芻議醫療部門檔案管理工作

李洛麗

河南省洛陽市第一人民醫院，河南洛陽 471002

醫院檔案管理認真貫徹落實檔案法和醫院檔案工作發展規劃，積極開展日常檔案管理各項工作，依法治檔，充分發揮檔案功能，以“團結務實、開拓進取、自我加壓、爭創一流”的醫院精神為動力，求真務實，通過一系列檔案管理工作，使醫院的檔案工作有了較大發展，有力推動了醫院科學化管理進程。

1 提高認識，加強領導

江澤民總書記曾講到檔案工作的重要性時指出：“檔案工作是各項工作發展的重要基礎，這個基礎牢不可破，將來我們是要負歷史責任的”。檔案工作是醫院工作的重要組成部分，歷來處于十分重要的位置，它從一個側面反映了醫院建院和發展以及醫院的醫療管理水平，是醫院工作和其它各項工作的歷史鑒證和真實記錄，是做好各項工作的重要依據，是留給我們和后人的一筆寶貴財富。隨著社會的進步和科技的發展，檔案事業也在進步和發展。對檔案工作發展的形勢如果認識不足，就會制約檔案事業的發展。無論干什么工作都要有一個認識問題，只有認識上去了，才能調動人的主觀能動性和一切積極的因素，才能把工作做好。醫院每年都要召開檔案專題會議，研究檔案工作，對檔案法的執行和醫院檔案工作發展規劃進行認真學習討論，分析我院檔案工作的形勢和存在的問題、解決的辦法，這是歷史的發展規律。醫院的檔案工作如果跟不上新形勢下檔案工作的發展腳步，就不能適應醫院提出的“高起點、高標準、高速度”的整體工作要求。如果檔案工作做不好，作為檔案管理工作人員，就要愧對前人，更無法向后人交待，必須抱著對醫院和歷史負責的態度來對待檔案工作。在提高認識的基礎上，為了加強對檔案工作的領導，醫院把檔案工作納入了目標管理，把檔案工作擺在應有的位置，提上重要議事日程。逐步完善和健全各項工作制度，使檔案工作能夠做到有法可依、有章可循，根據實際情況制定切實可行的工作計劃，做到長有規劃，近有目標，使檔案工作避免盲目性，這就為做好檔案工作提供了可靠的保障。為了進一步推進醫院檔案工作的全面發展，針對工作中存在的問題，對檔案工作重新進行了整體部署，在工作中，首先增強檔案工作人員做好工作的信心和積極性，其次以板報等形式對醫院檔案工作進行宣傳，使醫院和患者了解檔案工作的實際意義，再次通過檔案工作實踐，取得了一定成效，逐步向檔案管理規范化邁進。

2 狠抓基礎設施建設，注重歸檔卷宗質量

檔案庫房和裝具、電子檔案，是做好檔案工作的必備條件和重要基礎。由于主客觀條件等諸多因素的限制，醫院過去的檔案庫房大部分都十分擁擠，檔案裝具、電子檔案不到位。隨著社會發展和逐步完善，醫院近幾年醫療檔案和管理檔案逐漸增多，歸檔的卷宗也隨之增加。原來落后的基礎設施和檔案裝具已無法滿足日益發展的檔案事業的需要，這就使檔案工作再上新臺階受到阻礙，要想解決基礎設施和設備，需要大量的資金投入。多年來，由于單位領導檔案意識的不斷增強，加上檔案工作者的辛勤努力，在解決檔案室、檔案庫房、電子設備等基礎設施時，醫院領導表現出了遠見卓識，采取了強有力的措施，在辦公用房和資金十分緊張的情況下，克服了許多難以想像的困難，為檔案室騰出和整理了寬敞明亮合乎規范的檔案庫房，解決了檔案裝具、電子檔案等問題。為了檔案工作的長遠發展，醫院專門為綜合檔案室調整了檔案庫房，對檔案庫房優先做出合理安排，又購買了密集架，使用了電子檔案，使檔案管理工作徹底得到了改觀。現代化管理工具是做好新時期檔案工作的重要保障，隨著各類新型檔案管理的不斷涌現，對醫院檔案管理提出了更高的要求，在現代化管理方面，醫院為進一步提高檔案工作打下了堅實的物質基礎。

卷宗質量是檔案工作的生命線，過去醫院歸檔卷宗質量有的不是很高，如裝訂次序混亂，正副卷不分、電子檔案不完善，直接影響了檔案工作的整體水平。為保證檔案工作質量，使檔案能夠經得起歷史的檢驗，醫院本著認真負責的態度，組織有關人員重新學習國家檔案局規定的各項規章制度，從一個新的高度認識檔案管理工作的重要意義。

醫院的檔案工作能夠認真履行工作職責，按歸檔標準堅持原則嚴把歸檔關，對遺送歸檔的卷宗認真驗收，發現問題及時指出，并要求重新整理裝訂，輸入電腦，把問題解決在歸檔前，從而保證了歸檔質量。在做好檔案工作的同時，加大了對臨床業務科室、行政后勤科室、分院、社區衛生服務中心等部門的業務指導，幫他們找出問題，督促解決落實，努力提高醫院的整體檔案管理質量。

3 增加檔案門類，注重開發利用

由于醫院工作性質所決定，多年來，比較偏重于對行政、臨床檔案的收集，忽視了對聲像、科技、人事等檔案的收集，出現了以偏蓋全的現象，致使醫院的一些重大活動和事件沒有檔案記載，失去了許多珍貴的資料，造成了無法彌補的損失，也給檔案工作留下了一些令人遺憾的空白。為了把醫院檔案綜合室真正建成多功能、門類齊全的科室，在繼續做好卷宗歸檔的同時，注意了對科技、聲像等檔案的收集和整理，改變以往坐等上門送檔案資料的工作方式，主動到各部門和領導那里進行收集，經過篩選，整理分類，把有價值和意義的資料收集歸檔。如醫院的基建圖紙等重要資料，都是經過檔案工作人員主動爭取收集歸檔的。經過努力，逐漸豐富了醫院的館藏，增加了檔案門類。收集、保護檔案是因為它具有很高的歷史價值和實用價值，利用檔案工作賴以生存的基出，檔案工作的最終目的就是為醫院服務，檔案工作要服從和服務于醫療工作這個中心，就要積極提高檔案利用率，讓更多的檔案直接為醫療服務。過去在很長一段時間內，對檔案重保管輕利用，使檔案的價值沒有很好的體現出來，為了更大限度地發揮檔案的使用價值，利用檔案為醫院和患者更好地服務，在保管好檔案的基礎上，醫院加大了對檔案開發利用的力度，由過去的被動服務逐步向主動服務轉變，根據每個時期醫院工作的特點及時了解需求信息，認真當好利用者的參謀，事先把可能需要的檔案進行整理分類，使查閱檔案的同志便于查找，節約了時間，把檔案工作做在了前面。

4 提高素質，穩定隊伍

醫院檔案工作的特點是集政治理論、醫療衛生知識和檔案專業與一體，醫院的檔案數量大、門類全，這決定了檔案工作人員既要有良好的政治覺悟，較高的理論水平，又要有熟練的醫療衛生知識和過硬的業務能力，因此只有培養和造就一支高素質的檔案隊伍，才是檔案事業興旺發達、長期健康發展的必由之路。

檔案管理人員要想在政治待遇和工作中有地位，首先在工作上要有所做為。

隨著檔案事業的不斷發展，檔案工作經常會出現許多新的矛盾和問題，這就對檔案隊伍提出了更高的要求。只有不斷學習鉆研，提高自身的素質，才能跟上檔案工作發展的需要。工作中，狠抓檔案工作人員的綜合素質，對他們進行政治理論學習和思想道德教育，采取以會代訓、檔案宣傳、評比檢查、參加學習等形式進行培訓和學習，通過培訓學習使檔案工作人員的綜合素質有了明顯提高，增強了責任感和使命感，樹立了默默無聞、愛崗敬業的精神，強化了檔案工作為臨床服務的意識。根據檔案工作的特點和檔案事業的發展需要，在保持檔案隊伍相對穩定的基礎上，醫院對不適合做檔案工作的同志做了適當調整，選調了一批政治思想好、組織觀念強、知識水平高、熱愛檔案工作的同志充實到檔案隊伍，使檔案隊伍出現了以老帶新、年齡和知識結構更加合理的可喜局面。

多年由于諸多原因，檔案隊伍不太穩定，許多檔案工作人員認為干檔案工作不被重視，影響進步，醫院為了穩定檔案隊伍，解除檔案工作人員的后顧之憂，使他們安心投入工作，采取了一系列措施，在政治待遇、工作生活上關心支持他們，對他們在工作和生活上存在的問題盡可能解決，在各種待遇上一視同仁，積極鼓勵進步，對在工作中做出突出成績的同志進行年度表揚和獎勵。通過一系列措施使檔案的整體工作得到了全面提高，對促進醫院的工作起到了很大的作用。

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