醫院文書檔案管理納入績效考評的具體實踐與探討

摘要：隨著醫藥衛生體制改革的不斷深化，各項醫院評審檢查項目的不斷細化，醫院整體發展步伐的不斷加快，對醫院檔案管理工作提出了更高的要求。醫院文書檔案管理是醫院管理的重要組成部分，是衡量醫院管理水平的一個重要標準，對保存醫院歷史資料、促進醫院未來發展有著十分重要的意義。本單位檔案工作在醫院領導的高度重視下，通過建立有效的文書檔案管理制度，加強部門間協作，提高檔案管理專員的業務素養，將檔案管理納入職能科室績效考評指標，在管理模式上探索創新，使檔案工作為醫院的建設和發展提供了可靠的保證。

關鍵詞：文書檔案績效考評實踐探討

醫院將文書檔案管理納入職能科室的績效考評體系，對23個職能科室從公文管理、歸檔立卷、檔案開發利用等指標進行考核，切實將文書檔案規章制度落到實處，進一步提高對文書檔案的重視程度，充分挖掘文書檔案的有效價值。

一、健全醫院文書檔案管理制度

是檔案管理績效考核的基礎

第一，做好公文管理工作與檔案工作的規范銜接，從源頭規范管理公文的水平和質量。醫院各類公文是文書檔案的來源，同時檔案是有效文書的歸宿，因此要提高文書檔案的完整性、準確性，規范性，必須從公文處理的各個具體環節。我院采取的是相關職能部門負責起草文書，醫院辦公室統一印發。所有以醫院名義形成的向上級單位的請示、報告等以及醫院內部形成的公文，均由醫院辦公室統一歸檔，確保文書檔案完整性和連續性。公文的擬制是公文形成的關鍵環節，針對各職能部門負責人對公文寫作的理解存在差異的問題，我院每年度進行公文管理的培訓，對公文格式、公文程序、公文文種、公文內容等嚴格要求，真正使公文成為文書檔案管理的基礎和前提。

第二，規范文書立卷歸檔，嚴格借閱制度。各職能科室按照文書檔案立卷要求，每年8月份前將上一年度的檔案進行歸檔，歸檔的文件材料應收集齊全完整。歸檔文件的整理應遵循文件材料形成的基本規律，以“件”為單位，按照年份和保管期限劃分，還要保持文件材料的有機聯系，便于保管和使用。同時，文書檔案的保密性要求嚴格執行借閱制度。本單位檔案室保管的檔案主要提供本單位利用。查閱本科室立卷檔案，須由經辦人填寫《檔案借閱申請》，部門負責人簽字；查閱非本科室立卷檔案，須由經辦人填寫申請，立卷部門負責人同意方可借閱；外單位查閱本單位檔案，須持介紹信，經主管領導同意后方可查閱。查閱檔案應在檔案室內完成，如工作需要外借，借期一般不超過一周。檔案查閱者必須遵守保密性，負責維護被查閱檔案的完整性與安全性。

二、提高醫院文書檔案管理意識

是檔案管理績效考評的保障

第一，加強領導的管理意識。醫院將檔案管理工作納入“十二五”規劃中，與醫院業務建設同步規劃，同步發展，并作為醫院發展及爭創全國優質醫院的重要內容來抓。本單位檔案工作由院領導直接分管，辦公室主任主管，院領導充分認識到檔案作為信息資源在醫院建設中發揮的重要作用，使檔案工作有了信心和保障。醫院為檔案管理配備了專用檔案庫房和必要的安全保管設施，配備了業務技術強，政治思想好，綜合素質好，工作有責任心的黨員同志負責，實行職能科室一檔案室一主管領導三級管理體制。

第二，提高歸檔科室的責任意識。醫院在綜合檔案管理專職人員的基礎上，在每個職能科室設立一名兼職檔案管理員，通過加強宣傳、組織業務培訓等方式，提高職能科室負責人及兼職檔案管理員的業務素質。文書檔案管理人員的歸檔意識和業務能力直接影響著檔案管理工作的質量。兼職檔案管理人員專門負責本科室檔案材料的收集工作，醫院檔案室專員定期到各科給予業務指導，提高實際操作的業務水平，規范文件歸檔的每個環節。通過醫院院報、醫院網站、中層干部例會等渠道，宣傳檔案的重要性，增強全員檔案意識和法制觀念。

第三，樹立檔案專職人員的服務意識。檔案專職人員的服務意識體現在要關注醫院建設發展大局，主動了解醫院各項業務工作，搞清服務方向、服務對象和服務重點，用好用活檔案，為醫院發展獻計獻策。檔案專職人員要做到醫院的中心工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，服務意識的強弱、服務質量的高低，關系著檔案工作自身的發展和檔案開發的成效。

三、醫院文書檔案的開發和利用

是檔案管理績效考評的動力

作為三級甲等腫瘤專科醫院，醫院注重醫療技術發展的同時，隨著電子信息化程度的提高，同時機關單位無紙化辦公的推進，對文書檔案的管理意識日漸淡薄，檔案資料存在散失的現象。如何扭轉這一局面，醫院著重在檔案的利用與開發方面動腦筋、挖潛力，通過展示檔案工作的價值，進一步加強對檔案工作的重視和認可程度。

以醫院評審為例，在準備評審材料過程中，幾乎每一個部門都發現，雖然日常做了大量的工作，但由于部分工作材料記錄零星、規章制度分散、記錄本不規范等，沒有全面、及時地歸檔，拿不出過硬的真憑實據，以至于傾注了大量精力的工作得不到真實的反應。檔案室工作人員不是坐等職能科室、業務科室人員上門查閱資料，而是認真分析學習醫院評審標準，挖掘檔案的使用價值和潛力，找出需要提供的原始資料、規章制度等，及時與有關職能部門聯系，或提供目錄、或制訂匯編，對醫院重要會議、總值班記錄等評審材料一律提供原件，提供復印件也能做到內容清楚、文字清晰，并表明原件出處等。2012年衛生部下發新的《三級綜合醫院評審標準》采用了“PDCA”的評分法，按照新的評分法要求，必須有計劃、制度和規范并全部實施、檢查、總結反饋，持續改進，這對醫院檔案的真實性、全面性、連續性、完整性提出了更新、更高的要求。

總而言實，在電子信息化高速發展的新時代，如何平衡文書檔案和電子檔案的地位和作用是值得進一步探討的問題。醫院將文書檔案管理納入科室績效考評一方面就是要提高對檔案管理的重視，尤其是對原始資料的及時、完整的歸檔；另一方面是推動檔案工作的規范化、科學化進程，使醫院檔案管理的質量和水平能夠持續的提高，其最終目的是發揮檔案工作在醫院建設中的重要作用。