網絡環境下檔案社會服務工作探討

摘要：近年來，隨著國家對檔案資源開發利用工作的重視，檔案社會化服務功能也日益彰顯出來，它對人們的生活起著越來越重要的作用，同時，在現代信息技術推動下，檔案社會化服務呈現出新的模式，檔案用戶需求也出現了一些新的特點，從而引發了檔案服務工作的變革，本文集中探討網絡環境下檔案社會化服務的策略。

關鍵字：網絡環境檔案社會化服務

檔案是人們在社會實踐活動中直接形成的認識世界和改造世界的歷史記錄，它以浩瀚的知識和廣博的內容成為信息資源的重要組成部分。長久以來，檔案管理存在著“重保管、輕利用”的問題，但是，檔案只有通過用戶的利用，才能實現其蘊藏的價值，帶來相應的效益。近年來，國家非常重視檔案信息資源的開發利用工作，重視其服務社會的功能。檔案信息服務社會化，就是要以豐富的檔案信息資源為基礎，以最大限度地開發和利用檔案信息資源為目的，面向社會，強化檔案信息的各項服務功能和環境，建立規范的檔案信息服務體系，創造檔案信息的社會效益和經濟效益。

在網絡環境下，檔案管理部門不僅實現了功能范疇的拓展，更在逐步完成從保守的被動服務向更加開放的主動服務轉變：檔案人員不僅能更好地為傳統對象提供服務，而且也能夠為不同層次的教育者、學生、及普通公眾所利用：社會大眾不僅可以深入了解檔案資源，更可以采用簡單便捷的方式和途徑取其所用。通過網絡化、數字化傳播檔案信息資源，打造內容豐富、特色明顯、功能完備、容易獲取的網絡檔案信息平臺，是實現檔案信息資源社會化服務的關鍵所在。

一、網絡環境下的檔案用戶需求特點

1.用戶需求的全面性和社會性

現代社會快節奏的發展和知識信息的飛速更新給人們帶來了機遇，但人們也越來越感覺到自身知識的捉襟見肘，大家在不斷提高自身能力和才能的同時對檔案檢索的深度和廣度都提出了更高的要求。簡單的普泛式介紹和目錄查詢已經不能滿足用戶的需要，對檔案全文信息的在線獲取已經成為一個迫切的要求。用戶在解答和說明某一問題或研究某一課題時，也總是希望不僅能夠獲得準確的檔案信息，而且希望得到更大范圍的相關檔案材料。此外，在對原始信息需求的同時，用戶對經過編研、序化和深加工的檔案信息也顯得更有興趣。

檔案用戶對信息的需求動力大多來源于社會實踐，用戶在社會活動中需要利用前人的經驗指導實踐，而檔案正是記述著人們在社會實踐中的所形成的經驗和認識，這也更促使檔案工作的社會化，值得注意的是，人們在對檔案的要求上也往往呈現出更加貼近生活的平民化趨勢。

2.用戶需求的多樣性和動態性

從社會整體來說，人們各自的職業、愛好和素質的不同會造成用戶信息需求的多樣性，這是與社會發展水平和人們生活的文明程度相一致的：從社會個人來說，人們自身的愛好和興趣也存在著廣泛性和多樣性的特點。

同時，用戶需求也存在著動態性的特征，這是因為檔案用戶信息需求的滿足方式和水平，是由其所處的歷史條件決定的。而且，檔案用戶是在從事著會隨著社會發展而變化的社會活動，這也必然決定了檔案用戶的信息需求不會永遠停留在一個水平上，它會隨著社會、經濟、科學技術、文化藝術的發展以及檔案資源和檔案利用者自身的發展而發展，一種舊的需求滿足了，又會產生新的需求，需求總在不斷滿足中延伸。

3.用戶需求的快速準確性和信息導航性

用戶希望能夠建立穩定的檔案網絡平臺，使其能夠快速的訪問，同時又有簡便的登錄程序、高效的檢索系統，以準確的獲得他們所需要的信息。內容新穎、傳遞及時、易于獲取的各類信息成為信息用戶迫切的需要。現代社會的信息爆炸，也往往會使人們在浩瀚的信息海洋中不知所措，他們不僅需要專家的支持和幫助，更希望有智能的導航系統，使用戶知道自己所處的位置以及如何去尋找所需要的信息。

總之，網絡環境刺激著用戶不斷產生新的要求，同時網絡環境又為這種需求的滿足創造著更為良好的條件。

二、網絡環境下檔案社會化服務策略

1.開發、開放檔案資源，建立完備的檔案資源管理體系

首先，要開發豐富的檔案資源，同時豐富特色資源。檔案部門要構建豐富的檔案資源體系，堅持做好檔案的收集、整理、鑒定、保管等傳統基礎工作，堅持“收集要齊全，整理要系統，檢索要深化”的原則，切實為檔案資源服務奠定良好基礎。另一方面，在豐富檔案資源的基礎上吸納特色資源，在合理擴大接受范圍的同時，著重接受與選擇含金量高和特色的檔案資源，體現檔案的綜合性和獨特性。

其次，要加大數字檔案資源建設力度。現代網絡環境要求能夠在網絡上廣泛查詢和利用檔案資源，這就要求檔案部門一方面要做好已有電子文件歸檔工作，確保電子文件及時歸檔：另一方面繼續做好傳統檔案的數字化工作，采用通用標準和先進技術，構建資源豐富、功能齊全的檔案信息數據庫，為檔案信息資源服務建立完備的數字信息資源體系。

再次，要開放檔案資源以滿足人們日益增長的檔案信息需求。隨著人們社會民主意識的不斷提高和政務信息公開進程的不斷加快，檔案開放范圍也必然應該作出相應的調整。要擴大社會檔案知情權，開放一切可以開放的檔案，同時，根據實際情況調整檔案開放期限。當然，在擴大檔案資源開放范圍的同時，要注意做好檔案保密工作，正確處理好開放與保密的關系，以便保障社會檔案信息資源正常而有序地開放。

第四，要完成跨地區、跨資源合作，實現檔案共享。現代社會發達的信息技術和網絡環境給地區之間和不同資源之間的融合提供了有利條件，面對浩瀚的檔案資源，任何一個檔案管理機構都不可能做到收集的全面性，必須改變割據式的保守自閉態度，充分利用網絡資源，互通有無，從而達到檔案資源最大化的共享。而且，面對人們越來越廣泛的知識需求，還應盡量把檔案學的內容與其他知識學科相連接，需要綜合采用檔案學、圖書館學、計算機科學、信息科學管理學、法學、經濟學等的理論、原理原則和方法協同研究，促進學科間的交叉、滲透。

2.建立以用戶需求為導向的檔案服務系統

首先，要更新觀念，堅持“以人為本”的核心理念。要把從前封閉、傳統的檔案收藏模式變為開放式的信息共享，檔案管理工作應針對用戶信息需求的特點，重視和加強對用戶信息需求的調查研究，分析和研究用戶不斷增長和變化的需求，改進服務內容，提高服務水平，以便最大限度地滿足用戶信息需求。同時要搞好跟蹤服務和信息反饋機制，以了解用戶所需，更好地進行社會化服務。

其次，要編制高效的檢索查詢體系。要想實現查詢服務功能必須要有檢索系統進行支持，要在豐富而有特色的館藏基礎上編制高效便捷檢索工具，從而使檔案檢索清晰省時，符合現代社會人們的生活節奏。檢索工具編制得越科學，對檔案的揭示就越全面，檔案信息也就開發得越迅速。在檢索工具編制的同時還要注意類型的多樣化和泛化檢索，分類清晰，既要有總目錄，也要有專題目錄；既要有敘述型檢索工具，也要有條型檢索工具，以便滿足用戶多方面的檔案需求。

第三，要加大宣傳力度，提高檔案的社會意識。在現代社會高速發展的背景下，檔案宣傳需要走出傳統“業內交流”的封閉式窠臼，把眼光轉向社會，轉向公眾。采用一些與人們日常生活聯系的密切的方式，提升檔案工作的社會知名度。大力開展公共關系活動，破除檔案工作的神秘化、封閉性，增加檔案工作透明度，運用各種傳播媒介樹立起檔案部門全心全意為公眾、為各項建設事業服務的形象，從而喚起有關方面對檔案信息資料的需求欲望，完成檔案部門與利用者之間的檔案“流通”，并在“流通”中實現檔案工作的社會化服務。在加大宣傳力度的同時還要采用現代化的方式對檔案用戶進行指導，如采用在線教育等的方式，以提高檔案利用率、普及檔案知識。幫助用戶掌握網絡環境下的檢索、獲取、利用信息的能力，提高其信息意識和信息技能以及對信息服務的認知，激發新的利用需求，提高利用效果。

總之，信息技術的飛速發展給檔案事業的發展帶來了機遇，也帶來了挑戰。那些有著豐富資源性的檔案不能也沒有理由繼續塵封，它必須回歸社會，使其價值得到發揮，以滿足了普通公眾對檔案信息資源的需求。用戶信息需求是檔案工作發展的風向標，網絡環境下，用戶信息需求出現了新特點，用戶對檔案工作的要求也越來越高，只有檔案部門順應時代潮流，以檔案用戶的需求為立足和出發點，積極創新，在網絡環境下的檔案事業必然迎來更為廣闊的發展空間。