檔案信息化建設與發展研究

摘要：本文以四川文理學院檔案館為例，具體研究了檔案信息化建設對軟、硬件基礎設施的需求，分析了檔案信息化建設對檔案工作人員的素質和業務水平的要求以及檔案信息化過程中遇到的問題并提出了應對策略。

關鍵詞：檔案信息化 素質業務水平 策略

0 引言

伴隨著經濟社會和高等教育事業的快速發展，特別是隨著信息技術的迅猛發展，給檔案工作帶來了挑戰，同時也帶來了新的機遇。高校檔案工作的內涵和外延發生了深刻變化。高校檔案工作必須適應時代和社會發展的客觀要求，與時俱進，加強檔案信息化建設、人才隊伍建設等，才能促進高校檔案事業科學發展，才能更好地服務學校與社會。因此，高校檔案信息化建設的研究對四川文理學院這樣的新興院校更是有著深刻的理論指導作用和現實意義。

1 高校檔案信息化建設現狀及發展趨勢分析

2002年國家檔案局頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》指出建立各類檔案數字化信息數據庫是數字化建設的最終目標，如加強館藏檔案目錄數據庫建設，推進檔案全文數據庫建設等，更明確指出檔案人員素質的提高是檔案信息化建設的關鍵，有一支過硬的專業技術隊伍，是開展高校檔案信息化建設的保證。

2008年8月20日《高等學校檔案管理辦法》的發布及9月1日起的實施進一步促進高校檔案信息化建設的熱潮，如何加強高校檔案信息化建設也成為當代檔案界學者的熱門研究問題。校園信息化建設產生大量的電子文件，新興電子文件的歸檔和管理問題不僅為檔案工作帶來了新的挑戰，也為檔案管理帶來了許多新的特點和課題，檔案工作面臨著前所未有的變革。在新形勢下，如何有效地管理與利用電子文檔，以數字化形式存儲與利用，實現教育資源共享，為高校教育事業服務，已成為高校檔案工作的當務之急。

近年來，許多高等院校的檔案信息化建設得到了一定的發展，檔案管理水平也隨之有所提高。這都得益于高校管理工作信息的快速建設和發展以及校園網等平臺為檔案工作提供的良好條件。高校檔案工作已步入規范化軌道，領導和師生員工的檔案意識得到加強，檔案在高校教學、科研中的重要作用逐步顯現，信息化建設有了一定的基礎。但一些高校領導對新形勢下對檔案信息化建設的重要性缺乏足夠的認識，對檔案管理自動化的必要性、緊迫性感受不深，熱情不高，沒有建立檔案信息化的領導決策機構，也沒有將檔案信息化建設列入議事日程[1]。很多高校檔案信息化建設必要的資金、物質和人才的支持力度也不夠。資金、人員編制都沒有到位，檔案信息化建設也就成了紙上談兵。其次很多高校機構設置不合理、沒有科學高效的檔案管理隊伍，人才的缺乏直接制約著檔案信息化建設進程。

2 四川文理學院檔案信息化建設

2.1 檔案信息化建設客觀需要的配套軟、硬件基礎設施

首先，要有必需的物質基礎作保障。物質條件是高校檔案信息化的基礎和前提。萬丈高樓平地起，四川文理學院檔案館為了早日實現檔案信息化，加強相關硬件建設，根據本院實際情況，在充分利用現有設備的基礎上，適當購置了相關的先進設備。這其中包括信息化建設所需要的計算機、掃描儀、掃描筆、數碼相機、移動硬盤等硬件設備。在購置時我們充分聽取了專家的意見。既保證設備的先進性，又避免了不必要的浪費。

其次，要加快現代化管理軟件的應用。四川文理學院檔案館購買了“南大之星”作為檔案管理軟件。目前，很多高校檔案館都是使用的這款已趨開發成熟的軟件。如果將來條件允許，有足夠的人力物力財力，也可以自行開發研制符合本校實際的檔案管理軟件，逐步使檔案管理和開發利用緊隨高校和時代發展的步伐。總之，使用檔案管理軟件是實現檔案信息化建設的必要手段。

另外，今后最好每個部門配有一臺掃描儀，在錄入文件的同時，將其掃描成電子文件，這將大大提高檔案信息化建設的進程。

2.2 檔案信息化建設對檔案管理工作人員的要求及應對措施

2.2.1 對檔案專職管理人員的要求及措施 四川文理學院檔案館現有檔案專職管理人員三人，這遠遠滿足不了檔案信息化建設的需求。檔案信息化建設是一項很耗費人力、物力的巨大工程。毫無疑問，人才又是關鍵。檔案專職管理人員則是關鍵中的核心，決定著檔案管理信息化的水平。

檔案專職管理人員還應當給兼職工作人員做好歸檔安排（歸檔期限），業務培訓（歸檔范圍和歸檔規范化）等工作。越俎代庖，授“魚”固然可行，但只解決燃眉之急，授“漁”費時耗力，卻能解決問題本質。為此，檔案部門專職管理人員應立足面廣量大的業務指導實際，轉變思維方式，創新工作思路，重點在授“漁”上探新路、出新招。

高校檔案管理信息化建設需要一批事業心強、具備相關知識、精通業務的復合型人才。為此，學院要樹立以人為本，人才是第一資源的思想，要針對檔案專職管理人員成長和工作特點，提升現有專職檔案人員的文化和專業程度并完善終身教育體系，切實增強檔案專職管理人員運用專業理論解決實際問題的能力，尤其要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，注重理論知識學習培訓的同時，注重在實踐工作中培養鍛煉，努力打造一支多層次復合型專業人才隊伍。

2.2.2 對檔案兼職人員的要求及措施 四川文理學院檔案館為各系、各部門培訓了至少一名檔案兼職人員。因為兼職工作人員占檔案工作人員比例較大，培訓也花了較大的人力、財力，如果經常變動，必定會影響到檔案工作的效率和質量，這就要求各系部兼職人員相對固定。各系部檔案兼職工作人員確定后，如何提高這些檔案兼職人員的綜合素質，是目前學院檔案管理工作及檔案信息化建設亟待解決的問題。本文擬從以下幾方面進行探討：

第一，思想上要引起重視，增強歸檔意識。對檔案兼職人員來講，歸檔工作的好壞，很大程度上取決于他們思想上的重視程度。因為他們在本部門有日常工作，檔案工作只不過是一項附帶性的，能完成歸檔任務就行，思想上沒有引起重視。要解決這一問題，首先，檔案兼職人員要認識到檔案工作的重要性。檔案工作任重而道遠，檔案可以為校史、校史館的建設助力，為校園文化建設提供最原始最珍貴的歷史資料。其次，檔案兼職人員要明確各自的崗位職責。不同部門的歸檔材料有很大的區別。這就要求他們有強烈的檔案工作的事業心和責任感。

第二，檔案兼職人員的業務水平亟需提高。檔案工作是一項看似簡單，但其實業務性很強的工作。有些檔案兼職人員認為只是把材料收集起來，交給檔案館就可以了，實際上，這才是歸檔的第一步，后面的工作都有一定的規范。因此，學院檔案館要對這部分人進行業務知識培訓，以幫助他們實現檔案工作的規范化。

第三，掌握“南大之星”管理系統的應用技術。檔案的信息化管理趨勢要求檔案工作兼職人員必須掌握管理系統軟件的應用技術。檔案兼職人員要與時俱進，重新認識自己的職責和任務，不能還停留在收集、整理檔案的層面，而是要能將檔案信息化。就檔案信息化管理工作而言，不要求檔案兼職人員掌握高深的計算機理論，只要求熟悉應用、使用一些與檔案工作有關的軟、硬件。因此，可以通過邊學邊用、邊用邊學、以用促學，也可通過專門的培訓等各種途徑來掌握必要的信息管理軟、硬件的應用技術。

綜上所述，檔案信息化建設與發展，檔案管理水平的提高，以及今后檔案管理工作的現代化，都離不開高素質的檔案工作人員。檔案專、兼職工作人員都要不斷學習，刻苦鉆研業務知識，盡快提高自身綜合素質，給力學院檔案事業的發展。

2.3 檔案信息化建設過程中可能遇到的其他問題及應對策略

2.3.1 電子文件的歸檔問題及應對策略 檔案館作為一個信息服務機構，其生存條件就在于數據庫化的信息和網絡化的服務。學院要積極創造條件建設數字化的檔案館。檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的核心，檔案信息化是將傳統實體檔案管理由紙質檔案向數字化檔案管理進行轉變，因而檔案館要以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設。隨著政務信息化建設的發展，學院在教學、科研和行政工作中產生了大量的電子文件，但過去由于沒有建立電子文件歸檔和電子檔案管理辦法，或有制度但執行不力，造成電子文件不能移交到檔案館統一管理。因此，檔案館一方面要把原有各種載體的檔案數字化，對檔案文件實施數字化管理，通過計算機直接可以利用；另一方面加強電子文件的接收，檔案館應根據電子文件歸檔與管理規范，嚴格執行電子文件的接收、保管和利用的制度，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現數字化。電子文件的保存載體和機讀載體也應隨著科技發展而轉變，以確保電子文件的安全和有效。

2.3.2 數據的備份、安全問題及應對策略 在2003年由于服務器出了問題，學院檔案館曾經丟失過數據，造成了比較大的損失，降低了檔案的利用效率和服務的質量。學院檔案館吸取這個深刻的教訓，在檔案信息化建設的過程中，學院重新購買服務器、移動硬盤以及檔案管理軟件“南大之星”為數據的安全和備份提供了可行性保障。由于檔案管理軟件“南大之星”是一款比較成熟的軟件，其利用遵循“規范、先進、實用”的原則，綜合考慮數據管理、編目整理、檢索查詢、安全保密、系統維護等功能，設置齊全，應用方便，數據安全。這樣我們不僅每個月在服務器上自動備份數據，還手動備份數據到移動硬盤，確保了數據的萬無一失。

2.3.3 人力資源缺乏問題及應對策略 四川文理學院檔案館在檔案信息化建設中遇到許多實際問題，特別是資金、人才等問題。在信息化建設初期，需要投入大量的人力、物力，而學校檔案館人員編制只有3人，這是遠遠不夠的。在這種情況下，學院檔案館聘用本校勤工儉學學生，通過培訓后上崗，增補人力。高校檔案信息化建設，是一個系統工程，需要投入相當大的人力、物力。對于起步較晚的高校來說，檔案信息化不可能馬上達到一個較高的水平。我們應以務實的態度，認真做好信息化建設的規劃工作，并按規劃穩步推進，一步一個腳印，推動本院檔案信息化建設這項巨大的工程向前發展。

3 結語

面對全國各高校如火如荼地進行著檔案信息化建設，四川文理學院，作為一個新興本科院校，也不甘落后，正在大力推進檔案信息化建設。然而，既要努力實現檔案信息化，也要從各方面考慮，如經濟以及可行性等方面出發，要有側重點的進行，優先考慮選擇那些常用的、易于掃描的、需要保護好的有價值的檔案進行。

總之，檔案信息化建設是新時期高校檔案發展的新趨勢和必然選擇，但是卻沒有現成的經驗可供參考，只能靠自己“摸著石頭過河”，建設進程中就難免出現一些失誤。我們應正確面對高校檔案信息化建設中出現的各種問題，要客觀從容應對，既不能盲目追新、脫離實際，也不能墨守成規、停滯不前。要從中吸取教訓、不斷總結經驗，逐步形成高校檔案信息化建設的一整套理論，走出一條具有四川文理學院特色的檔案信息化建設的新路。

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四川文理學院校級項目。