工程檔案資料整理無紙化辦公

馬凱?武玉傳

摘 要：工程檔案資料日常整理繁重而又需占用過多的專業技術人員的精力，個別行業的專業又缺失國家級權威部門頒發的統一質量驗收標準，給檔案資料整理和歸檔工作帶來很多不確定人為因素，本文積極響應國家對檔案數字化管理發展趨勢的需求，本著追本溯源的科學嚴謹工作態度，積極對工程檔案資料整理無紙化辦公進行一些探索，希望對各位同仁在檔案數字化管理上有所啟示。

關鍵詞：工程;檔案資料;整理;無紙化

1 引言

檔案資料整理無紙化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為無紙化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

2 傳統檔案資料整理現狀

2.1 傳統檔案資料整理簡介

1）根據本專業尋找有關質量驗收標準。

2）進行單位工程劃分確認表上報監理和建設單位確認。

3）根據有關表格分別進行原始記錄、隱蔽工程、檢驗批、分項、分部、單位工程的填寫。

4）上報監理和建設單位進行審批。

5）根據建設單位及省市檔案館要求，對紙質版檔案資料進行分類入檔。編輯科技檔案資料目錄及卷內目錄、扉頁、脊背、備考

表等。

6）進行省市檔案館專家驗收評審。

7）向建設單位辦理移交手續。

2.2 存在問題分析

1）缺乏理論性指導，個別行業的專業缺乏全國統一的質量驗收標準文件，尤其是地鐵工程行業，在所開工建設的城市中，大多數城市都是各自為戰，建設單位把該項任務交給監理，監理單位在根據專業不同分別派發給施工單位，專業技術人員水平參差不齊，編制完成的所謂質量驗收標準內容大多是東拼西湊，抄了東家抄西家，整體理論水平不高，現場指導意義不強，所謂的專家組審核，基本都是走個形式，過了路數而已，實際修訂大多華而不實。

2）由于無統一模板表格參考，工程技術人員在進行原始記錄、隱蔽工程、檢驗批、分項、分部、單位工程的表格填寫時，受制于每個人的專業技能水平，所填內容不統一，監理填寫審核意見也是隨意性很強，造成無數次的返工。

3）現如今國家在大力提倡檔案資料數字化辦公，為此投入大量人力、物力、財力對以往紙質版檔案資料進行所謂的數字化轉化，而卻忽略了每日都還繼續產生大量的紙質版檔案資料在排隊，進入檔案館，如此惡性循環，周而復始，啥時候才是個頭呢？

4）施工、監理、建設單位以及城市建設檔案館均需投入大量資金建設檔案室，采購檔案設施，花費大量財力進行傳統的檔案資料日常整理工作。

5）極大制約了工程專業技術人員的有限精力，使他們被所謂的紙質版檔案資料的嚴謹性所束縛，無數次的修訂和完善，耗盡了他們大量的精力，是他們無暇顧及現場工程技術質量工作，這給整個工程質量留下一個不小的隱患。

3 如何開展檔案資料無紙化辦工

通過以上諸多原因分析，我對為此對檔案資料預整理進行了一系列有益的探索，結合本人現場檔案資料整理工作經驗，現把初步構思和設想描述如下：

3.1 整體構思

利用互聯網創建一個工程檔案資料整理及入檔管理平臺，采用簡單連接方式連接數據庫（Easy Connect），分級開放權限進行管理。將有關驗收標準及各種表格資料填寫模板進行上傳，電子簽字和公司電子章進行授權備案，采用對工程資料日常整理工作中填寫的各種表格進行無紙流水線網上流程，逐級進行審批簽字蓋章。在進行檔案資料正式移交時，除了必要的竣工圖為紙質版外，其余其他過程檔案資料均通過該網絡平臺進行網上操作進行。

3.2 具體流程

1）委派專業軟件公司開發檔案資料整理及入檔軟件平臺。

2）針對個別工程專業無國家正式頒發的正式質量驗收標準文件，需組織權威專家進行編撰及正式發行。

3）針對工程檔案資料中各種表格填寫，組織經驗豐富的業內專家組進行逐個表格填寫內容的評審，并形成工程檔案表格填寫模板。

4）有關人員電子簽名及公司電子公章需在該軟件上備案授權。

5）工程開工前對所有參建單位的檔案及有關技術人員進行該軟件的網上操作流程指南培訓，并將有關人員信息實名上傳備案。

6）下面我們僅以分部分項工程資料線上操作進一步進行闡述：（1）登陸界面：（2）分部分項表格線上操作：（3）報審申請：發起申請：通過勾選需要進行表格報驗的工序和需要報驗的表格進行發起報驗申請;（4）報驗審核;（5）審核通過。

7）所有檔案資料整理均在網上操作進行報審和審核工作，層層審批，逐一把控，采用逐級負責人電子簽名和公司電子公章啟用，真正實現檔案資料整理無紙化辦公的設想。

4 結語

總之，檔案資料整理無紙化較之傳統檔案管理有不可替代的先

進性：

1）提高經濟效益：過去一直使用粗放型模式即以增加工程技術人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而無紙化檔案整理使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

2）提高辦公效率：無紙化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，無紙化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

3）增強檔案原件保護：將紙制檔案轉變為無紙化電子檔案后，檔案的使用更加安全。另外，通過檔案的無紙化處理后，防止了部分工程檔案篡改的行為發生。

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作者簡介

馬凱（1982-），男，漢族，甘肅甘谷人，工程師，中鐵電氣化局集團有限公司，研究方向：工程檔案資料入擋數字化管理。

武玉傳（1975-），男，漢族，河南汝陽人，工程師，中鐵電氣化局集團有限公司，研究方向：工程檔案資料過程整理及入擋如何實現數字化辦公。