淺析醫院基本建設檔案的規范化管理

陳 麗 任廣偉

（吉林省人民醫院，吉林 長春 130021）

淺析醫院基本建設檔案的規范化管理

陳 麗 任廣偉

（吉林省人民醫院，吉林 長春 130021）

基本建設檔案，簡稱基建檔案，是指一個建設工程項目從醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、監理文件、竣工驗收文件等內容。因其真實地記載了建設工程項目管理工作的全過程，詳細地記錄了單位事業發展的軌跡，在單位發展歷程中的作用愈來愈重要。

基建檔案；規范化管理

基本建設檔案，簡稱基建檔案，是指一個建設工程項目從醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、監理文件、竣工驗收文件等內容。因其真實地記載了建設工程項目管理工作的全過程，詳細地記錄了單位事業發展的軌跡，在單位發展歷程中的作用愈來愈重要。因此，作為醫院的檔案管理人員，要認真做好基建檔案的規范化管理工作。

那么，怎樣才能做好基建檔案的規范化管理工作呢？結合近10年的檔案管理工作經驗，筆者認為：

1 充分認識基建檔案的重要性，是做好醫院基建檔案規范化管理的前提條件

1.1 詳實記載醫院發展歷程，為推動醫院經濟的可持續發展提供了第一手資料

我院是吉林省衛生廳直屬的唯一一所三級甲等綜合醫院，始建于1946年，建院初期，只有20幾名醫務人員、10多張病床，日門診量不足30人，1955年醫院隨省委、省政府遷到長春，定址在紅旗街，占地面積為12700平方米。時至今日，我院已發展成為占地面積60000平方米、建筑面積138600平方米（僅業務用房就達115600平方米）、開放病床1698張、日均門診量2000余人的大型三級甲等綜合醫院。這期間，醫院的每一步發展都伴隨著基本建設的跟進，每一項基本建設工作都產生了一系列的檔案資料，這些檔案資料不僅是每個工程項目的歷史記錄，同時也是醫院各時期發展歷程的真實寫照，無論在工程的建設過程中，還是在工程完工投入使用后的運行、維護及后期改造工作中，都起著舉足輕重的作用。因此，做好基建檔案的管理工作，對推動醫院經濟的可持續發展具有重要的作用。

1.2 基建檔案真實再現醫院的發展面貌，為醫院的合理規劃、發展建設提供了歷史依據

作為醫院發展、建設過程中的第一手資料，基建檔案不僅從靜態上反映了一項工程的面貌，而且從動態上反映著該建筑的變化和發展，始終同它所反映的工程對象的實際面貌保持一致。這些檔案不但是工程項目建設過程的真實記載，同時對醫院發展和經濟建設起著重要作用，為醫院規劃、建設、管理工作提供可參考現狀和歷史依據，使醫院的未來規劃、改擴建等有據可查、有據可依，它不僅服務于今天，同時服務于未來。1998年發生的一件事使我深切地認識到了基建檔案的歷史依據性。那年我院擬對10號樓進行改造，該樓地上部分為辦公樓，地下部分為人防通道，因找不到當年的施工圖紙，使得該項目擱淺，至今這棟3層小樓仍以其原貌林立于高樓大廈之間，拆不得，改不得。

近幾年，由于我院進行整體規劃，基建工程項目逐漸增加，并且其中很多項目是交叉進行的，如5號樓的消防改造工程和裝修工程、9號樓的拆除重建和院內污水處理改造工程……，為保證工程的連續性、安全性、完整性，就需要查閱大量的檔案，以使各項工程合理、有序進行。

1.3 基建工程項目的復雜性決定基建檔案的重要性

基建工程項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜等特點，因此使得基建檔案成為一種特殊的多載體、多數量、高價值的檔案資源，同時也使其成為一種不可再生的、極其寶貴的財富。以我院的新建醫療綜合樓項目為例，僅前期立項階段就產生了大量的文件資料，如可行性研究報告、總體規劃方案、論證會議記錄、上報各主管部門的請示及其批復等；之后的開工手續（建設用地規劃許可證、土地使用證）辦理、環境影響報告、現場勘查測繪數據、專項審核報告……。各個環節環環相扣、相互制約、相輔相成、缺一不可，每一環節都會產生相應的、不可替代的文件材料，并且這一文件材料為下一步的實施計劃提供了政策依據、操作指導，成為下一步工作的指導性文件。這些文件材料不可避免的成為特殊的檔案資源，而每一份檔案資源都是無價之寶。

2 認真分析基建檔案存在的問題及產生原因，是做好基建檔案規范化管理的基礎

目前我院基建檔案的管理工作主要存在以下幾個問題：

2.1 原始資料殘缺不全。

基建檔案資料數量大、種類多、形式復雜，由于從事基建資料初期管理的工作人員所學專業與所從事工作不一致，缺乏檔案專業知識，特別是沒有認識到基建檔案的重要性，資料收集、整理和歸檔不及時，致使原始資料缺失、損壞，造成無法彌補的損失。

2.2 個別圖紙、數據與實際不符

一個工程項目在實施時，由于施工現場的特殊原因，圖紙需要變更設計，而竣工圖紙卻沒有做相應的修訂，致使圖紙與實際不符，將為后續工程及維護留下隱患。造成這一問題的主要原因是技術人員、工程監理缺乏檔案意識，沒有重視基建檔案的重要性，變更記錄不全，使工程圖紙失去其潛在的參考、應用價值，成為一張廢紙。

2.3 基建檔案沒有按時歸檔

按照我院檔案管理規定，在工程項目結束后相關技術人員應把所有的文件材料移交檔案室，由檔案管理人員對其進行整理、立卷、歸檔。但由于我院相關工作人員和技術人員不重視檔案工作，所以即使工程已經完工，相關的檔案資料卻并沒有移交檔案室立卷、歸檔。

產生這一問題的原因一是相關工作人員不重視、缺乏檔案意識；二是沒有專人負責基建檔案歸檔前的管理工作，導致工程完工后不能按時歸檔。

作為檔案管理員，要認真查找實際工作中存在的問題，分析產生問題的原因，同時制定措施并付諸實施，才能真正做好基建檔案的規范化管理。

3 提高素質，增強意識，依法管理，是做好基建檔案規范化管理的保證

3.1 積極開展《檔案法》等相關法律法規的宣傳教育工作，全員增強檔案意識。一套完整、準確、系統的基建檔案，必須增強全體參與人員的檔案意識，這是做好基建檔案管理工作的有力保證。

3.2 建立健全檔案管理機制，如《基建檔案收集、管理辦法》、《基建檔案歸檔范圍》等，使基建檔案歸檔工作有法可依、有據可查。

3.3 加強基建檔案的收集、整理工作，這是基建檔案管理的基礎工作，是做好基建檔案管理工作的前提?；üこ汰h環相扣，因此醫院基建辦公室要指定專人負責基建檔案歸檔前的管理工作，做好前期檔案資料的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。

3.4 加強檔案管理者的培訓工作，進一步提高業務素質和工作能力，從而實現基建檔案的規范化管理。

檔案管理人員的素質直接影響檔案管理的水平，隨著科技的發展，檔案的載體形態、管理程序、技術方法都發生了變化，這些變化對檔案管理人員的業務素質和工作能力提出了新的要求。作為檔案管理人員應加強學習、積極參加業務培訓，通過多種手段學習新技術、掌握現代化的管理手段，以提高自身的業務素質和工作能力，為今后檔案管理逐步實現規范化、科學化、信息化管理奠定扎實的基礎。

總之，基建檔案反映了基建工程項目的真實面貌，是一個單位歷史發展的真實寫照，做好基建檔案管理工作是一項對歷史負責、為現實服務、替未來著想的工作。作為檔案管理人員，應充分認識其重要性，認真做好基建檔案的規范化管理工作。

R197.3

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1671-8194（2013）29-0286-02