淺議我國高校檔案管理存在的問題及解決對策

［內容摘要］隨著教育體制改革的不斷深入與信息技術的快速發展，高校檔案管理傳統工作模式已經不能適應新形勢的需求。本文對高校檔案管理存在的問題進行了分析，并提出相應的解決對策建議，以期提高高校檔案管理水平。

［關鍵詞］高校檔案管理；存有問題；應對措施

一、我國高校檔案管理的論述

高校檔案是具有權威性的憑證，主要是指從事教育、教學、科研和建設等活動過程中形成的應該歸檔案局保管，而委托給高校代為保存的文件材料，通過利用文字、圖表和聲像等各種形式而保存與考查多種對象的原始記錄。高校檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，主要包括檔案的收集、整理、著錄、鑒定、保管、編研、統計和利用服務等環節。加強高校檔案管理工作具有重要而深遠的意義，不僅可以衡量學校管理水平、教育水準與工作效率，總結學校發展經驗，推廣科研成果，提高教學質量與工作效率，而且可以為研究教育體系建設、推進教育事業提供準確的重要資料，是高校進行教育、教學、科研和建設等活動的重要依據與可靠保證。

二、我國高校檔案管理中存在的問題

（一）檔案觀念不強，重視程度不高

目前我國不少高校領導沒有認識到檔案管理的重要作用及深遠意義，僅僅局限在檔案管理工作只是一種很簡單與普通的工作，遠比不上抓教學與科研，好多師生也欠缺對檔案管理工作的了解，忽視檔案管理對高校工作與學校發展的重要性。而且，某些檔案管理人員僅僅認為檔案管理只是保管工作，不對其負很大責任，導致不少檔案沒有歸檔，檔案資料缺失。

（二）檔案管理方式有待改進

由于檔案管理工作量大而復雜，僅僅依靠傳統的人工收集、整理、分類、組卷、編制目錄、保管和提供可利用資料難以及時按照檔案管理要求進行整理、分類與歸檔材料。且受時間與空間的局限，高校檔案管理工作與利用效率不夠高，信息不全面，資料開放與共享性不高，檔案管理方式亟待改進。

（三）檔案管理人員業務水平與素質不高

高校檔案管理人員素質的高低與高校檔案管理工作的質量密切相關。現階段我國高校檔案管理隊伍整體素質不高，缺乏專業管理檔案業務與信息技術人員，難以滿足發展的高校檔案管理事業需求。鑒于高校的檔案管理工作單調枯燥，且不受重視，地位不高、工資待遇低下，使得人員變動大，隊伍不穩定，嚴重影響了檔案管理工作的連續與效率。

（四）對檔案管理工作投入不足

不少高校對檔案工作不重視，檔案信息化與網絡化投入不足，且不注重對檔案管理設施設備的更新與配備，管理方式手段落后，導致檔案管理信息缺乏安全性與保密性。很多高校檔案庫房不符合國家要求標準，存在嚴重問題，導致檔案字跡模糊、紙質腐爛，照片堆放褪色，錄像帶與錄音帶等老化、不能播放等。經費投入不足影響了高校檔案管理工作的正常發展，是實現檔案管理網絡化的障礙。

（五）學生檔案管理機制亟待完善

現階段我國高校檔案管理缺少明確的法律法規，還不能夠根據新情況新形勢出臺針對高校學生檔案管理工作的系統性、具體性與可操作性的制度，且缺乏明確的管理標準規范。由于許多高校檔案工作采用舊模式管理，不能全面記錄學生資料，使用人單位不能從檔案材料中全面了解學生的在校表現。制度不健全，不僅使得檔案管理部門管理職責混亂，而且制約了檔案管理水平的提高。

三、提高我國高校檔案管理的應對措施

（一）加強檔案管理意識

強化我國高校領導者的檔案管理觀念，使其認識到做好檔案管理工作的重要意義。高校領導應加強對檔案管理的了解，將檔案管理工作納入其工作日程，提高重視程度，增強精力與關心。檔案管理人員應充分認識檔案管理工作的作用，明確其工作責任，轉變觀念，努力將檔案管理工作做好、做到位，從而利用發揮檔案管理的作用。

（二）改善檔案管理的管理方式

我國高校應注重改進檔案管理方式，采用信息技術對檔案管理資料進行保存與管理，逐步實現檔案管理工作的信息化與網絡化，以適應當前形勢下檔案管理發展的要求。通過改善管理模式、加強檔案管理力度，并注重應用現代化手段，充分利用與發揮計算機網絡的有利條件，從而有效推進檔案管理工作效率與水平的提高。

（三）提高檔案管理人員素質

高校應注重加強檔案管理工作人員的專業培訓，努力提高工作人員的素質。通過對檔案管理人員進行業務培訓，使其掌握計算機操作、數據錄入、網絡管理技術以及數據庫管理等知識，并熟悉管理業務，以適應現代檔案管理工作的發展需求。與此同時加強引進檔案管理高層次的人才，從而提高檔案管理人員的整體業務能力與管理素質。

（四）加大檔案管理投入

高校應加強對檔案管理工作的經費投入，加強其基礎設施建設，改善工作條件，保護檔案管理資料。通過對檔案管理工作的投入，注重對檔案管理設施設備的配備與更新，采用現代管理方法進行檔案的收集、整理、鑒定與保管等，以進行有效管理與控制，從而促進檔案管理的網絡化發展。

（五）建立健全檔案管理機制

高校應根據學校具體情況制定相應的檔案管理制度，建立健全檔案管理機制，使檔案管理工作更加規范化、標準化與系統化。通過制定具體、可操作的規章制度，有利于檔案管理人員職責分明，檔案管理工作認真落實，從而提高檔案資料的利用質量與水平。

四、結束語

我國高校檔案管理應用越來越廣泛，但是針對現階段我國高校管理存有的問題，以及不能滿足學校教育體制改革與發展的需求的現狀，高校管理人員須引起重視，并努力提高檔案管理工作水平。

參考文獻：

[1]陳海英.加強高校檔案管理工作思考[J].云南檔案.2009

[2]葛桂珍.高校檔案管理的現代化建設[J].2007

（責任編輯 史玉英）