淺議我國(guó)高校檔案管理存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

［內(nèi)容摘要］隨著教育體制改革的不斷深入與信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案管理傳統(tǒng)工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)的需求。本文對(duì)高校檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策建議，以期提高高校檔案管理水平。

［關(guān)鍵詞］高校檔案管理；存有問(wèn)題；應(yīng)對(duì)措施

一、我國(guó)高校檔案管理的論述

高校檔案是具有權(quán)威性的憑證，主要是指從事教育、教學(xué)、科研和建設(shè)等活動(dòng)過(guò)程中形成的應(yīng)該歸檔案局保管，而委托給高校代為保存的文件材料，通過(guò)利用文字、圖表和聲像等各種形式而保存與考查多種對(duì)象的原始記錄。高校檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，主要包括檔案的收集、整理、著錄、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)等環(huán)節(jié)。加強(qiáng)高校檔案管理工作具有重要而深遠(yuǎn)的意義，不僅可以衡量學(xué)校管理水平、教育水準(zhǔn)與工作效率，總結(jié)學(xué)校發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，推廣科研成果，提高教學(xué)質(zhì)量與工作效率，而且可以為研究教育體系建設(shè)、推進(jìn)教育事業(yè)提供準(zhǔn)確的重要資料，是高校進(jìn)行教育、教學(xué)、科研和建設(shè)等活動(dòng)的重要依據(jù)與可靠保證。

二、我國(guó)高校檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案觀念不強(qiáng)，重視程度不高

目前我國(guó)不少高校領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用及深遠(yuǎn)意義，僅僅局限在檔案管理工作只是一種很簡(jiǎn)單與普通的工作，遠(yuǎn)比不上抓教學(xué)與科研，好多師生也欠缺對(duì)檔案管理工作的了解，忽視檔案管理對(duì)高校工作與學(xué)校發(fā)展的重要性。而且，某些檔案管理人員僅僅認(rèn)為檔案管理只是保管工作，不對(duì)其負(fù)很大責(zé)任，導(dǎo)致不少檔案沒有歸檔，檔案資料缺失。

（二）檔案管理方式有待改進(jìn)

由于檔案管理工作量大而復(fù)雜，僅僅依靠傳統(tǒng)的人工收集、整理、分類、組卷、編制目錄、保管和提供可利用資料難以及時(shí)按照檔案管理要求進(jìn)行整理、分類與歸檔材料。且受時(shí)間與空間的局限，高校檔案管理工作與利用效率不夠高，信息不全面，資料開放與共享性不高，檔案管理方式亟待改進(jìn)。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平與素質(zhì)不高

高校檔案管理人員素質(zhì)的高低與高校檔案管理工作的質(zhì)量密切相關(guān)。現(xiàn)階段我國(guó)高校檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)不高，缺乏專業(yè)管理檔案業(yè)務(wù)與信息技術(shù)人員，難以滿足發(fā)展的高校檔案管理事業(yè)需求。鑒于高校的檔案管理工作單調(diào)枯燥，且不受重視，地位不高、工資待遇低下，使得人員變動(dòng)大，隊(duì)伍不穩(wěn)定，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的連續(xù)與效率。

（四）對(duì)檔案管理工作投入不足

不少高校對(duì)檔案工作不重視，檔案信息化與網(wǎng)絡(luò)化投入不足，且不注重對(duì)檔案管理設(shè)施設(shè)備的更新與配備，管理方式手段落后，導(dǎo)致檔案管理信息缺乏安全性與保密性。很多高校檔案庫(kù)房不符合國(guó)家要求標(biāo)準(zhǔn)，存在嚴(yán)重問(wèn)題，導(dǎo)致檔案字跡模糊、紙質(zhì)腐爛，照片堆放褪色，錄像帶與錄音帶等老化、不能播放等。經(jīng)費(fèi)投入不足影響了高校檔案管理工作的正常發(fā)展，是實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的障礙。

（五）學(xué)生檔案管理機(jī)制亟待完善

現(xiàn)階段我國(guó)高校檔案管理缺少明確的法律法規(guī)，還不能夠根據(jù)新情況新形勢(shì)出臺(tái)針對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作的系統(tǒng)性、具體性與可操作性的制度，且缺乏明確的管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。由于許多高校檔案工作采用舊模式管理，不能全面記錄學(xué)生資料，使用人單位不能從檔案材料中全面了解學(xué)生的在校表現(xiàn)。制度不健全，不僅使得檔案管理部門管理職責(zé)混亂，而且制約了檔案管理水平的提高。

三、提高我國(guó)高校檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

強(qiáng)化我國(guó)高校領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理觀念，使其認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作的重要意義。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的了解，將檔案管理工作納入其工作日程，提高重視程度，增強(qiáng)精力與關(guān)心。檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的作用，明確其工作責(zé)任，轉(zhuǎn)變觀念，努力將檔案管理工作做好、做到位，從而利用發(fā)揮檔案管理的作用。

（二）改善檔案管理的管理方式

我國(guó)高校應(yīng)注重改進(jìn)檔案管理方式，采用信息技術(shù)對(duì)檔案管理資料進(jìn)行保存與管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化與網(wǎng)絡(luò)化，以適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)下檔案管理發(fā)展的要求。通過(guò)改善管理模式、加強(qiáng)檔案管理力度，并注重應(yīng)用現(xiàn)代化手段，充分利用與發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的有利條件，從而有效推進(jìn)檔案管理工作效率與水平的提高。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)

高校應(yīng)注重加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，努力提高工作人員的素質(zhì)。通過(guò)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)管理等知識(shí)，并熟悉管理業(yè)務(wù)，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展需求。與此同時(shí)加強(qiáng)引進(jìn)檔案管理高層次的人才，從而提高檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)能力與管理素質(zhì)。

（四）加大檔案管理投入

高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善工作條件，保護(hù)檔案管理資料。通過(guò)對(duì)檔案管理工作的投入，注重對(duì)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備與更新，采用現(xiàn)代管理方法進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定與保管等，以進(jìn)行有效管理與控制，從而促進(jìn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

（五）建立健全檔案管理機(jī)制

高校應(yīng)根據(jù)學(xué)校具體情況制定相應(yīng)的檔案管理制度，建立健全檔案管理機(jī)制，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與系統(tǒng)化。通過(guò)制定具體、可操作的規(guī)章制度，有利于檔案管理人員職責(zé)分明，檔案管理工作認(rèn)真落實(shí)，從而提高檔案資料的利用質(zhì)量與水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)高校檔案管理應(yīng)用越來(lái)越廣泛，但是針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)高校管理存有的問(wèn)題，以及不能滿足學(xué)校教育體制改革與發(fā)展的需求的現(xiàn)狀，高校管理人員須引起重視，并努力提高檔案管理工作水平。

參考文獻(xiàn)：

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[2]葛桂珍.高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)[J].2007

（責(zé)任編輯 史玉英）