函數在電子表格處理軟件Excel中的應用兩例

摘要：本文舉例論述了函數在Excel中是如何運用的。

關鍵詞：函數 Excel 應用

函數是電子表格中具有一個獨立功能的算法或算法的組合，可以將其理解為一種已定義好的計算方法“模塊”。通過在公式中調用這些固有的算法模塊，并靈活運用多個模塊的組合，就可以讓Excel直接處理較為復雜的運算，而不必關心具體的運算方法和步驟。其功能十分強大，如能夠理解掌握其用法，并加以靈活運用，就能解決辦公自動化方面的諸多棘手問題。現將工作中遇到的兩個問題及解決辦法進行整理，希望能夠幫助解決辦公中的類似問題。

問題一：在各類值日表中日期的輸入是一件另人頭痛的事情，還要不斷翻日歷表，有時會不小心把日期輸錯。

解決辦法：如圖1-1所示利用Excel中的日期加減規律，只要給第一天（A2單元格）輸入起始日期，在A2單元格中輸入“=Date（年，月，日）”，第二天的日期（B2單元格）輸入“=A2+1”，然后將B2單元格的公式復制到本周內其他日期即可。在第二周的第一天（A3單元格）輸入“=A2+7”，本周內其他日期的生成同上。后面日子的生成可以將上邊或左邊的單元格公式向下或向右拖拉即可。用此方法可以快速建立一個電子日歷。

■

圖1-1

問題二：將多個相同格式布局的信息表分項匯總到一張表中。

問題分析：在實際工作中會遇到諸如將每個員工的基本信息表（Excel格式）按項目匯總成一張表，問題的關鍵是要把個人信息表的項目內容引用到匯總表中，并確定好引用位置，只要一個人的信息引用正確，其他人的信息只需將公式拖動復制即可。

解決辦法：

第一步：

先將每個信息表復制到和匯總表同一個工作簿中，為方便后面操作把這些單個信息表按“1”“2”“3”……“n”的編號進行命名，在匯總表的A列生成一個“序號”列，輸入“1”“2”……“n”，和信息表的名稱相對應，目的是便于依據規律復制公式。

第二步：

將匯總表中用到的每一個匯總項內容對應到個人作息表中的單元格名稱找出，如工作表名為“1”的“身份證號”對應在D5單元格，“姓名”對應在B3單元格等，找出所有對應關系并作記錄。

第三步：

在匯總表中序號為“1”的“身份證號”對應的單元格中輸入公式：=Indirect（Address（5，4，1，，Value（$A2））），Indirect函數用于返回引用位置的值或內容，其參數引用位置由Address函數給出，Address函數中的“5”表示在第5行，是行號，“4”表示第4列（D列），“1”表示絕對引用，第四個參數缺省，但逗號不能省。后面的“Value（$A2）”用來得到工作表的名稱，表示引用的工作表是序號列中對應的序號“1”，因前面序號和表名已經對應，指名稱為“1”的工作表，便于后面其他人信息的復制。

照此將所有項目的公式定義好之后，直接在匯總表中把公式拖動復制到其他單元格即可。

小結：函數是Excel在數據處理方面非常重要的工具，掌握函數的基本格式及用法，就能夠使得一些批量問題的處理簡單化，從而提高工作效率。

參考文獻：

[1]趙陽.淺析Excel數據引用函數[J].山東省農業管理干部學院學報，2011（S1）.

[2]錢秀峰.Excel中函數嵌套功能的實際應用[J].人力資源管理，2010（04）.

[3]胡曉敏，王金強.淺析EXCEL函數在實踐中的應用[J].網絡財富，2010（22）.

作者簡介：焦改英（1979-），女，陜西富平人。2001年在陜西安康職業技術學院任教師至今，講師職稱。