科研管理體系化探討

摘要：隨著企業業務的不斷拓展，科研管理日益復雜。多種管理體系共同作用，是當前大多科研單位的普遍現象，如何較好地解決諸多管理體系的匹配和融合，成為不少企業目前亟待解決的問題。本文以管理體系化建設的思想，提出以模塊化設計為思路構建體系、以底層“執行文件”為紐帶融合體系、以效能評估為切入改進體系，從而系統持續地推進科研管理體系化建設，旨在為促進企業管理提升提供幫助。

關鍵詞：管理體系化 模塊化 體系融合 管理提升

隨著國家經濟的快速發展，科研單位型號研制任務也急劇增長，為確保型號研制工作的安全、優質、順利開展，國家有關機關從不同角度開展了不同側重的管理活動，也對承擔型號研制任務的廠家提出了強制性的資質要求，如：質量體系認證、保密體系認證、環境/職業安全體系認證等；加之研制單位為了自身發展和內部管理，所制定的市場管理體系、技術發展體系、績效考核體系等；諸多體系的建設和運行，一方面，促進了研制單位的管理工作不斷改進和規范，另一方面，也使得科研管理工作變得日益復雜，管理頭緒更加繁多，企業管理者要投入極大精力關注不同角度的管理工作，任務執行部門更是要頻繁應對來自不同方面的管理檢查，總體管理效能難以得到有效發揮成為諸多研制單位普遍存在的問題。

目前，大多科研單位的組織結構，普遍為各不同部門履行其既定職能的條塊式管理模式，質量、安全、保密、進度等管理要素由各自不同的職能機關歸口負責，各管理機關根據自身的管理目標和職責，分別制定有利于自身管理的、有不同側重的規章制度和管理體系，各管理要素間難以達到合理的匹配和協調，到了執行環節，效率與安全、進度與質量等諸多管理要素間的沖突和矛盾時有發生。為解決這一問題，使得各不同管理要素能夠得到有效的融合和匹配，系統地提升管理效能，本文提出以模塊化思路推進科研管理體系化建設，通過最底層的“執行文件”對各類管理要求進行融合，以管理效能評價促進各類管理體系的不斷協調和總體管理工作的不斷改進，目的在于為研制單位系統地推進管理提升提供一種思路。主要包括科研管理的職能、科研管理體系構建、科研管理體系化建設推進、科研管理體系化建設的效果預估等內容。

1 科研管理的職能

隨著科學技術的進步和社會經濟的發展，現代企業要想長期立于不敗之地，必需要持續提供優質的產品，不斷發展自身技術、努力開拓市場領域并最大化的增加效益，必然會使企業的業務范圍和內容不斷增加并向縱深發展；相應的，其管理職能也將隨之不斷的擴充和深化。一個單位的業務及其特點決定了其管理的職能，目前，隨著型號研制任務的增加，諸多研制單位的業務量不斷增長，技術難度也越來越大，為使企業在完成既定任務的同時得以持續發展，大多研制單位均從戰略的高度，賦予了自身更加豐富的管理職能，歸納起來主要有：

1.1 完成任務

保質、高效完成當前型號任務，是軍工企業生存的前提，也是國家賦予的責任和使命。

1.2 發展技術

為滿足持續發展和長遠目標實現，必須不斷提升技術能力。

1.3 開拓市場

提高市場占有率，增強企業品牌效應，是一個企業生存和發展的必然。

1.4 增加效益

健全財務管理，優化資源配置，促進工作效率提高，最大化發揮企業增長潛力。

根據企業性質及業務特點的不同，其主要管理職能也會有所不同。但是，不管其差異如何，總體上，各管理職能間是相互影響、相互支撐、相互促進的，他們共同作用，推動企業持續發展。

2 科研管理體系構建

2.1 科研管理體系架構

體系是系統思維的一種表現形式，泛指一定范圍內或同類事物按照一定秩序和內部聯系組合而成的整體，是不同系統組成的系統。體系可大可小，總體系可包含無窮深入的、多個層次的小體系。而體系化建設，系指在總體系框架下，以持續構建和完善各類有機聯系的體系為手段，達到預期目的的過程。

科研管理體系架構通常由兩方面構成，一方面是按照上述不同的管理職能，結合科研單位自身業務特點，并滿足各管理要素的要求，所形成的各類管理子體系的集合，如：質量管理體系、安全管理體系、技術發展管理體系、收支預算管理體系、市場管理體系等；另一方面，是為科研管理的持續改進，而設置的效能評價體系，規定了上述各體系運行是否科學、有效的評價標準和依據，同時對各體系的協調性、合理性、統一性予以評價。二者既有區別又相互融合，推動科研管理體系化工作不斷完善、持續改進并協調開展。

2.2 科研管理體系構建方式

科研管理體系總體上按照模塊化思路構建，所謂模塊化，是指解決一個復雜問題時自頂向下逐層把系統分解為若干模塊的過程；一般情況下，模塊具有以下幾種基本屬性：接口、功能、邏輯、狀態；接口、功能、狀態反映其外部特性，邏輯反映其內部特性。

具體到科研管理體系構建，首先，對企業所涉及的業務流程結合專業特點和組織結構進行模塊化分解，形成層級明晰的業務模塊樹；其次，按照企業管理職能全面梳理所涉及的管理要素，確定每一管理要素的具體管理要求（通常為管理手冊）；然后，就業務模塊樹的每一模塊，根據某一管理要素的要求，從業務特點和管理職責兩方面考慮其外部特性，即確定每一業務模塊的接口、功能和期望達到的狀態，這樣即可進行某一管理要素所對應的該業務模塊的管理流程的編寫，最后，將所有業務模塊的管理流程組合，即可形成對應某一管理要素的科研管理子體系。所有管理要素所對應管理子體系的集合，則構成了整體的科研管理體系。

管理流程和體系構建過程中，應在各階段組織充分的討論和評審，盡可能地做到體系內各模塊間接口明晰、各模塊功能完整，體系整體邏輯清晰、狀態有效。同時，管理體系構建時，要充分遵循現行標準、規范和其它管理文件。

科研管理體系構建要結合企業當前現狀，充分繼承已有成果，對于已有的體系，進行全面梳理，按模塊化方式進一步改進，對新建體系，按照上述思路構建。總之，按照統一規劃、穩步推進、逐步完善的原則進行。

2.3 各科研管理子體系的融合

目前，大多科研單位的管理體系文件主要由管理手冊、程序文件、作業文件三個層次構成，也有些體系文件包括管理手冊和程序文件兩層，這是根據管理對象和管理要素的特征進行設計的，可不必完全統一。為了管理體系的頂層設計層次明晰，這里對各層級管理文件的概念予以明確：

管理手冊：是證實或描述文件化管理體系的主要文件，是闡明一個組織某一方面的管理方針，并描述相應管理體系的文件。

程序文件：程序文件是對組織運作過程的詳細描述和規定，也是標準條款在組織實際運作過程中的應用。程序文件的編制應與企業的組織結構相適應。

作業文件：是對企業某一業務流程的文件化描述，類似于軟件編制中的流程圖。

由于所有的管理要求在執行環節，均要體現在具體的一項業務或一個操作中，同時，考慮到現有子體系自身的完整性，因此，設想增加最底層管理文件——執行文件，將所有子體系的管理內容均體現在“執行文件”中，執行文件面向業務或操作的步驟而設計，體現各子體系涉及該業務或操作的管理要求，并考慮高效率、標準化等通用要求。實質上，是通過“執行文件”，實現各子體系管理要求上的融合。

“執行文件”編制辦法可按照“程序化管理”的要求進行。所謂“程序化管理”，是對一系列按照工作內在邏輯關系而確定的相互關聯的活動所實施的管理方式。通常將反復出現的業務編制成具有確定性的程序，這些程序要說明進行某種活動或完成某項工作的內容、操作方法及其相應的規則系統和前后銜接遞進關系（類似于軟件的程序語句），執行人員只要按照編制好的程序去做，就可以得到較好的效果。

編制“執行文件”時，應先對某一業務模塊按照所對應的管理子體系（通常為質量管理體系）作業文件的要求進行程序化分解，其次，逐步將所涉及的其他管理體系的管理要求逐項賦予每一步動作或行為中，然后將每一步及其所有管理要求進行組合，并按照高效、標準化的原則進行優化和修訂，便形成相應業務模塊的“執行文件”，同時，通過“執行文件”對各管理要素的融合，也使得各管理體系的沖突和矛盾得以較為全面、直觀地反映，以便較早予以修正和完善。

2.4 科研管理體系的效能評價和持續改進

為使科研管理體系能夠持續完善和不斷改進，建立管理效能評價體系是必需的。如前所述，科研管理體系架構通過最低層的“執行文件”體現針對某一業務模塊的所有管理要求，使得所有職能管理體系在業務流程的每一個環節得到有機關聯和融合，并進而在程序化的實踐中對各管理體系的合理性和匹配性予以驗證。管理效能評價的作用則是將各職能管理體系作用的結果，以一系列適用的方法進行分析、評定后，自下而上地反饋至各管理體系的相應環節，以便針對性地進行改進。

管理效能評價體系的范圍要涵蓋科研業務及其管理要素所涉及的所有上述職能管理體系，并根據科研業務的特點不同確定相應的評價辦法，通常可采用試驗驗證法、評審法、客戶滿意度測評法、打分法等，總之，要綜合考慮體系運行效率、工作質量、管理成本等諸多方面。

為使管理效能評價工作能夠持續健康開展，企業應指定第三方部門（既不是體系的組織制定者，也不是執行者）歸口管理效能評價和科研管理體系化建設工作，該部門對“執行文件”的組織制定和管理效能評價進行全面系統管理，并負責將評價結果反饋給相應體系的管理部門，這有利于中立、客觀地暴露各職能管理體系存在的不足和問題，為體系化建設工作的良性開展提供組織上的保障。

3 科研管理體系化建設推進

科研管理體系化建設工作應與企業業務工作一并納入計劃管理，明確時間要求及相關責任，高效推動。通常，對新建體系，列專項計劃、組建專項團隊推進，對于已有體系的改進完善，管理改進的計劃內容應與相應時間段內的業務計劃內容相關聯，并包括體系應用、體系效能評價及改進措施落實等方面。體系化建設推進工作的計劃制訂、下發和監督執行應由歸口管理體系化建設工作的部門負責。

4 科研管理體系化建設的效果預估

從某種程度上講，管理就是一個體系化的過程，對于科研管理體系，通過以模塊化設計為思路系統構建、以“執行文件”為紐帶實現融合、以效能評估為切入改進完善、以綜合計劃為手段持續推進，實現從構建、融合到落實、改進的全過程管控；通過自上而下模塊化逐層分解，自下而上的與實際運行密切結合的效能評估，以及第三方歸口管理的順暢反饋和過程監督，周而復始，實現不斷完善和持續改進；通過計劃管理，將業務推進與管理推進相結合，促進各項工作系統、協調開展。通過科研管理體系化建設，進一步促進各業務、各子體系間的相互協調、相互促進、相互補充、相互強化，以實現企業在改進管理、提升技術、推動任務等方面的全面發展。

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