企業專利檔案管理與利用研究

摘要：專利檔案作為所有權的法律憑證，在專利實施與轉讓中發揮著重要作用，同時，它也是科技部門登記科研成果、考核評定科技人員的成績、晉升技術職稱以及獎勵有突出貢獻的科技人員時非常重要的真實憑證，是企業寶貴的信息資源。對其進行及時、有效、全面歸檔，并充分加以開發利用，是專利檔案管理的核心工作。

關鍵詞：專利檔案歸檔范圍檔案管理系統

一、前言

“專利”即是指專有的利益和權利。專利檔案巨大的信息資源遠未被人們充分地加以利用。事實上，對企業組織而言，專利是企業的競爭者之間唯一不得不向公眾透露而在其他地方都不會透露的某些關鍵信息。因此，企業競爭情報的分析者，通過細致、嚴密、綜合、相關的分析，可以從專利文獻中得到大量有用信息，而使公開的專利資料為本企業所用，從而實現其特有的經濟價值。

專利檔案是指在專利申報、授權、維持、代理、訴訟、轉讓、保護等活動中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同門類和載體的原始記錄，是一種具有法律意義的專門檔案，是保護專利權的重要憑證，是企業的重要資產和信息資源。

專利檔案是企業專利申請和擁有情況的原始記錄，是企業自主創新成果的集中反映，對企業科技創新具有重要作用。首先，具有參考和借鑒作用?？萍紕撔碌奶攸c在于繼承上的突破，這種突破性的創新成果，是經過不斷積累的一系列過程而實現的。專利檔案是連接這個過程的載體，科技創新離不開借鑒檔案。其次，有啟迪助推作用。檔案信息是科技創新的誘因，豐富的科技信息有助于科研人員開闊眼界，啟發思路，實現創新。

在知識經濟時代，企業在科技創新研發、生產經營和管理等各項活動中，需要專利檔案工作的支撐與保障，企業也應承擔起建立專利檔案和保護專利檔案的義務。

二、企業專利檔案現狀

燕山石化公司擁有授權專利共計338項，其中授權有效專利220項，授權后期滿和提前放棄的無效專利118項。在2009年專業化重組以前，專利檔案一直在各二級單位存放，2010年原研究院劃轉北化院，其中177項專利檔案隨單位劃轉，東方化工廠8項和化工四廠2項自行保管，剩余的151項專利中，有因機構變更以及專利期滿無效的沒有存檔的專利項目共計105項，這些沒有存檔的專利項目主要為燕化改制分流出去的地毯廠、機械廠、建筑安裝公司、大修廠、職工醫院等單位。目前，檔案館共存檔專利檔案46項。專利檔案管理參差不齊，有的單位過程文件完整齊全，有的單位僅存有專利證書。

2009年專業化重組后，按照燕化公司的管理要求，檔案管理中心加強對核心檔案的收集，對申請專利的過程文件歸檔進行統一要求（包括專利申請文件，專利受理通知書，專利代理報告、授權證書和授權文本等），力爭接收的專利檔案齊全完整，截止到目前，公司46件專利檔案中齊全完整的專利檔案共計17件。

三、專利檔案規范化管理

由上述專利檔案現狀不難看出，未存檔專利達到31%，說明企業專利檔案管理還存在漏洞，企業對知識產權的專利檔案認識不夠，沒有得到足夠的重視，使得核心技術檔案管理制度和檔案管理保障條件不夠健全。專業化重組后，燕山石化檔案館重新修訂、整合完成《燕山石化公司檔案管理辦法》、《燕山石化公司檔案綜合管理規定》、《燕山石化公司各門類檔案管理規定》、《燕山石化公司檔案征集管理規定》四項檔案管理制度，以制度建設來推進檔案管理工作，強化檔案基礎管理，實現檔案的標準化、制度化、規范化管理。

1.制定和細化歸檔范圍

首先與科技部知識產權主管進行專利檔案管理的交流和探討，以不同角色、不同視角設計申請專利過程文件材料的歸檔范圍，從檔案管理的角度我們提出對申請專利的過程文件全部歸檔，但知識產權主管人員從利用的角度建議僅對關鍵文件進行歸檔。經過反復協商確定歸檔范圍：

專利檔案所屬一級類目為D生產技術管理類，二級類目為05科技管理。按照燕山石化公司各門類檔案管理規定，專利技術管理、申報、備案材料保管期限為30年，但考慮到館藏的數量、價值、作為企業科技成果的歷史見證等意義，目前我們將專利檔案的保管期限設置為永久。

2.專利檔案的收集與歸檔

專利檔案工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用等七個基本環節，其中后五項是檔案工作的基礎業務，而收集與整理又是專利檔案工作的核心。專利檔案按照專利文件的形成規律進行收集、整理。首先，專利活動的時間階段性特征明顯，可以按照專利申請的時間順序劃分為專利申請、專利代理、專利授權三個階段來開展收集工作。其次，由于專利文件具有法定程序化、涉及內容多、時間跨度大等特點，因此，要求專利在授權以后隨時進行文件歸檔。

3.現代化檔案管理系統的應用

作為中石化總部信息化試點單位，燕山石化檔案管理中心成立了由檔案、圖書與信息專業技術骨干共同組成的檔案信息化項目組。僅用了6個月燕山石化檔案管理系統便順利實現上線試運行，系統集檔案、圖書資源于一體，實現一站式統一檢索。解決了檔案從形成到審查、驗收、歸檔、整理、編目、入庫、上網提供利用、鑒定銷毀的全過程動態管理。實現了載體檔案與電子檔案的同步管理，實現了檔案管理部門與檔案利用部門的雙向人性化溝通，實現了檔案數字化的一體化管理。

專利檔案在系統中最初放置于科學技術研究類節點下，后經討論并按照檔案管理制度規定，調整到生產技術管理類目下。

4.專利檔案整理、數字化的工作流程

通常人們更習慣于現有的管理和傳統慣例，然而，進入網絡時代，檔案數字化的重要內容就是把精細化管理貫穿于檔案數字化全過程，貴在控制，重在管理。檔案管理有一定的工作程序，在實體檔案管理過程中我們將其細化和固化，歸納總結出工作流程如下：

文件篩選、排序、編制頁碼→填寫卷盒信

息→制作卷內目錄、備考表→組卷

案卷級目錄錄入→文件級目錄錄入→掃

描原件→原文掛接

5.專利檔案的開發與利用

檔案管理的終極目標是開發利用，專利檔案經過匯編、加工，可用于企業對外宣傳，擴大企業影響力，同時促使科技成果轉化，是直接或間接產生經濟效益和社會效益的重要工作。

隨著計算機技術和網絡技術的發展，企業檔案管理正逐步由傳統模式向現代化管理模式轉變，由封閉式管理向開放式管理轉變。運用現代化的管理手段加大專利檔案信息資源的開發利用力度，可以為企業技術創新和決策發展提供高效能的檔案信息服務。檔案管理人員不僅要為企業領導、研發人員提供本單位的專利信息，而且要通過網絡有針對性地提供一些來自國外或其它行業的專利信息；要積極配合研發人員，對一些相關信息進行收集、整理，輔助企業進行專利申報，為初次申報者提供申報模板，參與并協助進行專利檢索查新等業務流程。適度把握專利信息的核心內容，在專利申報、轉讓或訴訟時，利用手中的檔案資料，為完成人提供最準確的信息。

專利技術水平體現了企業科技創新的能力，專利成果更是科技人員智慧的結晶。燕山石化檔案館組織完成《1985-2010年專利成果匯編》，初衷就是要把25年來的專利成果進行全面的梳理，把專利的重要信息記錄下來，即便有些專利已經期滿、失效、中途放棄，甚至有些專利檔案都沒有記載，但匯編仍然能夠將它們真實的記錄下來，作為燕山石化公司專利成果的見證。燕山石化在建設具有國際競爭力的現代石化企業的進程中，需要對技術成果的不斷總結、積累、借鑒。專利成果匯編旨在方便科技人員技術交流、促進技術創新，并在研發特色產品、塑造品牌產品、促進專有技術快速發展等方面發揮應有的作用。

四、專利檔案管理建議

我國企業已經逐步認識到知識產權在強化企業核心競爭力中的重要性，知識產權活動已經日益成為我國企業的日常管理內容之一。如何對企業知識產權檔案進行有效管理就成為當前企業檔案管理工作中需要解決的迫切問題。為此，對檔案管理提出一些建議：

1.加強專利檔案基礎工作，實現紙質與電子檔案同步，做到規范化管理。

2.企業應關注將具有專利權的知名品牌文件材料進行收集，加強核心技術、核心檔案的管理，為企業實施知名品牌戰略服務。

3.加強知識產權檔案的管理意識。知識產權檔案包括專利檔案、商標檔案、工業版權（著作權）檔案以及反不正當競爭檔案。

注釋：

①陳兆濤.高校專利檔案規范化管理探索[N].山東理工大學學報（社會科學版），第27卷（4）.

②劉延麗.企業在實施專利戰略中應重視專利檔案的管理和利用[J].機電船舶檔案，2008（5）.

③穆占一，李學廣主編.檔案數字化的長春模式[M].長春：長春出版社，2009（8）：119

作者單位：燕山石化檔案管理中心