高校人事檔案管理的問題及對策分析

【摘 要】人事檔案主要是由人事、組織等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎懲等方面的原始記錄，是人事管理與開發(fā)的重要依據(jù)。本文結(jié)合高校人事檔案的特點(diǎn)，分析了高校人事檔案管理中存在的問題并提出了對策。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 高校 對策

一、高校人事檔案管理

（一）人事檔案管理

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎懲等方面的原始記錄。

人事檔案管理是管理人事檔案并提供檔案和檔案信息為用戶服務(wù)的工作。人事檔案管理的主要環(huán)節(jié)包括收集、整理、鑒定、保管、編目（檢索）、編研、利用服務(wù)和統(tǒng)計(jì)。我國人事檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

（二）高校人事檔案管理

高校人事檔案管理是高校人事管理的基礎(chǔ)工作，是高校教學(xué)、科研、職稱評定、考核任用干部的重要依據(jù)。

高校人事檔案管理的對象是高校教職工檔案。而高校教職工作為一個非常特殊的社會群體，具有與其他任何社會群體不同的特征。高校教職工的一個顯著特征就是受教育背景差別巨大。這種背景差異不僅體現(xiàn)在學(xué)歷層次上，也體現(xiàn)在受教育文化背景上。高校不僅擁有只有小學(xué)畢業(yè)等初級文化程度的工勤人員，也有研究生畢業(yè)的教師和管理人員。可以說，任何一種類型的學(xué)歷層次，都能在高校中找到。另外，不少高校教師和管理人員都有海外留學(xué)背景。這種受教育背景差別巨大，導(dǎo)致了高校教職工工作業(yè)績差別巨大，并使得由此所產(chǎn)生的檔案資料更為復(fù)雜多樣。

同時，伴隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校教職工達(dá)到了前所未有的數(shù)量。高校教職工接受繼續(xù)教育、公派出國、職稱晉升、干部選拔等活動也日益頻繁，使得他們的人事檔案資料頻繁變動。面對著復(fù)雜多樣并且變動頻繁的檔案資料，人事管理部門每次都必須進(jìn)行鑒別和整理，工作非常繁重。

二、高校人事檔案管理工作的問題

（一）人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠

長期以來，一些高校領(lǐng)導(dǎo)比較輕視人事檔案管理工作，對人事檔案管理工作不聞不問。他們認(rèn)為人事檔案管理工作是單位的支撐服務(wù)性工作，不是單位的主要工作。只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。

（二）人事檔案存在嚴(yán)重的斷檔和人檔分離現(xiàn)象

隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕薄：艽笠徊糠帧吧鐣恕钡臋n案并沒有隨之流動，造成了嚴(yán)重的斷檔和人檔分離現(xiàn)象。檔案存于原工作單位，由于人才的流出，原單位檔案管理人員不再對此人的檔案進(jìn)行更新，流出后的工作經(jīng)歷一片空白，就存在了斷檔現(xiàn)象。一些單位將人才引進(jìn)后，很少去查看求職者的檔案，用人單位也基本是以個人的實(shí)際業(yè)績來考評員工。而人事檔案掛在人才市場，但是檔案內(nèi)容并沒有更新。另外許多單位對檔案沒什么要求，棄檔不用的人員也越來越多。

（三）人員配備不足

目前大部分高校僅配備1～2人的人事檔案管理人員。既要維持大量借閱、查詢、日常維護(hù)工作，又要做好檔案資料的收集、整理、分類、編目、排架、電腦輸入、編研工作，導(dǎo)致了檔案人員工作量過大。又因?yàn)楹芏喔咝５娜耸聶n案管理人員是由人事部門的工作人員兼任的，專職檔案員很少，具有檔案專業(yè)技術(shù)資格的專職檔案管理人員則更是鳳毛麟角。在這種狀況下，工作中的錯漏也難以避免。

（四）人事檔案管理的信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，檔案管理信息化程度也在不斷提高。但由于缺乏具有現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)管理技術(shù)操作技能的檔案管理專業(yè)人才，工作效率低下，準(zhǔn)確性差，與高校人事檔案管理信息化程度的要求仍相距甚遠(yuǎn)。

三、高校人事檔案管理工作的對策

基于以上高校人事檔案管理中的問題，我覺得應(yīng)從以下幾方面入手進(jìn)行改進(jìn)：

（一）管理體制改革，實(shí)現(xiàn)管理模式科學(xué)化

當(dāng)前各單位部門的人事檔案管理體制的本質(zhì)就是各個不同群體間權(quán)力作用和利益的分配，構(gòu)成了一個自上而下的權(quán)力利益體系，維持著單位的日常運(yùn)作。在高校人事檔案管理上，高校應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案管理的垂直領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)集中領(lǐng)導(dǎo)與分層管理相結(jié)合，責(zé)權(quán)利分明，提高了辦事效率。

（二）提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，對于職業(yè)素質(zhì)要求很高。人事檔案管理員不是兼職的人事管理人員，也不是解決引進(jìn)人才配偶的“自留地”。一方面要大力引進(jìn)各類檔案管理的專業(yè)人才，另一方面要提高人事檔案管理人員自身職業(yè)道德、職業(yè)技術(shù)素質(zhì)，增強(qiáng)責(zé)任心。人事檔案管理人員必須認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

檔案管理人員不僅要充分利用現(xiàn)有人事檔案信息管理系統(tǒng)和人事檔案數(shù)據(jù)庫的技能，還要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案信息管理系統(tǒng)的二次開發(fā)，完善人事檔案信息管理系統(tǒng)的功能，提高人事檔案信息管理系統(tǒng)的使用性能。現(xiàn)在高校人事檔案部門使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)多用FoxPro，作為數(shù)據(jù)庫管理軟件在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統(tǒng)，它已經(jīng)無法滿足發(fā)展的需要，應(yīng)該選擇適用于多種操作系統(tǒng)、多種硬件平臺的具有多用戶、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，具有客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如Oracle、Sybase、微軟的SQL Server等。

總之，高校人事檔案管理除了保管好人事檔案的同時，還要大力發(fā)揮人事檔案的利用價(jià)值。管好用好高校人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。我們應(yīng)該在新的時期充分發(fā)揮其作用，讓人事檔案管理工作更好地為高等教育發(fā)展服務(wù)。