淺論臨床學院中數碼照片檔案的管理

陳瑤

淺論臨床學院中數碼照片檔案的管理

陳瑤

目的數碼照片目前已經成為重要的檔案資源，本文結合臨床學院實際，圍繞如何做好數碼照片的歸檔與管理工作進行初步探討。

臨床學院；數碼照片；管理

臨床學院的教學檔案是指在臨床教學活動中形成的具有保存價值、真實記錄臨床學院本科生、研究生、住院醫師規范化培訓等教學活動、學院教學管理、教師教學科研等活動的文字圖表、照片、錄音帶、錄像帶等教學文件材料，照片檔案是其中一種最直觀、最真實的檔案材料，在檔案管理里占有重要地位。近年來，隨著數字技術的飛速發展，數碼相機越來越普及，數碼照片已經逐步取代了傳統相機拍攝的膠卷相片。由于數碼相機的易用性，隨之產生的數碼照片數量也不斷增加，如何加強管理，怎樣收集、整理和保存這些數碼照片成為檔案管理人員面臨的新課題。

1 數碼照片資料的收集

什么是數碼照片。一般情況下，通過數碼相機或者掃描儀等取得的，存儲在磁盤、光盤等數字載體上，需要通過計算機系統來讀取、處理，可以在網絡上傳送的靜態圖形文件稱為數碼照片。而單位機構、社會組織或個人在活動中形成的具有保存價值的數碼照片稱為數碼照片檔案。

數碼照片檔案管理工作的基礎和起點從數碼照片的收集開始，臨床學院在教學、管理等活動過程中直接形成的具有保存價值的數碼照片都要進行收集。

福建醫科大學附屬第一醫院作為醫科大學的臨床學院，負責本科生、研究生及住院醫師規范化培訓生在本院的教育培養工作，同時開展本院醫師繼續醫學教育工作，結合本院教學工作實踐經驗，初步制定臨床學院數碼照片檔案的收集范圍大致如下。

①學院重大活動與對外交流方面：如教學評估、各類教學工作會議、上級領導來院檢查工作、其他單位來院交流學習、本院領導出訪參加重大教學交流活動的數碼照片。

②學院日常教學科研方面：如開學式、畢業典禮、講課比賽、學生崗前培訓、技能培訓、學術講座、教育教學改革課題研究、本院主辦的學術會議等活動的數碼照片。

③學院榮譽方面：如學院的優秀人物評選活動、學院在各類教學、競賽等活動中獲得榮譽的數碼照片。

④學院建設方面：如學院建筑物、風光、教學場館、會議室、教室、教學設備等的數碼照片。

⑤學生活動方面：如學生參加技能競賽、新年晚會、藝術節、運動會等文體活動的數碼照片。

⑥其他具有保留價值的照片：如畢業生合影、學生重要社團活動、本院主辦的各類學習班學員的合影等。

2 數碼照片的整理程序

數碼照片收集來以后，應及時進行整理。整理工作是檔案管理環節中最重要的一環，它直接決定日后檔案利用質量的好壞。

2.1數碼照片的鑒定篩選

數碼照片收集來后應進行認真鑒定與篩選，在全面的基礎上保存“精品”，以確保內容真實、可靠，在鑒定篩選時應注意以下幾個方面。

①應選擇重要的、有代表性、有查考利用價值、能反映事物全貌、活動的整個進程和結果的照片進行歸檔。

②數碼照片的收集數量可以略多于紙質照片檔案。一般情況下，同一角度同一場景的照片只收集一張，對反映同一內容的若干數碼照片，一個專題選擇5～10張即可。

③應選擇主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁的照片進行歸檔，為提高畫面質量、增強麗面效果的后期處理除外。推薦單張數碼照片容量大小不應超過3MB，分辨率在300萬像素以上。

④目前數碼照片的格式主要有RAW、JEPG、TIFF等幾種，在保存數碼照片檔案時，應將照片轉換成JEPG或TIFF格式，并保證分辨率不變和EXIF信息不丟失。

⑤應對照片附加文字說明，反映數碼照片的主要內容。說明應包含以下六個要素：時間、地點、人物、事由、背景、攝影者，并對每張照片的具體情況如人物姓名、職務、行為等進行說明。

2.2數碼照片檔案分類編號

(1)數碼照片在進行歸檔前，應確定其保管期限。根據照片的價值，保管期限分為永久和定期，定期的一般定為30年。

(2)對數碼照片檔案進行分類存儲。應在計算機硬盤中建立“照片檔案”總文件夾，在該文件夾下按保管期限設立“永久”和“定期”兩個文件夾，按不同保存期限，在相應文件夾下按照片形成年度建立子文件夾。同一年度文件夾內按不同事件分別建立組文件夾，組文件夾的命名為該組數碼照片主要內容或者事件，將同一事件、活動、會議等聯系密切的一組數碼照片存放在同一組文件夾里，按時間或重要程度排列。

(3)數碼照片檔案的編號按保管年限+年度+組號+張號格式進行。在本院，永久保存的照片用“Y”代表、定期保存的照片用“D”代表；年度為四位阿拉伯數字(如2010)；組號用四位阿拉伯數字代表，在同一年度內的組從“1”開始順序編號，不足四位的在前補“0”；張號為四位阿拉伯數字，同一組內數碼照片從“1”開始順序編號，不足四位的在前補“0”。如本單位2010年七年制醫學生崗前培訓數碼照片，保存期限為永久，選取7張歸檔，屬于2010年歸檔數碼照片中第11張順序起，數碼照片名為Y201000030011.jpg- Y201000030017.jpg。

3、編制數碼照片檔案文件級目錄

為實現數碼照片檔案的統一管理與檢索，應編制數碼照片檔案文件級目錄。目錄編制以張為單位，項目包括：全宗號、照片名、拍攝者、拍攝時間、保管期限、數碼照片目錄號、盤號、數碼照片號、備注等。

3 數碼照片檔案的光盤刻錄與歸檔

數碼照片整理后應及時刻錄到光盤并歸檔，具體要求如下：

①應將數碼照片文件夾、數碼照片文件級目錄、光盤說明文件刻錄到光盤中。按不同年度將照片刻錄到不同的光盤中。

②應采用質量好的只讀式光盤做為數碼照片的存儲載體，并脫機保存。一張光盤為一個案卷保管單位，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

③刻制好的光盤應裝入光盤專用包裝盒，包裝盒封面內容與光盤說明文件內容相同，存放在常溫、于燥、無陽光直射的地方，并注意不可在上壓重物。

綜上述所述，面對數碼照片檔案這一新型檔案的管理，需要不斷探索，總結出合理、科學的管理模式，以達到數碼照片檔案安全長效地保管，并得到有效的利用。

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