我國中小物流企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用問題淺析

馬 芹

一、我國內(nèi)部控制概況

內(nèi)部控制是指由企業(yè)董事會、經(jīng)理層以及其他員工實施的，為財務(wù)報告的可靠性、經(jīng)營活動的效率效果、相關(guān)法律的遵循行等目標的實現(xiàn)而提供的合理保證的過程。這一概念最早是美國的COSO委員會在1992年定義的。在2013年5月14日COSO發(fā)布2013InternalControl–IntegratedFramework(Framework),新版2013COSO框架希望針對企業(yè)近些年的新情況和新問題給出建議，并且進一步指導使用者理解“有效的內(nèi)控控制”實現(xiàn)的必要元素。內(nèi)部控制在我國的制定是2008年5月五部委聯(lián)合發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，這是我國第一部關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制的基本規(guī)范。該基本規(guī)范自2009年7月1日起在上市公司范圍內(nèi)實施，并且鼓勵非上市的其他大中型企業(yè)執(zhí)行。2010年4月五部委又聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制評價指引》（1個）、《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》（16個）和《企業(yè)內(nèi)部控制鑒證指引》（1個），并規(guī)定自2011年1月1日起首先在境內(nèi)外同時上市的公司施行，自2012年1月1日擴大到上交所、深交所主板上市的公司執(zhí)行，并鼓勵非上市打針行企業(yè)提前執(zhí)行。

從企業(yè)管理角度思考，內(nèi)部控制在企業(yè)管理中處于核心地位，已成為企業(yè)不可或缺的管理機制。隨著社會競爭的加劇，內(nèi)部控制應(yīng)用的好壞越來越成為企業(yè)生存的主要決定因素。物流行業(yè)作為一項新興的行業(yè)，要想保持良好的速度發(fā)展下去就必須從自身的經(jīng)營管理入手，不斷完善內(nèi)部控制的應(yīng)用。然而，現(xiàn)階段我國中小物流企業(yè)發(fā)展迅速，在擴張規(guī)模的同時并沒有很好的注意到企業(yè)自身的經(jīng)營與發(fā)展，于是出現(xiàn)一些經(jīng)營規(guī)模小、經(jīng)營次序混亂、安全事故時有發(fā)生和企業(yè)內(nèi)部各種制度不健全等特點。中小物流企業(yè)想克服這些不足進一步發(fā)展，不得不依靠規(guī)范的內(nèi)部控制。

二、我國中小物流企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用存在的問題

（一）內(nèi)部控制環(huán)境較差

首先，我國對內(nèi)部控制的研究起步較晚，導致中小物流企業(yè)的管理層對內(nèi)部控制的理論的意識很淡薄。他們認為內(nèi)部控制就是內(nèi)部監(jiān)督，就是制定一些規(guī)章制度來約束員工的行為，不能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟價值。而且，他們認為憑自己的管理經(jīng)驗就可以保證公司的正常運營，制定內(nèi)部控制是對他們管理經(jīng)營權(quán)的干預，并且受經(jīng)濟利益的驅(qū)使，管理層更注重經(jīng)營而忽視管理，這樣內(nèi)部控制的應(yīng)用缺少了管理層的支持。

其次，組織機構(gòu)設(shè)置不合理。物流行業(yè)是一個新興的行業(yè)，很多中小物流企業(yè)發(fā)展的時間也不長，這樣就使得企業(yè)的董事會、監(jiān)事會和內(nèi)部審計部門等的缺失。由于企業(yè)規(guī)模小、人員不足，導致企業(yè)各內(nèi)部機構(gòu)間、各經(jīng)辦人員間缺乏職責權(quán)利的牽制，出現(xiàn)了董事長與總經(jīng)理身為一人、董事會和總經(jīng)理班子人員重疊。這種交叉任職的后果就是董事會與總經(jīng)理班子之間權(quán)責不清、制衡力度減弱、一人獨權(quán)。

再次，人力資源管理滯后。現(xiàn)階段，許多中小物流企業(yè)在員工崗位培訓方面沒有形成完善的制度，當前物流企業(yè)員工普遍存在綜合素質(zhì)不高的問題。而且在進行人員招聘的時候，許多中小物流企業(yè)不重視對專業(yè)能力的考核，沒有制定良好的人力資源計劃，沒有明確的聘用與辭退機制和積極有效的激勵機制，提供給員工的發(fā)展空間較小，這樣就會使員工缺乏積極的工作和創(chuàng)造熱情。

最后，沒有形成積極健康的企業(yè)文化。中小物流企業(yè)普遍對企業(yè)文化的建設(shè)和認識程度不夠，企業(yè)的管理者不重視誠信和道德觀念的建設(shè)，管理層對企業(yè)出現(xiàn)的問題不及時積極的提出處理意見而是睜一只眼閉一只眼。在這種環(huán)境下，企業(yè)從內(nèi)部就形成了一種不良的作風，整個企業(yè)缺乏一種積極向上的正能量，員工在心中對企業(yè)也沒有精神上的認可。

（二）缺乏有效的風險管理

一方面，中小物流企業(yè)的管理層對風險的識別度不夠。由于中小物流企業(yè)管理層的職業(yè)素質(zhì)不是很高，導致他們對企業(yè)的風險意識比較淡薄，不能全面的認識到企業(yè)可能面臨的風險。比如，外部環(huán)境的風險：科技發(fā)展帶來配送上裝置改變的風險；顧客要求發(fā)貨上高速度的風險；新物流法頒布帶來的風險；自然災(zāi)害導致的貨物損壞的風險等。內(nèi)部環(huán)境的風險：人員流失的風險；倉儲中安全事故的風險；財務(wù)狀況的風險等。

另一方面，大多數(shù)中小物流公司并沒有建立積極有效的風險管理機制。企業(yè)對經(jīng)營中可能出現(xiàn)的比如資金短缺、償債能力不足等財務(wù)風險的評估與防范認識不足；對與客戶可能出現(xiàn)的合同風險、分包商的責任風險等也沒有制定書面文件進行責任的歸咎。

另外，缺乏行之有效的風險應(yīng)對措施。中小物流企業(yè)的管理層應(yīng)該考慮風險如何被控制，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)風險分析的結(jié)果結(jié)合風險承受度，權(quán)衡風險與收益，確定風險應(yīng)對措施。但是，目前，并沒有設(shè)立專門的內(nèi)審機構(gòu)進行風險的預測與防范，也沒有根據(jù)企業(yè)可能出現(xiàn)的問題制定一系列的風險預警機制。

（三）控制活動不規(guī)范

第一，業(yè)務(wù)流程不規(guī)范。由于中小物流企業(yè)規(guī)模較小、人力或物力資源不是很充分，就會導致一些必要的程序的簡化，業(yè)務(wù)流程比較混亂。比如很多崗位需要分離，像接收訂單與派車，收款與開票，送貨與貨物追蹤等。而在現(xiàn)實中，很多中小物流企業(yè)為了壓縮成本，一個業(yè)務(wù)員同時負責整個流程，丟貨、發(fā)錯車等時有發(fā)生。

第二，規(guī)章制度不健全。一些物流公司沒有完整的公司章程和員工手冊，也沒有把員工的工資與業(yè)績考核掛鉤，這樣就會使整個公司的運營沒有戰(zhàn)略上的指導，公司運營陷入混亂。

（四）信息與溝通存在不足

一個良好的信息與溝通系統(tǒng)有助于提高內(nèi)部控制的效率和效果，但是我國的中小物流企業(yè)大多沒有科學的組織結(jié)構(gòu)，沒有標準化的工作流程，所以也就不可能形成暢通有效的信息傳遞渠道。另外，中小物流企業(yè)由于人員技術(shù)水平有限，一些先進的管理技術(shù)軟件還不能積極有效的使用，比如WMS（倉庫管理系統(tǒng)）和物流ERP系統(tǒng)（保持企業(yè)與貨主、供應(yīng)商信息交換的業(yè)務(wù)系統(tǒng)）。這就使得信息的存儲與傳遞在各個合作商之間缺乏有效的溝通。

（五）缺乏內(nèi)部監(jiān)督機制

很多中小物流企業(yè)并未設(shè)立專門的內(nèi)部審計機構(gòu)，即使有些公司設(shè)立內(nèi)部審計部門但是也相對比較簡單，得不到企業(yè)的重視并且高層對其施加壓力使得內(nèi)審人員職責受限。并且還有一些企業(yè)對會計和內(nèi)部審計的職能認識不清，為了節(jié)省開支通常把會計和內(nèi)部審計合二為一，這樣機構(gòu)之間缺乏獨立性，也就缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機構(gòu)。

三、加強我國中小物流企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用的建議

（一）健全內(nèi)部控制環(huán)境，強化內(nèi)部控制意識

內(nèi)部控制環(huán)境是中小物流企業(yè)實施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，直接影響內(nèi)部控制實施的效果。首先，管理層必須提高對內(nèi)部控制的認識，要從思想上認可內(nèi)部控制并不是干預管理而是對公司的管理與發(fā)展起指導規(guī)范作用。這就要求管理層通過培訓等方式加強學習，明確目標并建立正確合理的經(jīng)營觀念，認真參與內(nèi)部控制的設(shè)計，嚴格遵守內(nèi)部控制。其次，要根據(jù)中小物流企業(yè)的實際情況設(shè)立合理的組織機構(gòu)，不能因為公司規(guī)模小就減少機構(gòu)的設(shè)置，對于重要的牽制職位還是應(yīng)該各設(shè)其職，不相容的職務(wù)嚴格分設(shè)崗位，杜絕一人權(quán)利過于集中而獨控公司的情況。再次，對于人力資源管理上應(yīng)該制定人力資源規(guī)劃并規(guī)范管理模式，強化對外招聘的力度，而且中小物流企業(yè)可以對員工進行規(guī)劃，為其量身制定發(fā)展的職業(yè)生涯設(shè)計，幫助員工在企業(yè)中找到自己的位置，使其更好地為公司服務(wù)；制定一些激勵機制，從多方面激勵員工。最后，建立完善企業(yè)文化。企業(yè)文化是全體員工的共同價值觀，具有較強的凝聚力。作為中小物流企業(yè)應(yīng)該定期進行公司文化的宣講，組織開展誠信和道德文明建設(shè)，在員工招聘進入企業(yè)的時候著重介紹企業(yè)文化，讓新員工了解企業(yè)文化并認可企業(yè)文化，各層管理者也要時刻謹記企業(yè)文化，嚴格按照公司的各項要求規(guī)范自己的行為。

（二）加強中小物流企業(yè)風險管理

中小物流企業(yè)面對日趨激烈的生存競爭環(huán)境，要想使企業(yè)能夠做好做大就必須時刻警醒可能出現(xiàn)的風險，建立積極有效的風險管理系統(tǒng)。例如建立風險預警、識別、評價和報告等，對企業(yè)的風險進行全面的控制。一方面，管理層要強化風險意識，積極進行關(guān)于風險方面的培訓學習，然后根據(jù)公司的實際情況制定出可能出現(xiàn)的風險以及相應(yīng)的風險防范應(yīng)對措施。另一方面，做好財務(wù)風險的控制，通過對企業(yè)財務(wù)指標的監(jiān)控定期對經(jīng)營活動進行評價，而且分析財務(wù)風險成因有關(guān)的指標變量及異常數(shù)據(jù)，確定財務(wù)風險的控制點，以達到預測和警示風險的目標，包括籌資風險的評估，合理安排企業(yè)籌資結(jié)構(gòu)，制定償還計劃。

（三）規(guī)范控制活動

控制活動貫穿于企業(yè)內(nèi)部各個層級和所有的職能部門，它直接影響各種政策和程序在企業(yè)中的應(yīng)用。所以作為中小物流企業(yè)，除了要遵守國家頒布的各種法規(guī)條文及符合會計政策外，應(yīng)該在工作流程上多向那些運作良好規(guī)模較大的企業(yè)學習，經(jīng)常進行外出參觀學習，根據(jù)自身情況設(shè)計一條運作精良的工作流程，即使是很簡單的流程也要嚴格按照規(guī)定進行操作，不相容的職位一定要進行分離，定期對重要崗位進行輪崗。而且，還要制定公司規(guī)章和員工手冊，對員工的工作定期進行獎勵處罰，定期對員工進行技術(shù)上的指導。

（四）強化信息與溝通

信息對于企業(yè)決策至關(guān)重要，小物流企業(yè)應(yīng)建立信息管理系統(tǒng)，優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)，提高企業(yè)信息化管理水平。積極通過內(nèi)外部多種渠道收集信息，包括但不限于行業(yè)信息、宏微觀經(jīng)濟信息、政策法規(guī)信息、監(jiān)管信息等，并對這些信息進行加工處理以獲得決策依據(jù)。一方面，企業(yè)應(yīng)充分利用信息技術(shù)手段，建立高效的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，加強信息在各部門之間的傳遞與溝通，通過信息交流使各個部門能及時、準確了解企業(yè)的資金流和物流情況，確保信息的真實性和有效性，提高企業(yè)決策科學性。而且內(nèi)部溝通還應(yīng)讓員工積極發(fā)言，對于公司可以隨便發(fā)表一些建議和改進方法，在以人為本的基礎(chǔ)上不斷提高人才管理；另一方面，強化物流企業(yè)與外部相關(guān)部門的溝通力度，完善預警機制以便及時糾正企業(yè)錯誤信息，進一步完善內(nèi)部控制體系。

（五）建立內(nèi)部監(jiān)督機制

內(nèi)部監(jiān)督可以保證企業(yè)內(nèi)部控制工作的有效運行，建立內(nèi)部監(jiān)督機制對于健全內(nèi)部控制具有十分重要的意義。作為中小物流企業(yè)可以從一下方面進行完善：第一，企業(yè)應(yīng)設(shè)置內(nèi)部審計機構(gòu)或建立內(nèi)部控制自我評估系統(tǒng),加強對本企業(yè)內(nèi)部會計控制的監(jiān)督和評估,及時發(fā)現(xiàn)漏洞和隱患,并針對出現(xiàn)的新問題和新情況及內(nèi)部控制執(zhí)行中的薄弱環(huán)節(jié),及時修正或改進；第二，會計與內(nèi)部審計監(jiān)督人員的責任分工要明確，兩者要互相監(jiān)督，不定期聘請專家對內(nèi)部審計人員進行培訓學習，使內(nèi)部審計人員具備財務(wù)基礎(chǔ)、管理及法律等相關(guān)知識，不斷完善內(nèi)部審計人員知識結(jié)構(gòu)。

四、總結(jié)

中小物流企業(yè)要想經(jīng)營良好不斷發(fā)展壯大自己的規(guī)模，就必須重視內(nèi)部控制的應(yīng)用，要根據(jù)企業(yè)發(fā)展經(jīng)營的特點，增強內(nèi)部控制意識，制定一系列適合企業(yè)實施的內(nèi)部控制制度，積極有效的把內(nèi)部控制放到企業(yè)中去運行。在內(nèi)部控制的應(yīng)用實施過程中不斷的取其精華去其糟粕，切實把內(nèi)部控制當成企業(yè)未來成長的努力方向，這樣，中小物流企業(yè)必定會更快更強的發(fā)展。

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