探析高等院校學(xué)籍管理中的問(wèn)題及對(duì)策

近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育的不斷發(fā)展，高等學(xué)校學(xué)籍管理工作也進(jìn)入了一個(gè)嶄新的階段，其中也暴露出一些問(wèn)題，值得我們?nèi)ド钏迹热鐚W(xué)籍管理的相關(guān)政策和制度不完善、學(xué)籍管理人員流動(dòng)性大及經(jīng)驗(yàn)不足、學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)無(wú)法共享、學(xué)籍管理工作職能劃分不明確、學(xué)籍管理人員欠缺相應(yīng)的培訓(xùn)、學(xué)籍管理軟件待完善等。本文從學(xué)籍管理實(shí)際工作出發(fā)，本著“以學(xué)生為本，以教師為本，以各教學(xué)單位為本”的原則，探尋解決問(wèn)題的對(duì)策，以提高學(xué)籍管理的質(zhì)量。

高等院校學(xué)籍管理問(wèn)題對(duì)策一、前言

學(xué)籍對(duì)于一名大學(xué)生來(lái)說(shuō)，是至關(guān)重要的一種法律上的身份或者資格，就像每個(gè)人的身份證一樣，從這一刻開(kāi)始，直到這名學(xué)生畢業(yè)，他將享有使用該校提供的教育教學(xué)資源，參加學(xué)校教育教學(xué)計(jì)劃安排的各項(xiàng)活動(dòng)，完成學(xué)校規(guī)定學(xué)業(yè)后獲得相應(yīng)學(xué)歷和學(xué)位證書(shū)的權(quán)利；同時(shí)也有按規(guī)定繳納學(xué)費(fèi)及有關(guān)費(fèi)用、遵守學(xué)校管理制度和學(xué)生行為規(guī)范的義務(wù)。因此，高等院校學(xué)籍管理工作是學(xué)校教務(wù)管理工作中的重要組成部分，學(xué)籍管理工作的好壞將直接影響學(xué)校的教學(xué)秩序、教學(xué)質(zhì)量和校風(fēng)、學(xué)風(fēng)建設(shè)，是體現(xiàn)學(xué)校管理水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)，對(duì)提高學(xué)校辦學(xué)水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量有著重要的意義。

在學(xué)籍管理的實(shí)際工作中，它包括學(xué)生入學(xué)注冊(cè)、日常紀(jì)律、上課考勤、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、降級(jí)、跳級(jí)等學(xué)籍異動(dòng)管理，此外，還包括頒發(fā)學(xué)歷證書(shū)及進(jìn)行電子注冊(cè)、學(xué)位證書(shū)及注冊(cè)、畢業(yè)資格審核、學(xué)業(yè)預(yù)警、火車(chē)票優(yōu)惠磁卡注冊(cè)等各種環(huán)節(jié)，這就說(shuō)明，高校學(xué)生學(xué)籍管理具有靈活性、繁雜性、綜合性、人性化、數(shù)字化等特點(diǎn)。

二、研究對(duì)象

本文選取南開(kāi)大學(xué)、天津大學(xué)、天津財(cái)經(jīng)大學(xué)、天津中醫(yī)藥大學(xué)、天津美術(shù)學(xué)院、北京體育大學(xué)、天津體育學(xué)院、武漢體育學(xué)院、上海體育學(xué)院、天津機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院等普通高等學(xué)校的學(xué)籍管理工作作為研究對(duì)象，對(duì)上述學(xué)校的學(xué)籍管理工作人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行訪談并搜集相關(guān)資料。

三、研究方法

1.文獻(xiàn)資料法

根據(jù)選題和本文的研究目的查閱關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)籍管理等方面的期刊、論文和文獻(xiàn)資料；分別以學(xué)籍管理、高等學(xué)校學(xué)籍管理、高校學(xué)籍工作、學(xué)籍管理工作的問(wèn)題、學(xué)籍管理工作的對(duì)策等關(guān)鍵詞在天津體育學(xué)院圖書(shū)館和中國(guó)期刊數(shù)據(jù)庫(kù)搜索與本研究相關(guān)的文獻(xiàn)資料；查閱了南開(kāi)大學(xué)、天津大學(xué)、天津財(cái)經(jīng)大學(xué)、天津中醫(yī)藥大學(xué)、天津美術(shù)學(xué)院、北京體育大學(xué)、天津體育學(xué)院、武漢體育學(xué)院、上海體育學(xué)院、天津機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院等普通高等學(xué)校關(guān)于學(xué)籍管理的相關(guān)文件，仔細(xì)閱讀這些資料并對(duì)它們進(jìn)行了歸納、整理和分析。

2.訪談法

（1）通過(guò)電話(huà)、面談等形式對(duì)業(yè)內(nèi)相關(guān)專(zhuān)家及管理者就本課題的研究?jī)?nèi)容進(jìn)行了訪談和交流。了解普通高等學(xué)校學(xué)籍管理工作的現(xiàn)狀及開(kāi)展的情況，廣泛聽(tīng)取專(zhuān)家的意見(jiàn)與建議，為本課題的研究提供參考和信息支持。

（2）通過(guò)電話(huà)、面談等形式對(duì)南開(kāi)大學(xué)、天津大學(xué)、天津財(cái)經(jīng)大學(xué)、天津中醫(yī)藥大學(xué)、天津美術(shù)學(xué)院、北京體育大學(xué)、天津體育學(xué)院、武漢體育學(xué)院、上海體育學(xué)院、天津機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院等普通高等學(xué)校的部分學(xué)籍管理工作人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行訪談和交流。

四、學(xué)籍管理工作發(fā)生的新變化

2005年9月1日，新版《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)定》）正式施行，它進(jìn)一步放寬了普通高等學(xué)校的學(xué)籍管理范圍，也就是說(shuō)，學(xué)校有了更多的自主權(quán)。同時(shí)，隨著近幾年高等學(xué)校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次和專(zhuān)業(yè)設(shè)置越來(lái)越多且復(fù)雜，學(xué)籍管理中出現(xiàn)了一些新的變化，具體來(lái)說(shuō)，有以下幾個(gè)方面：

1.學(xué)校自主權(quán)增加。新《規(guī)定》在明確學(xué)校的管理職能、職責(zé)和自主權(quán)基礎(chǔ)上，給予高校更多管理學(xué)生的自主權(quán)，各高校根據(jù)本校辦學(xué)層次、辦學(xué)類(lèi)型、辦學(xué)特色創(chuàng)新管理制度、更好地激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)活力和激情的管理空間。

2.學(xué)籍異動(dòng)的靈活性增強(qiáng)。隨著社會(huì)對(duì)人才的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈以及學(xué)生的自主意識(shí)不斷增強(qiáng)，學(xué)生入學(xué)后，會(huì)對(duì)自己今后的人生道路進(jìn)行重新規(guī)劃，這就使學(xué)生會(huì)選擇不同學(xué)籍異動(dòng)方式來(lái)實(shí)現(xiàn)自己的理想，如選擇休學(xué)或退學(xué)來(lái)進(jìn)行出國(guó)留學(xué)、自主創(chuàng)業(yè)、參軍等。

3.學(xué)生火車(chē)票優(yōu)惠卡信息實(shí)名注冊(cè)。從2011～2012學(xué)年第一學(xué)期開(kāi)始，教育部要求新生火車(chē)票優(yōu)惠卡信息需要在高等學(xué)校學(xué)生信息網(wǎng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“學(xué)信網(wǎng)”）進(jìn)行注冊(cè)，并且火車(chē)票優(yōu)惠卡信息也需要實(shí)名制錄入。

4.學(xué)籍異動(dòng)要及時(shí)。伴隨著學(xué)信網(wǎng)的開(kāi)通，學(xué)生學(xué)籍信息實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)發(fā)布，學(xué)生本人能在第一時(shí)間查詢(xún)到自己的學(xué)籍信息及異動(dòng)情況，用人單位也可以在第一時(shí)間查詢(xún)擬招用人員畢業(yè)信息的真?zhèn)危@就要求學(xué)籍工作者每天都要對(duì)本校的學(xué)籍信息進(jìn)行整理，及時(shí)更新，改變了以往對(duì)學(xué)生學(xué)籍實(shí)行結(jié)果管理的方式，實(shí)行結(jié)果與過(guò)程雙重管理。

5.學(xué)籍管理軟件化。目前，幾乎所有高校都使用教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理軟件對(duì)相關(guān)教務(wù)工作進(jìn)行管理，其中包括學(xué)生學(xué)籍信息、成績(jī)、獎(jiǎng)勵(lì)和處分、各種學(xué)籍異動(dòng)等，這大大提高了工作效率和準(zhǔn)確性，學(xué)生可以及時(shí)通過(guò)校園網(wǎng)進(jìn)入教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理軟件查詢(xún)到自己的學(xué)籍信息、成績(jī)、學(xué)分及相關(guān)學(xué)籍異動(dòng)，教師也可以通過(guò)教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理軟件查詢(xún)到自己承擔(dān)課程的上課時(shí)間和地點(diǎn)、期末考試錄入成績(jī)等，同時(shí)教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理軟件也給各項(xiàng)學(xué)籍管理的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)提供了方便。

五、學(xué)籍管理工作面臨的新問(wèn)題

1.學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)無(wú)法共享。由于現(xiàn)今的高等學(xué)校都實(shí)行學(xué)籍管理軟件化，因此學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)電子化，但這些學(xué)籍管理系統(tǒng)往往只局限于教務(wù)或?qū)W生部門(mén)等某一個(gè)部門(mén)管理人員使用，其它部門(mén)無(wú)法共享，同時(shí)，學(xué)校各部門(mén)對(duì)數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成每個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)格式和要求都不一樣，這就造成了學(xué)籍管理工作人員要重復(fù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

2.學(xué)籍管理的工作職能劃分不明確。學(xué)籍管理不是一個(gè)部門(mén)的事情，它涉及到學(xué)生處、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、各二級(jí)院系、圖書(shū)館、校醫(yī)院等各個(gè)部門(mén)，只有這些部門(mén)通力配合才能將學(xué)籍管理工作做好。如學(xué)生未經(jīng)請(qǐng)假擅自離校，在規(guī)定期限內(nèi)未返校參加教學(xué)活動(dòng)，并在社會(huì)造成惡劣影響，按規(guī)定應(yīng)該做出相應(yīng)的處理，但由于該生所在院系未能及時(shí)上報(bào)此情況，造成學(xué)籍管理部門(mén)不能及時(shí)對(duì)該生做出相應(yīng)的學(xué)籍處理。

3.學(xué)校對(duì)學(xué)籍管理的重視程度不夠。學(xué)籍管理是一項(xiàng)艱苦的工作，它工作量大，內(nèi)容繁瑣，政策性強(qiáng)，影響面大，工作人員要全身心地投入到此項(xiàng)工作中，時(shí)時(shí)學(xué)習(xí)，保證工作萬(wàn)無(wú)一失。但從實(shí)際情況看，學(xué)籍管理工作人員不僅每天要忙于繁雜的事務(wù)性工作，還要身兼數(shù)職，減少了其學(xué)習(xí)政策的時(shí)間，也大大降低了工作效率，同時(shí)，學(xué)籍管理工作人員頻頻換人，甚至有的部門(mén)使用研究生來(lái)做學(xué)籍管理工作，這就降低了學(xué)籍管理工作的準(zhǔn)確性，并且交接工作中也會(huì)出現(xiàn)遺忘或錯(cuò)誤。另外，學(xué)校也缺乏對(duì)學(xué)籍管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，在一定程度上影響了學(xué)校的學(xué)籍管理工作，導(dǎo)致了一些不良后果。

4.學(xué)籍管理的相關(guān)政策完善滯后

2005年9月1日，新版《規(guī)定》正式施行，雖然新《規(guī)定》賦予高等學(xué)校更多的自主權(quán)，但隨著高等教育不斷地發(fā)展，有些新問(wèn)題也逐漸暴露出來(lái)，如應(yīng)征入伍的學(xué)生學(xué)籍保留期限、應(yīng)征入伍的學(xué)生復(fù)學(xué)后課程如何安排及成績(jī)?nèi)绾握J(rèn)定等都需要重新進(jìn)行界定。政策的滯后會(huì)給日常學(xué)籍管理工作帶來(lái)麻煩，同時(shí)也讓學(xué)生及家長(zhǎng)對(duì)學(xué)校的相關(guān)工作產(chǎn)生質(zhì)疑。

六、解決問(wèn)題的對(duì)策

面對(duì)學(xué)籍管理的新變化和新問(wèn)題，要從實(shí)際工作出發(fā)，結(jié)合新形勢(shì)來(lái)尋求解決問(wèn)題的對(duì)策，具體包括以下幾個(gè)方面：

1.實(shí)行院系兩級(jí)學(xué)籍管理。在院系兩級(jí)管理系統(tǒng)中，學(xué)籍管理是一個(gè)比較重要的環(huán)節(jié)，因?yàn)閷W(xué)籍管理涉及到學(xué)生的切身利益，需要教務(wù)處和學(xué)生系部通力配合，才能完成好。從學(xué)籍管理的實(shí)際工作看，本著“以學(xué)生為本，以教師為本，以各教學(xué)單位為本”的原則，實(shí)行院系兩級(jí)學(xué)籍管理，充分放權(quán)給系部，有利于調(diào)動(dòng)系部管理的積極性，提高學(xué)院整體的工作效率，提升學(xué)籍管理的質(zhì)量。教務(wù)處在兩級(jí)學(xué)籍管理中主要負(fù)責(zé)全日制本科學(xué)生考績(jī)、學(xué)籍管理流程和相關(guān)規(guī)章制度的宏觀管理，院學(xué)位委員會(huì)日常工作和學(xué)士學(xué)位評(píng)定、授予的審查；學(xué)生系部則負(fù)責(zé)學(xué)生成績(jī)的登錄、核對(duì)、存檔與學(xué)籍異動(dòng)，對(duì)本系部所屬畢業(yè)生進(jìn)行畢業(yè)資格審核并報(bào)教務(wù)處備案。同時(shí)，可以采取建立學(xué)籍管理月報(bào)制度等行之有效的手段來(lái)強(qiáng)化學(xué)籍管理。

2.建立各部門(mén)之間的協(xié)作機(jī)制。學(xué)籍管理不僅是教務(wù)處和各系部的事情，它還涉及到招生辦、財(cái)務(wù)處、學(xué)生處、后勤處、組織部、校醫(yī)院等多個(gè)部門(mén)，這就需要這些部門(mén)通力配合，才能使學(xué)籍管理順暢地進(jìn)行下去，因此，建立各部門(mén)長(zhǎng)效的協(xié)作機(jī)制，明確各自的職能范圍，是各部門(mén)通力合作的重要保障。

3.建立定期培訓(xùn)機(jī)制。學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確且專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，它要求學(xué)籍管理人員在法律、檔案、服務(wù)、學(xué)習(xí)等四個(gè)方面都具有較高的意識(shí)，這不僅要求管理人員本人在日常工作中要善于總結(jié)和學(xué)習(xí)，還要求學(xué)籍主管部門(mén)多給管理人員提供培訓(xùn)、學(xué)訪和交流的平臺(tái)，以提高學(xué)籍管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，擴(kuò)大學(xué)籍管理人員自身的知識(shí)視野。同時(shí)，鼓勵(lì)學(xué)籍管理人員進(jìn)行申報(bào)課題、撰寫(xiě)相關(guān)論文等科研，總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)、研究管理方法，并且將研究成果運(yùn)用到實(shí)際工作中去，以提高學(xué)籍管理質(zhì)量。

4.完善教務(wù)管理軟件。信息化時(shí)代下的高等學(xué)校基本上都實(shí)現(xiàn)了教務(wù)管理電子化，學(xué)籍管理是其中重要的一部分。從實(shí)際情況看，教務(wù)管理軟件已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了學(xué)生進(jìn)行選課、成績(jī)查詢(xún)，教師進(jìn)行課程查詢(xún)、成績(jī)錄入等操作，但還有一些功能需要進(jìn)一步完善，如畢業(yè)資格審查不能完全運(yùn)用教務(wù)管理軟件來(lái)進(jìn)行審查、教材管理中學(xué)生還無(wú)法查詢(xún)到自己使用教材的情況及教材庫(kù)建設(shè)等，同時(shí)，各個(gè)高等學(xué)校的教務(wù)管理和教育部學(xué)信網(wǎng)數(shù)據(jù)對(duì)接、高校內(nèi)部數(shù)據(jù)共享等也是需完善的地方。隨著教務(wù)管理信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，高等學(xué)校每年應(yīng)適當(dāng)增加對(duì)教務(wù)管理軟件方面的資金投入，確保教務(wù)管理系統(tǒng)必要地升級(jí)，以解決不斷出現(xiàn)的新問(wèn)題。

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