加強人力資源部門人事檔案管理工作的幾點思考

摘要：人事檔案是人力資源部門重要的工作內容之一，是開發、利用人力資源的基礎，本人從對十堰廣播電視臺人力資源部門檔案管理現狀入手，就存在的問題進行了分析，并就如何解決這一現狀提出對策和思考。

關鍵詞：人力資源 人事檔案

對于人力資源部來說，人事檔案管理是一項非常重要的工作內容，檔案管理工作不僅是單位內部職工個人工作信息的一個集合，更關系到如何利用檔案資源做好人力資源開發工作。對于十堰廣播電視臺來說，全臺四個電視頻道、三個廣播頻道，近五百人的記者、編輯、制播人員，如何有效管理、開發、利用人力資源，人事檔案的作用不可忽視，但是基于檔案管理和人力資源開發意識不足等多方面的原因，現階段人力資源部門人事檔案的管理和利用存在不少問題，制約著人力資源工作的發展、影響人力資源的開發和利用。

1 人力資源部門檔案管理主要的問題

1.1 投入不足 十堰市廣播電視臺為地市級廣播電視臺，人力資源部內部檔案管理集辦公、閱檔、保管為一體，防損、防火等手段水平較低，檔案使用方法也較原始，電子化、信息化、系統化、信息化建設尚未起步，計算機、刻錄機硬件等無法滿足工作需要。可以說檔案利用既無效率、又不能保證調檔的質量。

1.2 人事檔案信息價值不高 檔案是否有價值，關鍵在于能否給予使用者有用的信息，能夠滿足使用者的所需，沒有價值、沒有利用可能、不能滿足使用者需求的檔案，對于使用者來說就是無所用處的一堆廢紙。而要建立有價值、有生命的檔案，就要關注檔案信息的質量，就必須從源頭抓起，認真做好檔案的收集整理工作。沒有規范的收集整理，就無從談起合格的檔案信息、更談不上高質量的檔案內容。而檔案管理工作中，有不少忽視檔案質量的一些現象：如檔案信息不完整、收集信息的格式不規范、甚至原始書寫較亂，紙張不規范等等，這些都給檔案的整理、歸檔、利用造成了很多困難，甚至直接影響檔案的使用。

1.3 人事檔案無法反映個人特點 人事檔案，顧名思義，應該是個人工作情況的真實記錄，是個人工作履歷的真實記載，是個人工作能力的真實反映。作為考察和了解個人信息的重要依據，人事檔案記載的大量的人事信息，對于其人才的開發和利用起著重要作用。一套系統、科學、真實、有效的人事檔案，能夠幫助人力資源部門識別、發現、培養和儲備人才。理論上說，科學真實的人事檔案可以使借閱檔案者通過借閱檔案、審讀檔案對人才的基本信息、特點、專長有初步的了解。但是目前的人事檔案嚴重地存在內容單一、信息缺乏的現象。關于職工個人的能力的信息如：類型特點、管理才干、特點專長、心理素質、個人績效點等方面的信息，基本是蜻蜓點水、寥寥幾句，甚至是模式化的空話，千篇一律，不能突出個人特征。尤其對于我們這樣的業務單位來說，很多記者、編輯、主持人的檔案無法真實反映其工作能力、業務水平，對于單位來說，無法通過審閱檔案對其有初步的了解和準確的定位，對人才的特點無從了解，更無法利用檔案來選擇人才，在這個方面，人事檔案沒有發揮到應有的作用。

1.4 檔案材料內容失真 檔案最重要的一點，就是要真實，真實與否關系檔案的生命。是檔案存在的前提，如果檔案內容失真、是虛假材料，不僅會誤導人事工作，而且容易造成嚴重后果。然而，不容否認的是，一些虛假信息的材料通過各種途徑進入了個人檔案，常見的是人員檔案年齡忽大忽小，基本是越來越小；入黨時間、參加工作時間等越填越早；個人工作經歷填寫中有所側重、故意選擇性填寫，過五關斬六將濃墨重筆，敗走麥城卻絕口不提，檔案內容不夠真實全面。

1.5 政治信息占主導 由于歷史原因，現階段人事檔案管理中，政治信息仍然占據主導地位，那些如：工作作風、能力業務專長、工作實績貢獻等與人才工作能力相關的資料并不是收集歸檔的重點，那些涉及政治思想表現材料的收集較多。反映個人能力信息材料相對較少，更新不及時。人事檔案的建立還是基于“政治”的出發點，而不是基于“人力資源”的出發點。給人事檔案的有效利用帶來了很大麻煩、使人力資源的開發和利用成為空話。

1.6 信息化程度低 目前十堰廣播電視臺四個電視頻道、三個廣播電臺、一個網絡公司近1000人的檔案管理，手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也缺乏必要的檔案管理、統計、分析軟件和系統，沒有解決運轉慢、效率低的問題，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來。

2 提高人力資源部門人事檔案利用開發效率的對策思考

2.1 提升人事檔案開發意識 檔案工作人員是人事檔案工作的主體，起主導、支配作用。要提高全體職工的檔案利用意識，要讓大家普遍認識到，建立人事檔案的目的不僅僅是保存幾張簡單的紙張，而是為了能夠建立有效的人力資源管理體系，有利于人才信息的完善和使用、有利于人才的交流和開發。人力資源部的工作人員，應當樹立“資源意識”，要更新檔案管理和使用觀念，提高對人事檔案資源的開發、利用意識，及時主動地對人事檔案信息進行整理、歸類、匯總，為開發和利用人事檔案提供全面、準確的信息，為提高檔案管理工作水平創造良好的基礎。

2.2 進行必要的再培訓 隨著時代的發展，和“人力資源”意識的提升，檔案不再只是簡單的“管理”，更需要“開發和利用”，這種發展變化的形勢，對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。除了要更新理念、提升認識外，新時期的檔案管理工作更需要專業的檔案知識、一定的計算機技術、基本的應用文寫作能力和熟練辦公自動化操作等。對檔案工作人員相關能力的培訓和教育亟需實施，因此，單位要重視檔案人才隊伍建設，要采取積極措施促進檔案工作者的理念更新和素質的提升，要對他們進行再培訓，幫助他們學習新知識、更新新技能，掌握新方法。只有不斷地提升他們的能力，才能有效地促進人力資源部門檔案信息的利用和開發，才能真正有效地利用好人事檔案。

2.3 完善檔案收集，確保檔案真實有效 要針對目前人事檔案現狀，注意收集人事人才信息，要結合廣播電視部門的業務屬性，著重收集反映創新能力、學識水平、職能結構等全方面的材料，強化人事檔案的業務考核。在檔案收集過程中要注重人事檔案的質量，收集過程中要嚴格執行檔案管理規定，嚴格依照規范程序進行；對不符合檔案收集要求、達不到收集標準的人事檔案要堅決絕收、及時更正。要根據有關政策，按照規定進行真實鑒定和材料甄別工作。在檔案信息的審核確認工作中，對于一些重要的信息，要用多方面材料相互印證的方法來予以驗證，一般孤證不予確認，保證檔案信息的真實、準確。同時嚴格遵照各單位、部門對檔案鑒定的處理權限，對不屬于歸檔內容的人事檔案材料要進行妥善處理。

2.4 創新檔案管理思路，探索檔案利用新模式 目前計算機已逐步介入人事檔案管理工作，不少部門已經開發出卓有成效的檔案管理和利用的信息系統。但多數僅限于人才基本信息的收集、各類信息的輸入與檢索，人才信息的分類、分析、利用和開發還做得不多。而對于人力資源管理部門來說，人事檔案管理的最終目的是利用和開發，如果不能有效地利用和開發人力資源，人事檔案系統的利用和管理，就沒有達到效益的最大化。因此，我們要積極創新檔案管理思路，探索檔案利用新模式，加強現代管理信息系統在人事檔案管理工作中的使用，逐步由“使用檔案”轉為“利用檔案”，最終達到“開發檔案”，大大提高人力資源部門的管理效率和管理水平。

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