淺談對高職院校教學秘書的認識

【摘 要】教學工作是高職院校所有工作的中心工作，而教學管理工作則又是高職院校教學工作中的重要工作之一。高職院校的教學管理隊伍包括學院主管教學院長、教務處管理人員、各系主管教學副主任和教學秘書，其中教學秘書是高職院校教學管理隊伍的重要組成部分。

【關鍵詞】教學秘書 教學管理 高職院校

高職院校教學管理工作是整個學校教學行政工作的重要組成部分，在學校辦學目標實現過程中的特殊作用是有目共矚的。教學秘書主要負責基層教學事務，在教學管理系統中發揮著重要的作用。教學秘書是高職院校設于各院（系）的基層教學管理崗位，主要職責就是輔助各院（系）領導做好各項日常教學事務的管理，及時完成對教學資源的協調配置。在整個高職院校的教學管理系統之中，教學秘書的作用舉足輕重，是整個系統的樞紐，如果樞紐運行不暢，就會導致整個教學管理系統的癱瘓，破壞正常的教學秩序，從而引起整體教學管理水平的下降，影響教學質量。

因此，如何保證高職院校教學管理工作具有科學的運行機制，不僅是我們高職院校教學管理工作者普遍關心的問題，也是高職院校教學管理理論工作者十分關注的研究課題。根據本人近十年在高職院校擔任教學秘書一職的工作，從以下三個方面來談談對高職院校教學秘書的認識。

一、高職院校教學秘書的主要工作要求

隨著我國高職教育改革的不斷深化，高職院校的發展對管理人員提出了越來越高的要求。

高職院校教學秘書工作總結起來主要有以下幾個方面：協助院（系）領導制訂（修訂）各專業教學計劃和各課程教學大綱，送教務處審批；學期結束前，協助院（系）領導確定落實下學期教學任務，收集整理各門課程的教學日歷，送院（系）領導審批后報教務處并分送有關任課教師；協助院（系）領導組織好學期期中、期末的教學檢查工作；負責臨時性的調課事宜，并通知有關師生；負責安排學生考查、考試、補考工作，辦理學生學籍注冊、休學、退學、復學、轉學等有關手續；負責組織訂購、送印、發放教材和教學參考資料；負責管理學生成績登記表、教學文書檔案工作；了解教師的教學進修、科研情況以及學生學習情況，搜集學生對教學的建議和意見，協助院（系）領導總結推廣教學、科研、進修經驗；做好畢業生畢業前各學期成績的整理工作。

工作性質決定了教學秘書應具有不同于教師、資料員的能力。

二、高職院校教學秘書的工作特點

高職院校教學秘書的工作主要是協助系主任處理日常系里的具體事務，執行系領導指派的工作，是系領導的助手。教學秘書的工作既有制訂教學計劃、任課申報、申請專業、對教師教學效果的考評等活動，又有參加校內各機關的會議、與上下級溝通的交往活動。主要工作有以下幾個方面：

第一，教學秘書要具有較高的業務水平，具備綜合處理教務安排和教學安排的能力，做好中間的聯系作用，上傳下達，配合院（系）辦公室處理日常的教務管理工作，并協助領導做出決策。其中教務安排包括：課程設施，教室安排，調整課時，數據匯總，期末考試安排、英語四六級考試、專升本考試、監考安排、試卷整理等等；教學安排包括教學內容、日志日歷，授課大綱、教學統計、教材征訂等。

第二，教學秘書要具有很強的溝通協調能力，起著“上令下達、下情上奏”的作用。既要準確地將教務處的規章制度、文件精神及時準確地傳達給院（系）領導、教師和學生，又要將教師教學工作情況、師生的意見和教學管理中出現的問題及時向上級匯報。

第三，教學秘書要具有良好的思想素質，包括高尚的政治覺悟，良好的職業道德和吃苦耐勞、任勞任怨的精神。教學秘書的主要工作職責就是為教學做好服務工作。無論是上級指示，還是日常的教學工作都要想方設法地及時完成，做到不壓事、不誤事。并堅持實事求是的原則，不搞形式主義，認真對待每件工作，以優質、高效的工作贏得老師和學生的信任和支持。必須加強學習，不斷提高政治、業務、身心素質。高校教學秘書工作需要具備一定的理論功底，因此，必須加強學習。

第四，教學秘書要對學生進行有效的管理，既要維護學校的權威和規章制度的嚴肅，又要愛護學生，盡可能地提供人文關懷。

三、高職院校教學秘書在教學管理中的樞紐作用

隨著高等教育的發展和教育教學改革的不斷深化，高職高專的教學管理工作有了很大的變化，而教學秘書則是高職學校基層教學崗位中最為直接的教學管理人員。既是教學管理工作的執行者又是教學活動的組織者，是師生間的橋梁又是學校職能部門的紐帶。

教學秘書的職能和作用。教學秘書受高校教務處和院（系）主任雙重領導，日常工作是協助校教務處系主任處理學校的日常教學管理工作，是高校教務處和院（系）教學主任的得力助手，是聯系學院、教務處、院（系）領導、教師和學生之間的橋梁和紐帶，負責各種教學管理信息的上傳下達。同時，教學秘書戰斗在教學活動的前沿陣地，熟悉教學相關的各項政策，對教師的科研工作非常熟悉，并熟悉教學人員的具體工作環境和工作情況，能夠很好地將這類信息反饋給校主管領導，有利于領導做出正確的教學決策。

總之，在社會競爭日益激烈的今天，作為教學秘書，認識一個合格教學秘書的能力結構，對增強高職院校的競爭力和生存力具有重要的意義。高校教學秘書是院系教學管理工作的重要力量，為老師搞好服務是教學秘書重要的工作職責，并要以全心全意為師生服務工作。

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