信息時代企業檔案管理工作實踐研究

摘要：實現企業檔案信息化管理是必然趨勢，信息時代企業檔案管理工作面臨著觀念、安全、人員素質等方面的挑戰，需要采取多種措施綜合應對，筆者結合北京京煤集團有限責任公司檔案管理實踐，介紹了信息時代的企業檔案管理工作的發展途徑。

關鍵詞：企業檔案 檔案信息化 管理觀念 檔案安全

隨著信息時代的到來，企業檔案管理工作正經歷著一場前所未有的變革，從企業檔案的管理理念、管理方式到管理手段，都經受著前所未有的考驗。

一、實現企業檔案信息化管理是必然趨勢

隨著信息時代的到來，實現企業檔案信息化管理是企業檔案管理工作的必然趨勢。目前企業檔案管理工作正朝著現代化、網絡化、信息化檔案管理的方向轉變。信息技術在企業檔案管理中的應用給傳統的企業檔案管理帶來了活力和生機。長期以來，企業檔案都是以紙質的實物形式存在，這給信息的采集、利用和保存帶來查詢困難、管理成本高、信息無法共享等一系列問題。傳統的企業檔案管理機構是與其它部門相互隔離的，信息化發展為企業機構間的信息共享提供了可能，使得企業信息能夠有效地得到整合，從而逐步建立起具有企業特色、信息廣泛的企業檔案管理網絡體系。有效地解決了傳統方式的共享難和檢索難等問題，從而使企業檔案信息的經濟價值和社會價值得到充分發揮。

企業檔案信息化也是現代企業生存和發展的必然要求。在信息時代，企業要生存和發展，就必須開展檔案信息化建設。以煤炭企業為例，從煤炭企業外部形式看，信息化與煤炭經濟全球化呈加速的發展趨勢，競爭對手層出不窮，市場范圍不斷擴大，營銷競爭、科技競爭、人才和市場的競爭日益激烈，這對企業的發展形成了巨大的壓力。從煤炭企業內部看，為適應外部競爭環境，企業內部結構、管理方式、業務流程都需不斷改革和調整，以提高企業的應變、創新和競爭的能力。這就必然要求企業重視和加強檔案信息資源的開發、利用和管理，在企業的業務活動和各管理環節更加廣泛地應用信息技術，規范企業在內外聯系過程中的信息流程，更加充分地發揮企業信息技術和其網絡技術的作用。

二、信息時代企業檔案管理工作面臨的挑戰

京煤集團公司作為國有大型煤炭企業，六十年來，檔案濃縮著企業的發展歷史和文化精神，信息時代給京煤集團公司的檔案管理工作帶來了一系列的挑戰。

1.對傳統檔案管理觀念的挑戰

隨著信息時代的到來，京煤集團記錄檔案信息的載體日趨多樣化，包括文本文件、圖像圖形文件、音視頻文件、網頁文件、電子文件、電子報表等等。在管理方式、信息互動、載體形式等方面對紙質檔案形成了巨大沖擊，原有的企業檔案管理模式和企業檔案管理觀念已經難以適應現代化企業檔案工作的發展要求，如何更有效地管理數字化的企業檔案信息，實現企業檔案信息資源的合理開發和信息資源的有效共享，是京煤集團公司檔案管理工作現代化建設的必然要求。

2.檔案的安全面臨著新的挑戰

為了提高企業檔案的利用效率，更好地服務于企業管理和利用者的需要，實現企業檔案信息共享，企業檔案部門與外界就必然互聯互通，建立檔案信息管理網絡。目前，京煤公司機關內部工作人員和權屬單位都可以進入檔案信息管理系統進行查詢，獲取需要的信息。這樣，檔案的安全就會存在潛在的風險，電腦黑客和計算機病毒都有可能隨時入侵檔案管理系統，破壞檔案信息。如何維護網絡和企業檔案信息的安全，成為信息時代企業檔案管理的又一大挑戰。

3.對傳統檔案管理人員素質的挑戰

隨著網絡信息技術進入到企業檔案管理工作中，就必然要求企業檔案人員能熟練地運用各項技術，了解相關的操作知識，正確地處理常見的問題，解決隨時遇到的困難。由于習慣于傳統管理方法的企業檔案管理人員，在意識上還無法適應信息化的企業檔案管理技術，還不能對現代化的檔案信息運用自如，各職能部門對檔案信息化知識也相對匱乏，這都將給提升企業檔案管理的信息化，帶來一定的難度。

4.企業檔案信息化和辦公自動化相互發展的挑戰

隨著企業辦公自動化的推進，企業管理過程中各個應用子系統之間往往會出現各自為政等問題，企業檔案部門作為連接各個子系統的紐帶，企業檔案信息化的建設逐漸成為企業辦公自動化建設的重要內容。事實上，企業檔案信息化與企業辦公自動化之間存在著天然聯系，企業檔案信息化是企業辦公自動化的一部分，依賴于企業辦公自動化的建設，而另一方面，企業辦公自動化也離不開企業檔案資源的信息化，需要借助企業檔案部門的信息優勢解決企業辦公自動化進程中的一些問題，但如何使企業檔案信息化和企業辦公自動化形成良好的互動，也成為信息時代亟待解決的又一難題。

三、企業檔案信息化工作發展的途徑

在信息網絡技術帶來的挑戰面前，京煤集團公司檔案館與時俱進，在網絡化、信息化、實用高效化等方面進行了一系列的探索和創新。檔案工作者提高認識，找準為企業服務的結合點和切入點，經過幾年的努力，完成了文書檔案原文的全部掃描，實現了從檔案組卷、整理、編目、打印、編研、鑒定、查詢利用、庫房管理等全過程的計算機管理，并與集團公司辦公自動化OA系統進行了對接，從部門查詢至檔案館授權后閱覽公文的全過程實現了數字化管理，為京煤集團公司的改革和發展提供了堅強的服務保障，并在企業檔案信息化工作中積累了一些經驗。

1.企業檔案信息化和辦公自動化協同發展

將企業檔案信息化和辦公自動化統籌考慮、協同發展。目前，很多企業在設計和開發辦公自動化系統時，企業檔案部門不能及時參與其規劃和設計，檔案管理系統與企業辦公自動化系統各自為政，缺少統一規劃，使企業辦公自動化系統的設計功能無法滿足企業檔案管理系統的歸檔要求，或者出現企業辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容等現象，使檔案管理系統難以有效地投入使用和發揮作用。京煤集團公司在進行檔案信息化建設過程中，集團檔案館與信息中心加強合作，建立了電子文件檔案數據中心，將前期的文書處理與后期的歸檔管理及檔案利用綜合考慮，把企業文書處理和檔案管理兩個不同性質、不同階段的工作緊密結合起來。同時，樹立前端控制思想，在設計文件處理流程時，充分考慮到后期歸檔管理和檔案利用的需要，將企業檔案管理功能納入其中，對文件歸檔和目錄生成以及提供利用等檔案管理模塊的設計提出了具體的要求，電子文件檔案數據中心是京煤集團公司信息資源庫的重要組成部分，實現了企業檔案信息資源的共享和利用。

2.加強企業檔案信息系統的安全管理工作

在開展檔案信息化工作中，京煤集團堅持現代化的信息處理技術與企業檔案管理工作相結合，樹立安全風險防范意識，加強企業檔案信息系統安全防范規劃。如電子檔案入網后，在進入、傳輸、使用等三方面采取安全保密防范措施，層層設防確保安全。為防止外部攻擊，我們采取防火墻、攻擊檢測技術和數據恢復技術等措施；為防止內部成員泄露，我們建立了電子歸檔管理與電子檔案安全利用管理制度，并進行身份認證，設定訪問權限和用戶角色等防護措施，還根據文件的密級情況進行有效的訪問控制，如哪些用戶能夠登錄到服務器獲取資源，哪些用戶只能在終端機上進行查詢，哪些用戶能夠訪問哪些目錄、公文和資源等都有明確的規定和控制。同時，為防止失密、泄密等事件發生，我們制定了非公開的檔案信息一律不得上外網的規定，以確保企業檔案信息的安全。

3.提高企業檔案人員的綜合素質，實現企業檔案管理人員專業化要求

由于現代化的企業檔案管理工作是以計算機為手段，通過網絡技術來實現的，這就對企業檔案管理人員的綜合素質提出了較高的要求。與傳統的企業檔案管理工作相比，不光需要熟悉檔案管理的基本原理、方法和手段，還要掌握計算機管理和網絡管理等新技術和新知識，并利用這些新技術和新知識完成企業的檔案管理工作。具體來說，企業檔案管理者應掌握以下三方面的知識和技能：一是具有多元化的知識結構。學習和掌握現代科學技術的理論、管理和文化等多方面的知識，尤其是計算機等科學知識，它們對企業檔案管理的現代化、信息化具有直接的作用。二是掌握檔案管理專業知識，如檔案學、文書學等等，具備檔案著錄、檢索、標引、編研等有關方面的技能。三是具有運用檔案管理現代化技術，進行檔案信息研究與分析，提供給企業高層次的檔案信息服務與咨詢的能力。綜合掌握這三方面的知識，就要求企業檔案管理人員必須不斷的學習。為此，京煤集團公司采取了檔案人員離崗深造、專業培訓和企業內部檔案人員以強帶弱、以老帶新、互幫互學的方法，使企業檔案人員的綜合素質得到明顯提高，從而促進了企業檔案信息化工作的發展。

4.改變工作方式，轉移工作重點

在企業檔案信息化工作中，京煤集團改變了傳統的檔案工作方式和工作重點：一是企業檔案業務指導工作的重點由過去指導整理立卷轉移到指導對文件流程的跟蹤控制和企業檔案價值的鑒定工作上來。京煤集團辦公自動化系統可以自動實現文件的分類，文件歸檔后其主題標引和檔案分類號都可以由系統自動完成，文書處理人員和企業檔案人員的工作量都大為減少，案卷和檔案編目質量得到明顯提升。在這種情況下，文書處理人員和企業檔案人員就可以將工作重心更多地集中到企業檔案價值鑒定和流程的跟蹤控制上來。檔案價值鑒定是脫離京煤集團系統輔助，需要靠人工來獨立完成的工作，這是確保企業檔案管理質量的重要環節：而流程的跟蹤控制，對于及時掌握文件流轉情況，確保文件的準確、真實和完整都具有極其重要的作用：二是集團公司的檔案利用服務由過去的手工調卷轉變到提供多途徑、多渠道網絡環境下的高效率服務，可通過日期查詢、立卷部門查詢、主題詞查詢等多種檢索方式，向利用者提供檔案全文閱覽服務：三是集團公司的檔案部門由過去的獨立工作模式轉變為與文件形成部門、信息技術部門的經常性溝通和合作模式。在企業信息系統中，任何一個變化和修改，都需要建立在雙方良性溝通和協商的基礎之上，需要雙方的共同理解和把握。

5.暢通網絡環境下檔案信息服務的反饋渠道

檔案信息利用效果的反饋，是掌握和了解企業檔案信息利用價值的客觀依據，也是做好企業檔案信息開發和利用工作的重要前提。收集和整理企業檔案信息利用效果，是企業檔案信息服務的重要組成部分，也是企業檔案部門在網絡環境下及時掌握和了解企業對檔案信息的需求，掌握和分析企業檔案信息利用動態，不斷加強和改進企業檔案信息服務工作，提高網絡環境下企業檔案信息服務質量的有效途徑。京煤集團公司在加強企業檔案信息利用效果反饋工作中，以完善檔案信息利用等相關制度為基礎，建立了利用信息效果反饋系統，使企業檔案管理人員和利用者在共同完成檔案信息利用效果收集工作中有制可依、有章可循，從而達到用規章制度規范企業檔案信息利用反饋工作的目的。這幾年，我們挑選了部分檔案信息利用實例，編制了《檔案信息利用實例匯編》，并在企業內部公開發表，暢通了網絡環境下檔案信息服務的反饋渠道，從而為信息時代進一步開展好檔案信息利用工作打下良好的基礎。

作者單位：京煤集團檔案館