淺談如何加強(qiáng)管理提高醫(yī)院辦公室工作效率

吳繼勝

（新邵縣人民醫(yī)院，湖南 邵陽(yáng) 422900）

淺談如何加強(qiáng)管理提高醫(yī)院辦公室工作效率

吳繼勝

（新邵縣人民醫(yī)院，湖南 邵陽(yáng) 422900）

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與改革開(kāi)放進(jìn)程的不斷推進(jìn)，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)逐漸地發(fā)展起來(lái)。而醫(yī)院辦公室的管理工作室醫(yī)院管理工作的核心，在構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系、提升醫(yī)院服務(wù)水平等方面發(fā)揮著至關(guān)重要的促進(jìn)作用。本文將從醫(yī)院辦公室的工作與管理的角度出發(fā)，探討如何加強(qiáng)管理以提升醫(yī)院辦公室工作效率。

醫(yī)院辦公室；管理；工作效率；措施

醫(yī)院辦公室是醫(yī)院內(nèi)部的綜合性工作部門(mén)，它在醫(yī)院日常工作中承擔(dān)著繁重的工作任務(wù)。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革與發(fā)展，人們對(duì)醫(yī)院服務(wù)水平與服務(wù)態(tài)度提出了更高的要求。因此，如何加強(qiáng)醫(yī)院的日常管理以提升醫(yī)院辦公室工作效率，是當(dāng)前人們熱衷研究的一大課題。

1 關(guān)于醫(yī)院辦公室工作職能的概述

醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院內(nèi)部行政管理的綜合性職能部門(mén)，它的工作職能包括以下三個(gè)方面：

首先是醫(yī)院辦公室的行政職能：一是要主管醫(yī)院往來(lái)行政公文的收發(fā)、登記、催辦督辦、轉(zhuǎn)遞傳閱以及保密工作，檢查醫(yī)院各個(gè)部門(mén)年度公文的利用與保管情況；二是要根據(jù)醫(yī)院管理者的指示，擬制定全院的規(guī)章制度，發(fā)布行政事項(xiàng)的通告、通知以及布告；三是要做好會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備與記錄工作，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)應(yīng)急管理工作。

其次是醫(yī)院辦公室的服務(wù)職能：一是負(fù)責(zé)全醫(yī)院的通訊工作與職工手機(jī)虛擬網(wǎng)絡(luò)以及對(duì)虛擬網(wǎng)絡(luò)的管理工作；二是要受理醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)職能部門(mén)的報(bào)告、指示并及時(shí)地反饋給相關(guān)部門(mén)；三是負(fù)責(zé)兄弟單位院級(jí)的行政領(lǐng)導(dǎo)或者上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的來(lái)訪接待工作；四是負(fù)責(zé)醫(yī)院職工的計(jì)劃生育工作；五是負(fù)責(zé)醫(yī)院內(nèi)部或者外部群眾的來(lái)訪與來(lái)信事項(xiàng)。

三是醫(yī)院辦公室的管理職能：一是在日常管理中協(xié)助相關(guān)部門(mén)做好綜合性的管理工作，在潛移默化中提升醫(yī)院的執(zhí)行能力與管理水平；二是要在平時(shí)工作中嚴(yán)格貫徹上級(jí)的指示與各項(xiàng)政策決議，并負(fù)責(zé)檢查執(zhí)行情況；三是協(xié)助醫(yī)院高層管理者了解醫(yī)院的運(yùn)行狀況，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出科學(xué)可行的建議與方案[1]。

2 針對(duì)加強(qiáng)管理以提升醫(yī)院辦公室工作效率的研究

2.1 措施之一——采取措施創(chuàng)新管理工作的方法、制度與要求

要?jiǎng)?chuàng)新管理工作的方法、制度與要求，就要做到以下三點(diǎn)：

一是要采取措施完善醫(yī)院辦公室的管理方法，根據(jù)醫(yī)院管理項(xiàng)目的內(nèi)容與要求采用調(diào)研、督促與催報(bào)的形式進(jìn)行。醫(yī)院的一些重要決策或者工作在開(kāi)始執(zhí)行之前，辦公室要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)不定期或者定期對(duì)相關(guān)承辦部門(mén)工作的辦理結(jié)果與情況進(jìn)行催報(bào)。同時(shí)，醫(yī)院辦公室室在開(kāi)展行政管理工作的過(guò)程中，調(diào)研與管理要同時(shí)進(jìn)行，為醫(yī)院的管理者進(jìn)行科學(xué)決策提供便利。

二是要采取措施在醫(yī)院內(nèi)部建立健全科學(xué)合理的管理制度，將醫(yī)院的管理責(zé)任進(jìn)行合理劃分，并將責(zé)任落實(shí)到部門(mén)或則個(gè)人。在實(shí)際的管理過(guò)程中，醫(yī)院辦公室要根據(jù)不同部門(mén)所承擔(dān)的不同工作進(jìn)行重點(diǎn)抽查或者普遍性的檢查。醫(yī)院辦公室可以利用各種座談會(huì)與會(huì)議對(duì)各個(gè)部門(mén)在落實(shí)醫(yī)院重大決策與重要批示的工作進(jìn)行通報(bào)。對(duì)于落實(shí)工作較好的部門(mén)要給予表?yè)P(yáng)，對(duì)于落實(shí)工作較差的部門(mén)，要予以督促與批評(píng)，并將所有部門(mén)的落實(shí)情況計(jì)入績(jī)效工資的考核范圍之內(nèi)。

三是要采取措施遵守醫(yī)院的管理要求。醫(yī)院辦公室的工作人員要堅(jiān)持實(shí)事求是、以人為本的原則，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，做好醫(yī)院的行政管理工作[2]。首先要深入基層進(jìn)行全面細(xì)致地調(diào)研，準(zhǔn)確地了解并掌握管理工作中存在的問(wèn)題與矛盾，對(duì)于一些涉及管理秘密的工作要嚴(yán)格保密。同時(shí)，在日常的管理工作中，辦公室的工作人員要做好與其他部門(mén)的溝通與協(xié)調(diào)工作，提升辦公室的工作效率。

2.2 措施之二——采取措施實(shí)施三級(jí)的管理制度

要提升醫(yī)院辦公室的工作效率，就要在日常管理的過(guò)程中，實(shí)施三級(jí)管理制度：首先要采取措施強(qiáng)化醫(yī)院的醫(yī)務(wù)管理，明確各個(gè)部門(mén)所需承擔(dān)的職責(zé)，嚴(yán)格遵守管理制度，將醫(yī)務(wù)管理的工作納入績(jī)效工資的實(shí)際考核之中，從而在最大程度上提升醫(yī)院辦公室的工作效率；其次是強(qiáng)化醫(yī)院的行政例會(huì)管理工作，在醫(yī)院行政例會(huì)舉行的過(guò)程中，辦公室的工作人員要做好會(huì)議的記錄與整理工作，及時(shí)地歸納與總結(jié)會(huì)議中提出的問(wèn)題，并及時(shí)地將領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)分配給各個(gè)部門(mén)，并做好任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中的檢查工作，對(duì)于工作積極、任務(wù)完成質(zhì)量高的部門(mén)要予以表?yè)P(yáng)，對(duì)于任務(wù)完成質(zhì)量低的部門(mén)要限期整改；三是要高度重視醫(yī)院總值班管理制度，要在平時(shí)的工作中，及時(shí)地傾聽(tīng)員工的工作意見(jiàn)與要求，幫助員工解決一些突發(fā)性的事件，穩(wěn)定員工的工作情緒，并將處理意見(jiàn)上報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，將處理結(jié)果通知各個(gè)部門(mén)，在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字之后，組織人員進(jìn)行辦理。

2.3 措施之三——采取措施提升辦公室工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

要提升辦公室工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，就要做到以下三點(diǎn)[3]：

一是做好工作人員的培訓(xùn)工作，要通過(guò)各種各樣的途徑獲取醫(yī)院高層管理者的支持，為人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)與進(jìn)修創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，并在醫(yī)院內(nèi)部開(kāi)展豐富多彩的培訓(xùn)活動(dòng)，鼓勵(lì)工作人員積極地參與。

二是要在日常的工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)，因?yàn)槠綍r(shí)的工作較忙，辦公室的工作人員很少有時(shí)間參與學(xué)習(xí)。因此，在平時(shí)的工作中，要倡導(dǎo)工作人員抓住一分一秒的時(shí)間學(xué)習(xí)，努力提升他們的工作質(zhì)量與水平以及自身的綜合素質(zhì)。

三是要采取措施優(yōu)化醫(yī)院的資源配置，堅(jiān)持實(shí)事求是、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的原則與工作理念，針對(duì)辦公室內(nèi)工作人員的性格與特長(zhǎng)，科學(xué)合理地劃分每一位工作人員的工作職責(zé)，從而在最大程度上提升辦公室工作人員的服務(wù)質(zhì)量與水平。

2.4 措施之四——采取措施更新管理觀念

要更新管理觀念，就需要做到以下三點(diǎn)：一是要采取措施緊抓廣大人民群眾所反映的熱點(diǎn)問(wèn)題與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)注的難點(diǎn)情況，在完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)的基礎(chǔ)上，主動(dòng)地思考實(shí)際工作中需要改善的方面；二是醫(yī)院辦公室要及時(shí)發(fā)現(xiàn)醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中潛在的問(wèn)題與矛盾，并提出相應(yīng)的解決措施，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)的決策提供專(zhuān)業(yè)服務(wù)；三是醫(yī)院辦公室要緊緊把握國(guó)家頒布的相關(guān)政策法規(guī)，在保障醫(yī)院改革正常進(jìn)行的基礎(chǔ)上，主動(dòng)做好醫(yī)院日常管理的督促與檢查工作，在最大程度上確保醫(yī)院決策落到實(shí)處[4]。

2.5 措施之五——利用新技術(shù)創(chuàng)新工作方法

在現(xiàn)代化醫(yī)院的管理過(guò)程中，新技術(shù)的應(yīng)用不僅提升了醫(yī)院辦公室的工作效率，而且簡(jiǎn)化了很多工作流程，節(jié)約了成本。比如說(shuō)，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、先進(jìn)的辦公軟件等。

隨著時(shí)代的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，人們對(duì)醫(yī)院如何提升醫(yī)院的服務(wù)水平與醫(yī)療水平的關(guān)注度越來(lái)越高。而醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院內(nèi)部的重要組成部分，在提升醫(yī)院行政管理水平與改善醫(yī)院內(nèi)部的工作氛圍等方面發(fā)揮著重要的推動(dòng)作用[5]。因此，在新時(shí)期新形勢(shì)下，加強(qiáng)醫(yī)院的管理以達(dá)到提升醫(yī)院辦公室工作效率的目的，是當(dāng)前擺在人們面前的一項(xiàng)重大而有緊迫的任務(wù)。

[1]黃皓勤.醫(yī)院辦公室工作的實(shí)踐與探索[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2011,10(6):10-11.

[2]王巍,林霄,楊思妤,等.5S現(xiàn)場(chǎng)管理在醫(yī)院辦公室工作中的實(shí)踐與創(chuàng)新[J].醫(yī)院管理論壇,2011,28(12):57-59.

[3]包黎剛.新形勢(shì)下辦公室工作的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)美容醫(yī)學(xué),2010, 19(z4):318-319.

[4]王巍.論醫(yī)院辦公室工作的創(chuàng)新實(shí)踐[J].醫(yī)院管理論壇,2009,26 (12):13-15.

[5]衛(wèi)剛,秦璞.淺談如何提高醫(yī)院辦公室工作效能[J].中醫(yī)藥管理雜志,2009,17(11):1050-1051.

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