高校教學秘書工作質量提升策略研究

【摘 要】分析高校教學秘書工作的現狀，闡述通過提高教學秘書綜合素質和能力、建設專業化的教學秘書隊伍，提升教學秘書工作質量。

【關鍵詞】高校 教學秘書 工作質量 提升策略

【中圖分類號】G【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2013）04C-0100-02

教學秘書是高校教學管理的基層骨干力量，是具體教學工作的管理者與執行者，是連接教學管理部門、教師、學生的橋梁和紐帶。教學秘書工作質量直接反映了高校教學管理水平，良好有序的教學管理是保證人才培養質量的重要前提。因此，高校教學秘書工作質量直接影響到高校人才培養的質量。

一、高校教學秘書工作的現狀

（一）工作項目多、任務重

高校教學秘書的工作涉及整個教學過程，工作項目多、煩瑣，任務很重。教學秘書的工作包括日常教學管理、學生學籍管理、考務管理（每個學期考務管理、等級考試管理）、教學檔案管理、教材征訂計劃、教學檢查、教學質量評價、畢業資格審查、學生排課、學生選課、教師教改、課程建設、教材建設等方面工作。此外，還要完成領導臨時交辦的各種工作和教學突發事件。面對如此大的教學管理工作量，一項工作還沒做好另一項工作就要開始，因而高校教學秘書身心往往長期處于焦慮和緊繃狀態，對工作只能是疲于應付，很難講求工作質量。

（二）工作時效性強

教學秘書的工作不同于普通教師，其工作有很強的時效性，每項工作都有特定的時間，如課表排定、教學任務分配、教學檢查、考試安排都要在教務處和院系領導規定的時間內及時準確地完成。這些環節環環相扣，極具時效性，任一環節延時或失誤，就會影響教學的正常運行。

（三）工作重復性高

教學秘書的工作主要是進行教學管理，有些教學管理工作貫穿一個學期，如教學調度（教師的調課、停課、代課手續），教學信息反饋整理和匯報等。有些教學管理工作是分時段進行：開學初是新生注冊、開學初教學檢查、學生補考等；學期結束是第二學期教學任務安排、學生排課、學生選課、教材征訂、考試安排、成績匯總、期末教學檢查、第二學年教學大綱和教學計劃修訂，等等。這些工作的重復性都很高，每年每學期相差不大。

（四）人際關系復雜、工作壓力大

教學秘書與學校各部門、教師（在職、外聘、行政兼課）、學生、家長打交道，所接觸的人較多，他們的修養、思維、性格、需求都不一樣。因此教學秘書面對的人際關系非常復雜，要服務好每個人，合理安排日常教學工作，維持良好的教學秩序，難度非常大。

（五）教學秘書的責權不清

教學秘書工作的主要職責是協助教務科研處和所屬院系進行日常的教學管理。而在現實工作中，教學秘書還兼做行政工作，除做與教學相關的工作外，還要完成其他部門，如成教處、保衛處、后勤處、學工處等行政部門臨時下達的工作，職責范圍不夠明晰。這是教學管理機制不完善不規范的表現。

（六）工作不受重視

教師普遍認為教學秘書只是從事簡單勞動的勤雜工、師生后勤服務的附屬者，什么人都可以做，簡單認為教學秘書就是接電話、收發文件、打字，忽略了其管理協調職能。同時學校領導也不夠重視，輕視教學秘書在教學管理中所發揮的作用，認識不到優質的教學管理直接影響到人才培養的質量。

二、提升高校教學秘書工作質量的具體策略

（一）提高教學秘書綜合素質及能力

高校教學秘書工作是服務教師與學生，其素質及能力影響到整個教學管理工作的運作。教學秘書良好素質及較強工作能力是教學工作的順利開展的保證，是教學管理水平的體現。要提高高校教學秘書的工作質量，必須先提高高校教學秘書綜合素質及能力。

1.溝通協調能力。教學管理是一個多層次、多因素的復雜工作，處處離不開有效的協調和溝通。良好的溝通協調能力是高校教學秘書必須具備的基本能力，是其勝任教學管理工作的關鍵。在工作中，教學秘書要處理各種錯綜復雜的關系，如院系與學校教學主管部門的關系，院系與教研室、實驗室及班級之間的關系，教師與學生之間教與學的關系等。只有具備了良好的溝通協調能力，才能處理好關系，化解矛盾，統一認識和行動，保持良好的教學秩序，形成和諧有序的工作局面。

2.文字表達能力。教學秘書工作種類繁雜，除常規教學管理外，還要根據院系領導安排起草撰寫各類公文，如工作總結、請示、報告、教學活動方案等，這就要求教學秘書具備很好的文字表達能力和寫作水平。

3.運用計算機進行教務管理的能力。教學秘書很多工作是需要用計算機操作完成的，如文字打印、數據處理、資料統計，這就要求教學秘書掌握計算機操作技能，這是提高工作質量和效率的必備條件。同時，隨著互聯網的日趨完善，教學管理手段的日益現代化、規范化，很多高校實行了現代教學管理模式，實現了網絡化。大到排課選課系統，小到發布通知公告、傳輸文件、發送郵件等都通過網絡實現。教學秘書需要借助網絡平臺，實現與教務處、任課教師、學生的有效對接，保障信息暢通，實現資源共享。可見，網絡化的發展對高校教學秘書的計算機及網絡信息技術水平提出了更高的要求，高校教學秘書只有不斷學習，才能跟上時代發展，提高工作效率和管理水平。

4.心理調適能力。教學秘書日常教學工作任務繁多，同時要完成教務處和院系領導及其他部門的行政工作，很容易產生疲憊倦怠，失去對工作的熱情和耐心，產生冷漠心理。同時，教學秘書的工作周期是以學期為單位，經過幾個周期以后，重復著同樣繁雜的工作，容易出現急躁心理。此外，教學秘書接觸的對象是多層次、多角色的群體，個性、需求各有不同，如果處理的方式方法不對就有可能引起誤會，甚至埋怨、指責。因此，教學秘書需要具備較高的心理素質水平和良好的心理平衡能力，在工作中，善于控制、調節自己的情緒，敢于直面工作的失誤或不足，懂得運用心理健康知識，及時排解工作中的心理壓力，這樣才能忍受工作中出現的種種誤解、委屈，做到任勞任怨，寵辱不驚。教學秘書還應樹立正確的自我評價體系，保持積極進取的人生態度，在工作中努力保持樂觀向上的心態，使自己不斷成熟起來。

（二）建設專業化的教學秘書隊伍

隨著高等教育改革的不斷深入，教學秘書專業水平、理念、能力以及對高等教育改革的認識顯得尤為重要，因此，建立一支素質高、工作強、作風正的專業教學秘書隊伍顯得尤為重要。建設專業化的教學秘書隊伍，可從以下幾方面入手：

1.健全教務管理機構，規范教學秘書工作。建立并規范一系列教務管理的基本制度，制定完善的教學秘書管理制度，明確工作責任及要求，細化教學秘書的工作任務和方法。學校應根據學生人數、專業個數、教學建設等具體情況，完善教務管理人員的配置，在教學秘書的人員配備上做到合理，盡量杜絕“身兼數職”現象。

2.建立健全保障機制和競爭激勵機制。應通過建立健全保障機制和競爭激勵機制，穩定教學秘書隊伍。通過合理的人員配備將教學秘書從繁重的事務性工作中解放出來，讓教學秘書有精力和時間提高自身素質和改善工作方法，提高工作效率。學校還應發揮考核和競爭激勵機制的導向作用，將教學秘書工作成效與個人實際工作量和貢獻結合起來，多勞多得，優績優酬。此外，對教學秘書職位進行分類，提升隊伍層次，將職位管理目標完成情況作為其職稱評定、晉級和評優的依據，使教學管理者安心本職工作，吸引和留住優秀教學管理人才，穩定教學秘書隊伍。

3.加強對教學秘書的培訓。一是定期舉辦教務管理工作交流會，取長補短，拓寬教學秘書的知識面。二是鼓勵崗位進修。鼓勵教學秘書通過崗位進修學習，了解和熟悉所從事的工作業務；通過學習新的教育理念、現代教學管理方法，掌握最前沿的信息，將新的理念、方法運用到實踐中去；通過對管理學等知識的學習，進一步提高自身表達能力、組織能力。三是提供交流平臺。組織教學秘書參與其他高校的座談，開闊視野，拓寬工作思路，吸取先進的教學管理經驗，提升服務質量。

總之，高校教學秘書工作在高校教學管理中至關重要，教學秘書的素質、能力、理念影響著教學管理水平，同時影響到人才培養的質量。因此，教學秘書應樹立正確的觀念，認識到工作的重要性，以主人翁責任感投入到工作中去；學校領導應高度重視，形成教學秘書管理的有效機制，為教學秘書開創一定的發展空間與拓展平臺，使教學秘書在工作中能夠發揮出更大的潛能，為教學管理工作奉獻出更優質的服務，從而有效促進學校教學水平和教學管理水平的全面提升。

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（責編 王 一）