高速公路建設項目檔案管理工作研究

摘要：隨著我國經濟建設的不斷發展，交通運輸事業也得到了迅速發展。高速公路作為交通運輸事業的重要組成部分，也在急速地成長進步，而高速公路建設項目檔案的管理工作也日漸被眾人所關注，它記錄著整個高速公路建設進程和工程質量以及道路建設的設計方案，是以后道路養護、管理和維修的材料依據，本文通過對實踐工作的學習與總結，整理出了高速公路建設項目檔案管理工作的一些方法及特點。

關鍵詞：高速公路建設 檔案管理 工作流程

1 概述

檔案管理貫穿了高速公路建設的整個過程，從工程確立時的各種協議合同，到建設過程中的各種報表、進度表等，再到竣工之后的各種驗收文件，都是由檔案管理工作者進行保管分類管理。高速公路建設項目檔案的管理，為高速公路的后續養護整改提供了原始的參考資料，對整個施工過程也有統籌規劃和監督管理的作用，那么保障高速公路建設項目檔案的真實性、完整性、有效利用性與系統性，將在很大程度上提高工程的進度與質量。

2 高速公路建設項目檔案管理工作性質的描述

高速公路建設項目檔案管理是指，根據相關的項目檔案組卷的規定，系統地整理并歸檔公路建設項目產生的相關文件材料[1]。高速公路建設項目檔案管理工作參與了從項目立項批復到竣工驗收的全部過程，體現的是項目進度、質量、安全和費用管理的基本情況。高速公路建設項目檔案管理的功能體現主要表現在兩個方面，一是可以提供有關工程建設質量、領導決策、工作考察的書面依據和證明，對學術研究也有一定的促進作用；另一方面是工程建設、維護、改造、管理的材料依據與歷史記錄。

3 高速公路建設項目檔案管理的工作流程

3.1 工作的總體要求 檔案文件形成于項目建設的全過程之中，對文件的產生、收集、整理分類和管理應該指任相應的管理人員負責，并將檔案管理納入項目建設的計劃中，進行系統詳細地安排部署。

3.2 資料收集 文件檔案的工作應遵循時效性，并要保證其真實性，以便管理部門對工程建設進行第一時間的監督與指導，一般按照工程進度進行資料收集，由相關施工部門按照具體的管理條例進行收集。

3.3 文件整理與組卷 文件的整理與歸檔應遵循以下幾點要求：①在工程進行前期應根據文件材料的分類規范，建立科學合理、便于查找的材料歸檔原則。②建設單位負責對各項文件進行匯總，并根據文件形成的時間或產生的建設階段等要素進行組卷。③工程項目的設計文件應該按照其原有形式進行單獨組卷。④項目工程在建設過程中產生的文件，應由施工單位依據產生時間進行組卷分類。而各種項目的質量檢測報告應按工程項目的分工進行排序整理歸檔。⑤工程結束時由建設單位對項目進行工程決算和財務決算的匯總，同時施工單位還應負責竣工圖紙的組卷，通常按單位分類進行組卷。⑥項目統籌規劃的管理性文件應按時間、建設程序、重要性的要素進行排列組卷。設備類的文件應按其購買簽收憑證、產品說明、設備安裝或調試以及后期的護理和維修進行分類歸檔。⑦卷內文件的格式要求一般是前為批復，后為請示；前為正文，后為附件；前為印件，后為定稿；前為原件，后為復制件；前為理論文件，后為依據文件。對配有圖片材料的文件，應是文字在前，圖片靠后。竣工圖則按圖號或樁號排列。

3.4 工程檔案的驗收與移交

3.4.1 工程檔案的驗收。高速公路建設項目中工程檔案的驗收是工程竣工的前提條件，主要由檔案管理人員對相關文件進行整理收集，以便相關部門進行評估檢查。項目檔案專項驗收的建立，需要準備以下文件資料：項目檔案專項驗收申請報告，該報告包括有項目的基本建設檔案、項目的工作管理檔案、項目文件整理收集的工作紀律、竣工圖和相關的質量檢測報告、建設過程中問題的解決辦法、工程中各單位的工作記錄并標明承建單位名稱；《交通建設項目檔案專項驗收申請表》；建設項目相關檔案的案卷目錄；建設項目檔案的自檢報告或者建設項目檔案的審查意見。

3.4.2 工程檔案的移交工作。工程檔案的移交工作應注意以下幾點要求：在工程項目檔案通過專項驗收后，應在項目竣工90天內將相關的資料文件移交給有關政府管理部門；在資料移交過程中應做好工作記錄，以免遺漏或文件丟失；凡是涉及國建法律、管理條例或是科研成果、技術獎項的工程項目，都應該根據檔案管理的相關規定，將檔案移交到交通部檔案館進行保存[2]。

4 高速公路建設項目檔案管理的特點

4.1 專業性強 在對高速公路建設項目檔案的管理過程中會涉及到如工程、經濟、材料分析等方面的知識概念，管理人員需要對大量專業知識進行整合，并合理地應用于檔案管理之中，這就要求檔案管理人員需具備很強的專業水平和學習能力，能夠靈活地應用所掌握的專業知識，使整個高速公路建設項目檔案工作有條不紊地進行下去。

4.2 工作的時間周期長 一段高速公路的建設開發，可謂是一個非常龐大的工程項目，完成這樣的工程并非朝夕之事。高速公路工程從國家政府考察批復到竣工，至少需要三年的時間，而檔案管理工作一直貫穿工程的始末，由此造成了高速公路建設項目檔案管理工作周期也比其他行業長了許多。

4.3 涉及的單位、部門眾多 高速公路建設項目在建設過程中，要考慮多方面的因素與法律法規，涉及到國家政府部門、設計、勘探、施工、監察等許多部門，而這些部門下發或傳遞的文件都由檔案管理工作者進行整理保存[3]。

4.4 載體的多樣性 由于科技的發展進步，高速公路建設項目檔案的表現形式不再拘泥于傳統的“白紙黑字”，如今出現了電子檔案、錄像照片等豐富多彩呈現方式。

5 高速公路建設項目檔案管理過程中存在的問題

5.1 檔案意識薄弱，忽略檔案管理工作的重要性 很多領導往往只注重工程建設質量、施工的進度、資金配置和安全生產，認為檔案管理不會影響到經濟利益，所以忽略檔案管理工作，采取馬虎應對的做事方法。

5.2 檔案管理要求與建設工作時常不能實現統一 一直以來，檔案管理都只作為一個空架子，用以應對各種考察與監督，并未真正意義地做到對項目建設的監督與指導作用，許多建設項目為了抓進度、搶工期，根本無視檔案管理的要求，造成檔案管理要求與實際施工建設存在很大落差。

5.3 檔案管理的機構與人員配置不到位 許多工程項目根本沒有設置檔案管理部門，也沒有專職的檔案管理人員。還有許多單位就算設立了檔案管理部門，也并未將檔案管理工作落到實處。

5.4 檔案管理體系不健全 對于那些已設立了檔案管理的施工項目，由于領導人員、工作人員普遍存在專業知識短缺的問題，導致整個管理系統混亂不堪，無法到達管理的真正目的和效果。

5.5 人員素質不高 由于管理領導層對檔案管理工作的不重視性，直接導致對該工作的從業人員選擇不負責任的敷衍應付態度，對應聘人員沒有進行具體的考察與要求，造成整個管理人員群體專業知識匱乏，素質不高的現象。

6 結語

高速公路建設項目檔案作為高速公路工程建設項目的重要組成部分，必須在項目建立前期就做好檔案工作的部署安排，提高檔案管理的意識，培訓專業的檔案管理人員，并要求其積極認真地落實各項檔案的管理工作，實現整個管理的完整化和系統化，保障并促進一線建設的正常進程。

參考文獻：

[1]郭樹銀.歸檔文件整理指南[M].北京：中國大百科全書出版社，2001，40（s1）：48-86.

[2]楊凌波，計媛媛.工程總承包項目的檔案管理[J].工程與建設，2008，22（4）：579-580.

[3]潘紅琴.蚌明高速公路竣工資料檔案及其歸檔[J].工程與建設，2009，23（4）：602-604.