大型會議活動專項經(jīng)費監(jiān)管思路淺析

●張世勛

各地舉辦的大型會議活動，如貿(mào)易洽談會、承接產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移活動、產(chǎn)品博覽會等，在促進本地經(jīng)濟社會發(fā)展方面發(fā)揮了重要作用。會議活動期間經(jīng)費加上前期經(jīng)費，支出動輒幾百、上千萬，財政部門事先會預(yù)撥一部分專項經(jīng)費，會議活動結(jié)束后一并審核撥付。工作實際中，個別承辦單位不注重專項經(jīng)費使用管理，致使部分經(jīng)費支出不能按照財政財務(wù)的規(guī)定得到審核認定，從而帶來諸多弊端。因此，要確保大型會議活動的圓滿舉行，確保專項經(jīng)費支出得到審核認定并及時支付，必須科學(xué)使用、管理、監(jiān)督大型會議活動專項經(jīng)費，筆者就此談幾點看法。

一、大型會議活動的特點

大型會議活動的特點既是承辦單位工作的著力點，也是專項經(jīng)費監(jiān)管必須考慮的關(guān)鍵點。大型會議活動一般有以下特點：一是舉辦規(guī)格高。區(qū)域性的會議活動一般是省級政府和中央部委共同舉辦的，受邀請的人員有相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)、院士、高校專家學(xué)者、大型企業(yè)集團高層領(lǐng)導(dǎo)等；二是邀請人員多。受邀參加會議活動的人員有幾千人，與之相關(guān)的展館參觀、會場儀式、食、宿、行等支出費用較高；三是承辦單位、會務(wù)人員多。與會議活動相關(guān)的單位都參與會議活動中，一個單位分包一項或幾項活動，有的單位全員參與到會務(wù)工作中，部分會務(wù)活動由社會公益捐助，一部分會務(wù)工作實行外包；四是活動內(nèi)容細。活動內(nèi)容有綜合活動、專項活動；有來賓接待、開幕式、論壇、項目考察、簽約儀式等；有印刷、宣傳、醫(yī)療保障、交通、通訊、住宿、場地布置、接待等；五是前期活動雜。大型會議活動時間一般集中在三天左右，為了做好會議活動期間的工作，承辦單位前期做了大量準(zhǔn)備工作如事務(wù)協(xié)調(diào)、宣傳推介、聯(lián)絡(luò)等，經(jīng)費支出也是一筆不小數(shù)目。

二、大型會議活動專項經(jīng)費管理使用存在的不足

大型會議活動在承辦單位的精心準(zhǔn)備下，舉辦很成功，但由于對專項經(jīng)費管理使用不夠重視或監(jiān)管薄弱，為以后的專項經(jīng)費審核結(jié)算留下了隱患，甚至導(dǎo)致專項經(jīng)費資金不能依法依規(guī)撥付。

（一）專項經(jīng)費使用方案確定遲

舉辦大型會議活動力求取得明顯成效，然而，由于參加人員、項目內(nèi)容等許多事項不能提前明確，會議活動方案一再修改細化，一般在會議活動舉行前一個月才能最終定稿，沒有留下足夠的時間給專項經(jīng)費預(yù)算編制、場地布置、物資服務(wù)政府采購等會務(wù)活動，致使一些會務(wù)工作倉促上馬，未能按照財政財務(wù)制度要求進行。

（二）專項經(jīng)費預(yù)算編制不夠細化

在承辦單位的經(jīng)費預(yù)算申請文件中，僅泛泛列舉了如場地布置費、印刷費、宣傳費、交通費、接待費等幾大項費用總數(shù)，對于每項活動具體環(huán)節(jié)、具體費用支出內(nèi)容、所需經(jīng)費數(shù)額計算等說明不夠詳細。在執(zhí)行中，資金管理使用比較粗放，支出內(nèi)容不具體明確，支出標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一規(guī)定，如住宿標(biāo)準(zhǔn)、接待標(biāo)準(zhǔn)、專家費標(biāo)準(zhǔn)、會務(wù)人員經(jīng)費、儀式會場布置標(biāo)準(zhǔn)等。

（三）事前審核、事中監(jiān)管不到位

大型會議活動實施前，相關(guān)部門沒有對專項經(jīng)費預(yù)算進行嚴(yán)格審核把關(guān)，要求完善預(yù)算明細，剔除不必要、不合理開支，缺乏事前審核監(jiān)督。在會議活動實施過程中，沒有按照規(guī)定使用大型會議活動審批報銷單等內(nèi)部約束措施，支出內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)控制力不夠，一些明顯不符合規(guī)范的支出沒有被拒絕支付，經(jīng)費支出監(jiān)管力度較弱。

（四）內(nèi)控措施缺位或執(zhí)行不到位

承辦單位把主要精力放在了做好會務(wù)工作上，不注重完善大型會議活動專項資金管理辦法，致使內(nèi)部控制措施缺位。有的承辦單位雖然有內(nèi)部控制制度辦法，規(guī)定也較為詳細，但在實際操作中很多方面卻未按規(guī)定執(zhí)行。如對于已下達財務(wù)控制數(shù)的支出由申請人在支出額度內(nèi)報銷，卻沒有支出額度控制明細；對于超預(yù)算控制數(shù)的支出、未下達財務(wù)控制數(shù)的支出以及臨時追加的支出，按照先申請后支出的原則使用，實踐中往往是先支出后說明情況；所有支出活動實行一事一報，經(jīng)辦人員需提前提出用款申請，工作結(jié)束三日內(nèi)憑票報銷，實際上有的支出事項結(jié)束一個多月后才提交報銷資料。

（五）未嚴(yán)格履行政府采購規(guī)定

由于會期臨近、會務(wù)人員財經(jīng)法規(guī)意識淡薄等原因，在政府采購目錄及限額標(biāo)準(zhǔn)以上的服務(wù)類支出未嚴(yán)格按規(guī)定履行政府采購程序，如：場地布置、車輛租賃、宣傳、印刷等，容易誘發(fā)權(quán)力尋租等不廉潔甚至違法行為。

三、加強大型會議活動專項經(jīng)費監(jiān)管建議

為了確保大型會議活動圓滿舉辦，專項經(jīng)費審核撥付順利進行，筆者提幾點建議：

（一）堅持規(guī)模適當(dāng)、勤儉節(jié)約原則

按照中央政治局關(guān)于改進工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的八項規(guī)定，堅持規(guī)模適當(dāng)、勤儉節(jié)約原則，做到既成功舉辦大型會議活動，取得預(yù)期經(jīng)濟、社會效果，又減少經(jīng)費支出，節(jié)儉辦會，避免不必要的浪費和高消費。

（二）及早統(tǒng)籌確定會議活動方案

大型會議活動方案不確定，各項會務(wù)工作便無法有效進行。對于定期舉辦的大型會議活動，每屆活動內(nèi)容變化不會太大，活動方案在上屆活動日程安排的基礎(chǔ)上，突出今年的工作重點和特色，方案定稿要及早安排；對于臨時或一次性的活動，要超前謀劃，增強前瞻性和預(yù)見性，從而盡早敲定工作方案。或者總體方案不能完全確定，必要的、關(guān)鍵環(huán)節(jié)的活動安排可以提前明確，給會務(wù)準(zhǔn)備工作以充足的時間。

（三）強化會務(wù)人員財務(wù)知識的培訓(xùn)

在會務(wù)工作開展前，開展專門的專項經(jīng)費申報、使用知識培訓(xùn)會，強調(diào)財務(wù)規(guī)定的嚴(yán)肅性和重要性，在做好會務(wù)具體工作的同時，對相關(guān)支出標(biāo)準(zhǔn)、支出范圍、支出手續(xù)、支出資料的取得和保存等統(tǒng)一認知，避免出現(xiàn)超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍列支，沒有取得、保管好票據(jù)、表格、名單等基礎(chǔ)資料的情況，應(yīng)延誤專項經(jīng)費審核結(jié)算。

（四）提高專項經(jīng)費預(yù)算編制精細化水平

對于會議活動預(yù)算方案編制，要緊密結(jié)合會議活動總體方案，進一步細化活動工作方案細節(jié)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，結(jié)合活動具體內(nèi)容，細化專項經(jīng)費預(yù)算編制。在報送經(jīng)費預(yù)算申請文件時，注明活動方案明細、經(jīng)費用途、經(jīng)費測算內(nèi)容、測算依據(jù)以及相關(guān)文件的規(guī)定，為預(yù)算執(zhí)行、監(jiān)控、經(jīng)費審核認定等做足基礎(chǔ)工作。

（五）注重發(fā)揮事前專項經(jīng)費預(yù)算審核職能

專項經(jīng)費預(yù)算申請文件的批轉(zhuǎn)、審核部門在審核大型會議活動預(yù)算過程中要嚴(yán)格把關(guān)，審核專項經(jīng)費預(yù)算編制是否全面、是否達到了精細化要求、是否科學(xué)合理。進一步明確大型會議活動專項經(jīng)費支出內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、依據(jù)，從源頭上確保資金使用規(guī)范、有效。對于不符合財政財務(wù)要求的預(yù)算編制，要溝通協(xié)商承辦單位，以及時補充完善相關(guān)預(yù)算編制內(nèi)容。同時，加強對專項經(jīng)費使用情況進行績效管理，實施績效評價。

（六）健全內(nèi)部控制制度約束機制

在財政財務(wù)法規(guī)框架下，進一步強化內(nèi)部管理控制制度的健全和執(zhí)行。制定大型會議活動專項經(jīng)費管理辦法，細化專項經(jīng)費支出管理制度；設(shè)計合理的業(yè)務(wù)操作流程，如經(jīng)費支出業(yè)務(wù)審批流程等，資金使用實行“先申請，再執(zhí)行”的方法，確保制度的執(zhí)行力和有效性；加強內(nèi)控制度執(zhí)行過程中的動態(tài)監(jiān)控，以避免內(nèi)控制度流于形式，充分發(fā)揮內(nèi)部控制的作用；同時，健全財務(wù)檔案資料管理，規(guī)范財務(wù)行為，嚴(yán)密財務(wù)手續(xù)。

（七）嚴(yán)格落實政府采購相關(guān)規(guī)定

大型會議活動的場地布置、宣傳、印刷、車輛租賃等事項，一般都在政府采購要求的范圍內(nèi)，承辦單位工作人員盡管不是財務(wù)人員，也要增強政府采購的法制意識，認真執(zhí)行政府采購法規(guī)制度規(guī)定的工作程序和操作標(biāo)準(zhǔn)，合理確定采購需求，及時簽訂合同、執(zhí)行政府采購規(guī)定。■