信息時代檔案管理的途徑

摘要：檔案管理工作是各企業單位和行政機關管理工作中的重要內容。現階段，隨著科學技術的發展，檔案管理工作已經由以往傳統的管理方式轉變為先進的信息化的管理方式。隨著檔案管理方式的改變，對于檔案管理人員的自身要求不斷提高，適應信息時代的檔案管理工作對于保證自身管理工作的質量，提高管理效率有著重要的意義。本文對信息時代如何做好檔案管理工作進行了分析和探討。

關鍵詞：檔案管理 信息化 途徑

在各級企業單位和行政單位當中，檔案的管理工作是日常管理工作中的重要內容，做好檔案管理工作有助于加強企業單位的內部管理，提高管理效率。現階段，社會已經步入信息化的社會，信息技術已經融入到各行各業當中。目前，各企事業單位中的檔案管理技術也不斷的信息化，逐漸的由傳統的紙質檔案管理到現階段的電子檔案管理模式過度。檔案管理工作隨著信息化技術的融入，不斷的發生改變。在信息化的時代里，借助信息化加強檔案管理工作，可以提高檔案管理工作的效率，提高檔案管理工作的便捷度，減少人力和物力的投入，降低勞動強度，提高檔案管理工作的準確度和利用率，增加檢索效率，促進了檔案管理工作的發展。加強檔案管理工作的信息化，提高檔案管理工作的技術水平，加強相關人才的培養，是做好信息時代檔案工作的重要內容。

1 信息時代檔案管理工作的內容和優勢

1.1 信息時代檔案管理工作的內容 在信息時代，檔案管理工作發生了很大的變化，計算機技術已經融入到檔案管理工作當中，檔案管理工作將以往的紙質材料和實體轉變為點子文件，進行統一的管理、存儲、檢索等操作。利用先進的網絡技術，實現了信息資源的貢獻，有效地提高了檔案管理工作的效率。信息時代，檔案管理工作的主要內容包括：檔案管理設備建設、檔案信息資源建設、檔案信息化和規范化管理、檔案信息化網絡建設、信息化檔案管理人才的培養等內容。

1.2 信息時代檔案管理工作的優勢 在以往的傳統檔案管理工作中，檔案的管理一般以紙質的形勢進行，整體檔案管理方式較為陳舊和傳統。隨著社會的不斷發展，檔案管理的內容不斷發生改變。在信息時代中，檔案管理信息化已經成為了檔案管理工作的主要趨勢，檔案存在形勢由以往的紙質形勢轉變為以電子文件為形勢的文字、圖片、音視頻等資料。檔案管理工作中，檔案的意義非常重要，需要對檔案進行長期的管理和保存，避免檔案受到破壞和損壞。以往的紙質管理方式，需要對紙張進行嚴格的管理，避免受潮、蟲害、火災等影響，在傳統的管理方式中，每年需要投入大量的人力和財力，保證檔案的安全性。紙質檔案不能進行備份，并且在進行查閱時，查閱難度較大，查閱檢索效率過低，檔案利用率較低。利用信息化的檔案管理方式，可以有效地解決檔案存放的問題，提高檔案的安全性，并且提高檔案的檢索效率，有效地保證檔案的利用率。

2 信息時代檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案信息化開發利用不足 在信息時代，檔案信息資源的開發與利用工作存在不足，整體開發程度較低。在檔案信息管理工作中，采集工作存在效率低，重復勞動過多，信息質量不足的現象。我國檔案信息化進程較低，與國際社會相比有很大的距離。我國檔案信息化建設中，檔案數據庫的信息資源能力不能有效地發揮，難以保證檔案信息的利用效率有顯著的增長。

2.2 檔案信息化設施不完善 在檔案信息化建設中，檔案信息化設施不完善是我國現階段信息時代檔案管理工作中存在的重要方面。檔案信息化離不開硬件設施的投入，在進行檔案信息化基礎設施建設上，需要投入大量的資金來保證信息化建設的完善，保證各項功能的實現。由于在建設時需要大量資金投入，至于部分企業單位限于資金問題，使得自身檔案管理依然停留在傳統的模式上。傳統的檔案管理模式不能得到及時的改進，不符合時代發展的需要，也降低了檔案管理工作的效率。

2.3 檔案信息安全管理問題 檔案信息的安全管理問題是現代信息化檔案管理工作的重點問題，部分管理人員的自身安全意識交叉，檔案安全管理工作常常被忽略，造成很多安全隱患。在網絡信息的環境下，檔案信息由于具有共享性，容易被不法分子進行盜取，使得檔案管理信息流失，造成嚴重的損失。

2.4 檔案信息化缺乏標準化和規范化不足 現階段，檔案信息化管理工作起步較晚，發展較為落后，造成現階段缺乏統一的檔案信息化的管理規范和標準，不同管理人員的電子化管理方式不同，導致檔案信息缺乏規范性和標準性，增加了檔案信息查閱和管理的難度，增加了成本。

2.5 檔案管理人員能力不足 在目前，檔案信息化進程逐漸加深，檔案信息的管理上，管理人員缺乏專業的計算機知識和操作能力，不能滿足現代化檔案管理工作的需求，使得檔案管理工作效率不足，檔案利用率較低。對于檔案信息管理中的內容上，內容形式多樣化，需要細致的分工和協作，完成檔案信息的管理工作。

3 信息時代檔案管理的途徑

3.1 加強檔案管理信息化資源開發與利用 在信息化的時代形勢下，加強檔案信息管理工作的開發與利用是基礎內容。只有加強檔案信息資源的開發與利用才能有效地保證檔案管理工作的信息化。在進行檔案信息資源開發時，要對檔案信息進行科學合理的分類與整理，將信息集成化，系統化，采用統一的管理模式，減少信息分散程度，利用計算機技術與網絡技術，實現檔案信息的高效利用。

3.2 加強檔案管理信息化基礎設施建設 檔案信息化工作中，基礎硬件建設是整體信息時代檔案管理工作的重要內容。只有加強檔案信息化基礎設施的建設，才能有效地保證檔案信息的存儲容量、處理效率與安全性。在檔案管理部門進行資金調度時，要充分考慮到檔案管理工作的重要性，對現有檔案管理基礎設備進行改進與維護，建立科學合理的檔案信息化設施，做好信息時代的檔案管理工作。

3.3 加強檔案信息化的安全意識 檔案信息的安全是檔案管理工作中的重要內容，只有保證檔案信息的安全性與可靠性，才能保證網絡環境下，檔案管理工作的實際效果，從而有效地提供一個安全可靠的檔案信息貢獻的平臺。在檔案信息的管理上，要加強計算機網絡的安全，做好網絡防火墻，避免入侵和數據損失。

3.4 加強檔案管理信息化的規范性和標準性 檔案管理信息化的規范性和標準性可以提高檔案管理工作的效率，提高檔案信息的利用率。現階段，信息化檔案管理系統的檔案文件形式較多，管理人員需要建立一個標準的規范對檔案信息進行分類，便于日后的檔案信息利用，形成規范的檔案管理模式。

3.5 加強檔案管理信息化管理人員的素質 現階段，信息化時代使得檔案管理工作發生巨大變化，檔案管理工作人員要主動適應時代的發展，提高自身的相關技術和專業素質，積極地完成檔案管理信息化的進程，保證檔案管理工作正常高效地進行。

4 結束語

現代社會信息化進程加快，信息化已經融入到各行各業當中。檔案管理的信息化是檔案管理工作發展的趨勢，檔案部門要結合當今社會形勢，做好自身檔案管理工作的改革，不斷提高自身工作水平，有效地為企業單位和社會提供檔案信息的服務。

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