企業檔案信息化淺析

摘要：本文主要論述中小企業檔案信息化建設的主要意義和實施要點難點，以及管理好企業檔案所需要解決的問題。

關鍵詞：企業信息化 檔案管理

在今天高速發展的信息化社會，信息化建設已成為檔案管理的必然趨勢和唯一選擇。對于當今的中小企業來說實現檔案信息系統化，是體現檔案管理系統功能的基礎和手段。檔案信息化是需要多種專業人才相互配合，多部門相互協作的系統工程，所以協調組織中各專業人員加以科學的管理和決策，是十分必要的。如企業落實檔案信息化可以實現檔案信息的數字化和網絡化；進而實現檔案信息保管、存儲、查閱和借用的一體化，使檔案資源利用最大化。隨著企業的高速發展，檔案管理往往因為檔案數據冗余、保管條件不佳、檔案查找效率低、管理人員知識單一等問題成為木桶效應的短板。要想解決這個短板就必須走實現檔案管理信息化這條路。

1 現階段中小企業在信息化進程中存在的不足

1.1 對檔案管理信息化建設的認知水平和推行動力的缺失 當今各中小企業中檔案管理工作很多還停留在手工錄入、檢索、借閱，認為檔案登記不再是以前的紙質的賬本而是登記在電腦中就是信息化。但是這樣依然會存在登記、錄入、檢索借用過程較慢，電腦中保存的信息量較小，非檔案管理人員無法利用等不足，加之檔案管理人員知識結構單一，對檔案信息化建設缺乏正確的理解，往往會造成檔案利用率過低，對現有檔案資源開發利用不足等缺點。

1.2 信息化進程程度不足 信息化建設乃至云辦公是企業的發展方向和必經之路，但很多企業信息化進程的不足導致很多檔案無法實現電子文檔化，很多陳舊的檔案隨著時間的推移而破損。就算實現檔案電子化也需要加以鏡像備份、殺毒、加密等軟硬件的輔助，如若不然在遭遇病毒、黑客和硬件損壞等情況檔案安全會遭受嚴重的威脅。

1.3 檔案管理標準、制度及規范的不足 檔案管理信

息化的前提是檔案管理的標準化和規范化。但現實的情況往往是計算機硬件型號老舊或參差不齊，軟件通用性和實用性不佳很難與其他大型軟件系統兼容。檔案規范制定的不足或檔案編碼的不完善導致檔案信息交流和使用中不同程度的受到限制。加之沒有后續信息技術的投入和支持久而久之會形成信息化孤島現象。

1.4 檔案管理人才的缺失 凡是與管理二字相關的都離不開人才，在檔案管理中也是以人才為中心。在檔案信息化的實施中需要既懂檔案管理又懂信息化的復合型人才。現如今的普遍現象是單一的操作人員居多而懂得系統維護和代碼編寫的復合型人才匱乏，這使得人才成為檔案管理信息化建設的瓶頸。

2 實現檔案管理信息化必須從以下幾個方面著手

2.1 加強對檔案管理部門的硬件建設 計算機具有運算速度快，精確度高和邏輯判斷能力強等特點，在檔案的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作計算機的運用有無可比擬的優勢。要想快、準、全地使用借閱檔案信息就要在硬軟件上增加投入，實現檔案部門的計算機全覆蓋，為檔案管理實現信息化提供必要的硬件保障。上線軟件可對檔案自動編目、檔案檢索、檔案存儲、檔案業務管理以及文檔一體化管理等工作職能實施信息化。

2.2 加強檔案電子化信息資源建設 檔案信息電子化就是用計算機對企業內各種檔案文獻進行收集、篩選、加工和整理，使之轉化為電子信息供人們利用。隨著檔案數量的增加和檔案存放時間的增長，檔案存在自然老化和人為損害等難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲和光盤存儲，不僅解決檔案信息存儲難的問題還能提高檔案工作效率。在檔案軟件使用方面，如果檔案軟件缺乏通用性。檔案部門使用的軟件互通性不佳，不便于文件檢索和檔案信息管理，就不能利用計算機來完成信息管理工作，這將會極大地制約檔案信息電子化的進程。

2.3 加強檔案數據庫建設 很多企業還沒有意識去建立一個電子檔案系統來管理日益增多的檔案，當前企業的檔案信息系統和網絡建設一般多有規范性、開發性、共享性較差這幾個特點，不能適應檔案信息資源共享的需求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發檔案管理系統，在編制檔案的機讀目錄的同時也可引進條形碼編制等輔助系統來加強檔案文件的保存。

2.4 創新檔案管理制度 制定適應信息化建設的檔案管理制度，健全和完善檔案管理業務流程，明確電子檔案工作環節和步驟。制定必要的安全措施，對已電子化的檔案實行加密和備份，確保電子檔案的安全性與完整性。

2.5 加強檔案信息化人才的培養 檔案信息化建設除了需要大量的技術支持以外，關鍵的問題在于要加強人才隊伍建設。實現檔案信息化意味著檔案的歸檔、檢索、信息傳遞和利用都是在計算機上完成的。這就要求檔案管理人員不僅要完成電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。相應的培訓部門應有計劃地對檔案管理人員進行信息化培訓，從而不斷提高他們的工作技能。對于檔案管理人員應強化信息化意識，積極參與信息化培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平，才能滿足信息化發展對檔案工作的需求?？傊髽I檔案實現信息化、數字化、網絡化是當今世界和社會發展的大趨勢。檔案部門應在此項工作加大投入，加強檔案信息化的利用，為企業的生產建設提供理想的信息共享和利用環境。只有實現企業檔案工作的信息化，才能和企業的發展相協調，才能適應不斷變化的外部環境的需要，為企業提高市場競爭力，實現可持續發展做出更大的貢獻。

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