關(guān)于如何做好檔案管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)

摘要：文章以檔案管理者的視角，結(jié)合日常工作經(jīng)驗(yàn)淺談檔案管理工作的重要性，并針對檔案管理中需要注意的問題以及檔案管理的方法途徑進(jìn)行深入探析，旨在提高管理質(zhì)量，為同行業(yè)有效開展檔案管理工作提供參考意見。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化

接觸辦公室工作已經(jīng)整整三年了，在我的本職工作范圍內(nèi)，檔案管理工作是其中的一部分，剛開始接觸的時(shí)候并沒有把它看得有多重要，就把主要精力放到其他辦公室事務(wù)工作上了。直到開始整理檔案的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)和我的看法大相徑庭，盡管歸檔的都是些平時(shí)收發(fā)的文件，可是整理起來卻有些力不從心，一些基本的概念還弄不清楚，只是照著葫蘆畫瓢，這時(shí)我才開始體會(huì)到這項(xiàng)工作的重要性，才想法努力去做好這項(xiàng)工作，為此，沒少費(fèi)工夫，專門下功夫?qū)W習(xí)了有關(guān)檔案管理的知識，還到局辦公室向有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)，才逐步掌握了檔案管理的基本知識，同時(shí)也悟出了一些道理。這里我就從個(gè)人在這次對檔案管理工作認(rèn)識的轉(zhuǎn)變上，參考著一些專家們的意見和建議，對單位的檔案管理談幾點(diǎn)個(gè)人膚淺的體會(huì)，不對之處，請各位領(lǐng)導(dǎo)給予指正。

1 做好檔案管理工作首先要對這項(xiàng)工作有正確的認(rèn)識

在開始整理檔案時(shí)遇到的諸多問題，正是源于我對檔案管理工作的認(rèn)識不夠全面，感覺無非是把上級來的文件和本單位下發(fā)的文件歸類封存而已，以為是一個(gè)特簡單的問題，我想，和我有同樣看法的人不會(huì)在少數(shù)，正是由于有這種看法，所以開始整理時(shí)弄得一團(tuán)糟，無從下手，文件擺了一桌子，手忙腳亂，直到那時(shí)才真正認(rèn)識到檔案管理工作其實(shí)是一項(xiàng)非常重要的工作。從宏觀上講，檔案是在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中逐步形成的文件轉(zhuǎn)化物，是歷史憑據(jù)，也是人類發(fā)展歷程中的寶貴財(cái)富，對人類文明進(jìn)步具有重要的參考價(jià)值和憑證作用。從小處講，小到我們地勘單位，我個(gè)人認(rèn)為，檔案資料是單位發(fā)展過程的經(jīng)歷紀(jì)錄，記錄著我們地勘單位經(jīng)濟(jì)、政治、文明等方面不斷發(fā)展完善的過程。這個(gè)過程，包括思路的形成、制度的完善、措施的制定、人事的安排等重要方面，所以說，做好檔案管理工作，對單位發(fā)展具有非常重要的意義。

2 做好檔案管理工作要了解它的重要作用

檔案資料非常重要，一是因?yàn)闄n案材料具有憑證作用：檔案記錄著單位的發(fā)展歷史，是得到法律認(rèn)可的憑證，這是檔案有別于其他文獻(xiàn)的一個(gè)特點(diǎn)。檔案本身的作用及其形成特點(diǎn)決定其具有特殊的憑證作用。檔案隨著單位的發(fā)展進(jìn)程而逐漸形成，它能夠客觀反映單位的發(fā)展歷史，因此說檔案是一種歷史憑證。從檔案本身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了單位發(fā)展的歷程和歷程進(jìn)行中的原始制度和記錄，還有當(dāng)事人的印信和親筆手稿等歷史真跡，因此說檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)是無可厚非的。二是檔案材料具有參考作用。檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。就如我們局的檔案，它不僅真實(shí)地記錄和反映了我們地質(zhì)局從創(chuàng)建之初的艱難到今天跨越式發(fā)展的輝煌，而且也反映了我們局發(fā)展過程中從事實(shí)踐活動(dòng)和開拓市場的廣度，這為我們在新的形勢下抓住機(jī)遇，繼續(xù)開拓新的市場提供了詳盡的經(jīng)驗(yàn)和參考。它的參考作用主要在于它的可靠性和廣泛性。首先，檔案參考作用具有較大的可靠性。它是原始記錄，是第一手資料。歷史學(xué)家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源可靠。其次，檔案參考作用具有一定的廣泛性。檔案是單位在發(fā)展中形成的，發(fā)展的過程是廣泛的，因而記錄發(fā)展過程的檔案也是很廣泛的，其內(nèi)容也是豐富的，它是各單位和個(gè)人廣泛利用的資料，因此，每個(gè)地區(qū)有檔案館，每個(gè)單位有檔案室，保存著本地區(qū)、本單位各種內(nèi)容的檔案，單位發(fā)展過程遇到問題，可以查閱檔案作一參考。個(gè)人遇有難題，也可以查閱檔案，尋找答案。由此可見，檔案在生活中具有多么重要的作用。

3 做好檔案管理工作要求檔案管理人員具備基本的專業(yè)素質(zhì)

檔案工作是整個(gè)單位發(fā)展過程中的重要組成部分。對地勘單位來說，檔案不僅記錄了煤田地質(zhì)事業(yè)的發(fā)展歷史，也服務(wù)于煤田地質(zhì)事業(yè)的今天，并且為地勘行業(yè)的未來發(fā)展提供參考，因此說檔案對于地勘行業(yè)的發(fā)展具有非常重要的作用。這樣，做好檔案管理工作就需檔案管理人員要有敬業(yè)精神和具備一定業(yè)務(wù)素質(zhì)。

一是檔案管理人員要明確各自的職責(zé)。維護(hù)檔案的完整與安全是檔案管理人員的主要任務(wù)和基本職責(zé)，同時(shí)也是檔案保管工作的最終目的。在工作中，管理人員應(yīng)該秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，保管好所有檔案資料，確保其不亂、不散、不丟、不壞。具體要求如下：不亂：檔案保管工作要條理分明，整齊排列檔案排架，做到目錄清晰、章程明確。不散：如果檔案資料過于分散，不僅容易丟失或損壞，而且會(huì)增加管理難度。因此，檔案資料最好歸類集中保管，以減少工作量，提高管理質(zhì)量。不壞：確保檔案資料完好無損，如有損壞，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)救。不丟：在保管過程中，確保檔案不遺失，嚴(yán)防檔案資料或檔案內(nèi)容被竊，確保檔案資料絕對安全。

二是檔案管理人員要恪盡職守、無私奉獻(xiàn)。對企業(yè)中有價(jià)值的資料進(jìn)行收集、分析和整理是檔案管理部門的主要職責(zé)，單位檔案資料的完整、齊全、安全以及利用效果與檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有直接的關(guān)系。這就要求檔案工作人員要樹立責(zé)任意識，加強(qiáng)業(yè)務(wù)鍛煉，提高檔案管理水平。這樣，就要求檔案工作人員首先要恪盡職守，求真務(wù)實(shí)、愛崗敬業(yè)、嚴(yán)肅認(rèn)真。其次，檔案工作人員應(yīng)該踏實(shí)、敢于平凡，要具備無私奉獻(xiàn)的精神，在日常工作中能夠不計(jì)個(gè)人名利得失，為檔案查閱人提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案管理服務(wù)，這是檔案人員職業(yè)道德素養(yǎng)的基本要求。

三是檔案管理人員一定要遵紀(jì)守法、嚴(yán)守秘密。《中華人民共和國檔案法》的頒布為有序開展檔案管理工作提供了法律支持，為檔案管理工作的正常開展創(chuàng)設(shè)了一個(gè)良好的環(huán)境，夯實(shí)了檔案事務(wù)工作基礎(chǔ)。檔案保管者應(yīng)該執(zhí)行《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格按法定工作流程辦事，強(qiáng)化檔案保管工作的法制性。在認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》的同時(shí)，還要嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度，注重檔案工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)，不斷地提高執(zhí)法的自覺性和執(zhí)法能力。

四是檔案工作人員要具備專業(yè)知識、勇于開拓創(chuàng)新。檔案管理人員要具備較強(qiáng)的組織文字材料的寫作能力。文字處理也是檔案管理工作的一部分。檔案管理者要有一定的文學(xué)修養(yǎng)、扎實(shí)的文字功底、較強(qiáng)的文字書寫能力和概括能力，這樣才可以將零散的文件材料編纂成黨政管理、科技管理文件及匯編、史志、年鑒等編研材料，直接為各項(xiàng)工作服務(wù)。

五是檔案管理人員應(yīng)具備應(yīng)用現(xiàn)代化手段的管理能力。現(xiàn)如今，電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展極大地豐富了檔案管理的工具選擇，也使檔案管理工作面臨更多考驗(yàn)。為迎合新時(shí)代對檔案管理工作提出的各類要求，檔案管理部門應(yīng)該積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理人員首先要掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識，加速檔案信息的電子化和數(shù)字化進(jìn)程，提高工作效率的同時(shí)，注重檔案信息的完整性，為使用者提供快捷、高效的檔案查詢服務(wù)。

4 做好檔案管理工作還需要有完善的機(jī)制作保障

做好檔案管理工作，只有認(rèn)識和做好工作的基本素質(zhì)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要有一套完善的管理機(jī)制作保障。由于檔案工作具有服務(wù)的特殊性、管理的復(fù)雜性等特點(diǎn)，因此建立一套完善的檔案管理機(jī)制是做好檔案管理的根本保證。

一是要加強(qiáng)制度建設(shè)。一般單位的檔案管理的現(xiàn)行規(guī)章制度，主要包括閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

二是要理順管理工作程序。檔案管理應(yīng)按照科學(xué)的工作流程操作，因此要先理順檔案部門與其他相關(guān)部門之間的工作程序。以歸檔為例：各部門需將文件按要求整理后歸辦公室，辦公室將各部門的歸檔文件與收發(fā)文處理的文件一起統(tǒng)一編排件號后進(jìn)行歸檔。針對這一工作流程，檔案管理需要設(shè)計(jì)、建立相應(yīng)的登記表，滿足管理需要。只有事先理順好管理工作程序，才能避免走彎路。

以上是個(gè)人通過學(xué)習(xí)和理解，以及借鑒有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員的意見，形成的幾點(diǎn)體會(huì)，有一定的片面性，望大家提出寶貴意見，謝謝！

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作者簡介：吳軍，女，山東濟(jì)寧人，山東省煤田地質(zhì)局第二勘探隊(duì)辦公室職員，從事辦公室行政管理工作。