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續）作保證，還有網絡存在不安全性、計算機出現故障、電子檔案如何長期保存、軟件技術有待完善等問題亟待解決。

5.沒有充分發揮學籍檔案的服務功能

在學生通過市場實現就業的大背景下，學生的學籍檔案作為記載學生成長情況的重要材料，發揮著無可替代的媒介作用。目前中職學生學籍檔案管理沒有真正從服務中職學生實現成功就業的要求來實施，信息不全或失真的情況普遍，使檔案管理為就業服務的功能沒有得到很好的發揮。

6.缺乏學籍檔案管理的專業人才

一方面，中職學校檔案管理的理念、內容和方法及人才培訓方式陳舊，原有的檔案管理人員知識結構落后，已不能適應檔案管理網絡化的發展趨勢；另一方面學校辦學規模不斷擴大，學生學籍檔案隨之不斷增加，原有的學籍檔案管理人員已不能滿足學籍檔案數量日益增長帶來的工作需要。

三、加強中職學校學籍檔案管理工作的途徑

1.提高認識，加強領導

提高和增強對學生檔案工作重要性的認識，是搞好學校學籍檔案管理工作的先決條件。這就要求檔案管理人員要認真學習《檔案法》，深入學習檔案法律知識，深刻認識到學生檔案管理工作的重要意義，樹立和增強檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。嚴格按照檔案管理制度扎實做好學籍檔案管理工作，并及時解決學生檔案管理中出現的問題，學校綜合檔案室、教務科、學生科要齊抓共管，相互制約和協調，盡最大努力保證學生學籍檔案的資料完整齊全。

2.加強學籍檔案管理制度建設

為了充分發揮學籍檔案的積極作用，確保學校的全面健康發展，中職學校要進一步加強學籍檔案工作的制度建設，具體制定學籍信息登記制度、學籍歸類存放制度、學籍檔案借閱制度等；強化學生電子檔案的歸檔和管理，努力構建科學的學籍檔案管理體系，明確學籍檔案的收集、整理、歸檔、匯總、借閱等各環節的工作分工，形成檔案管理網絡；規范學籍檔案制作和控制程序，嚴格各環節的管理權限，對學籍檔案中的各類修改信息應予備注，不可任意刪除，杜絕學籍檔案安全事故的發生。

3.依據建檔原則開展學籍檔案的收集與整理工作

學籍檔案管理工作要按其自身的特點和原則進行。一是完整性。要嚴格執行國家教育部及地方教育行政部門的有關規定，對學生的入學注冊、學習成績考核、升級與留級、休學與退學、獎勵與處分和畢業等方面做完整的記載。二是及時性。為了保證學籍檔案的完整可靠，建檔必須及時，即做好平時立卷工作，對于任課教師送來的原始成績，必須堅持隨到隨收，及時登記；學期結束時，必須把該學期的材料整理好，及時入檔，確保檔案及時更新。三是真實性。真實性是檔案價值的核心，應本著實事求是的原則，對學生學籍的記錄做到客觀真實，切忌弄虛作假，杜絕偽造篡改現象發生，對于有爭議或模糊不清的資料必須及時核實，同時加大監管力度，確保學籍檔案的收集、整理工作有效順利地進行。

4.加快學籍檔案管理信息化建設步伐

隨著計算機網絡技術的迅速發展，我國已進入信息時代。中職學校學籍檔案管理工作必須改變傳統的手工操作方式，引入信息技術進行現代化管理。如購置計算機等硬件設備、建立內部局域網、連接外部互聯網，開發或購買功能齊全的管理軟件等，使檔案數字化管理工作納入正常工作范圍，從而提高管理效率。

5.加強學籍檔案管理隊伍建設

學籍檔案管理工作繁雜，要求檔案管理員具備較高的素質，要樂于奉獻、甘于吃苦。因此，檔案管理人員要有高度的責任感和主人翁精神，才能確保檔案管理工作的高效開展。學校要建立并完善學籍檔案管理網絡，形成一個由校長、主管校長、檔案專業管理人員及各部門具體負責人組成的管理體系。要有計劃地安排檔案管理人員參加各種培訓和與檔案管理工作相關的學術會議，通過專業化的培訓，不斷提高管理水平。還應建立配套的獎勵機制，通過激勵措施提高檔案管理人員的積極性和主動性，從而使其創造性地做好檔案管理工作，促進學校學籍檔案管理工作的規范化、標準化、現代化。

學籍檔案管理工作關乎每個學生的切身利益，對學生的在校生活和就業均具有重要的作用。中職學校應提高檔案管理意識，積極探索學習檔案管理的工作新路，建立完善學籍檔案管理制度，加強學籍檔案管理隊伍建設，實現學籍檔案的規范管理，使其充分發揮服務功能，促進職業教育的健康發展。

（責編 周翠如）