論電子文獻采訪業(yè)務?

奚永旺 阮海紅

(浙江傳媒學院 浙江杭州 310018)

引言

目前圖書館普遍采取自行采購、集團采購、自建數(shù)據(jù)庫等方式，且以購買為主，輔以自建、合建、委托加工及開發(fā)的方式來發(fā)展數(shù)字館藏。電子文獻的采訪由于缺乏計劃、經費、標準、采訪書目工具，兼之出版發(fā)行市場較混亂多變、系統(tǒng)性不強等問題，使得電子文獻采訪成為一項較浩大且繁瑣的系統(tǒng)工程，實踐中存在很大的盲目與被動。

本文引用柔性管理理論，提出了從電子文獻的全面獲取、有效控制、完善管理和提升服務四個環(huán)節(jié)來構建大/泛在采訪業(yè)務的設想，研究探索新視角與新架構以促進圖書館業(yè)務的創(chuàng)新轉型。

1 電子文獻的獲取

電子資源是指將信息以數(shù)字形式存貯在光、磁等介質上，并通過計算機或類似設備閱讀使用的產品。通俗而言就是，把文字、圖像、聲音、動畫等多種形式的信息存儲在光、磁等非紙介質的載體中，并通過網(wǎng)絡通信、計算機或通訊終端等方式再現(xiàn)出來的資源。從電子資源發(fā)展現(xiàn)狀及未來前景看，電子資源主要可分為光盤型電子資源和網(wǎng)絡型電子資源。〔1〕而圖書館擁有的電子資源主要指購買的非紙本的各種參考資源，包括電子期刊、電子圖書、各種類型的數(shù)據(jù)庫、電子類參考資源、Internet上的各種資源以及各館自建的專題數(shù)據(jù)庫等。

1．1 業(yè)務過程探析

傳統(tǒng)意義上電子文獻的獲取是通過代理商購買相應的電子文獻資源;或者是數(shù)據(jù)庫代理商提供多種電子文獻。這兩種方式獲得的資源都是由代理商提供，良莠不齊;數(shù)據(jù)種類重復，質量難以過關;缺乏讀者參與，資源利用率低。

1．2 獲取策略研究

隨著個性化特色化圖書館概念的成熟，越來越多圖書館不再滿足由代理商提供電子文獻，而是讓讀者加入到電子文獻獲取的大軍中，并減少圖書館員的參與。學科導航平臺的推出，讓圖書館可以采取網(wǎng)絡抓取方式，獲得與本館相關資源。一是制作電子文獻采購意向表，發(fā)布在圖書館主頁上，讓眾多讀者上網(wǎng)選取適合需求的電子文獻或提供需要的電子文獻目錄。二是在各類圖書館活動中，宣傳電子文獻及其使用，讓讀者充分了解電子文獻，主動投入到電子文獻的選擇與采購中。三是讓圖書館員走出去，主動向讀者推薦電子文獻，滿足其需求。

2 電子文獻的控制

2．1 業(yè)務過程探析

圖書館需要慎重考慮的，是購買的電子資源存在的版權問題;另外，買來的電子資源并不是一成不變，數(shù)據(jù)也在實時更新，圖書館員應間隔一段時間，查看后臺下載與瀏覽數(shù)據(jù)，從而了解該電子資源的使用情況，為其續(xù)訂做好信息反饋。

2．2 控制策略研究

首先，圖書館員應充分利用合同控制。電子資源的版權是眾多圖書館比較頭疼的問題，容易導致糾紛。解決該問題應利用購買合同，與數(shù)據(jù)庫代理商簽好協(xié)議，注明使用年限，寫明免責申明。其次，試用與購買的電子資源應定時進行后臺數(shù)據(jù)統(tǒng)計。圖書館員應定期通過后臺了解其瀏覽與下載量，獲取相應的點擊率。如果點擊率不高，可以取消下次合作。點擊率較高的，應適當增加電子資源經費，提高該電子資源的并發(fā)性。

3 電子文獻管理策略

3．1 業(yè)務過程探析

綜合考察管理業(yè)務的內容、影響因素以及動態(tài)過程，筆者將電子文獻管理業(yè)務分層次建模，如下圖所示:

電子文獻管理業(yè)務三層次模型圖

3．1．1 宏觀層面完成科學規(guī)劃

宏觀把握國內外電子文獻資源的發(fā)展現(xiàn)狀、國內各項共建共享服務工程以及本館的結構性缺藏問題，進行學科考察與學科權衡、經費預算與成本核算、人員配置與資源整合，注意動態(tài)平衡，實行按需調整，制定電子文獻采購原則與發(fā)展政策。只有科學的策略才能保證資金的準確到位，避免盲目采購引進，為讀者學習和科研提供合理的文獻保障。〔2〕對數(shù)據(jù)庫的適用學科與讀者的學科需求進行比較研究，充分考慮重要學科、重點發(fā)展學科以及資源短缺學科等因素，適時調整、修訂資源發(fā)展政策，保持電子文獻的學科結構平衡，以適應高等教育的發(fā)展、教學科研需求和電子資源與日俱增的新態(tài)勢，減少發(fā)展管理中較大的隨意性和盲目性，編制一個獨立的電子資源館藏發(fā)展政策可以更好解決問題。〔3〕

3．1．2 中觀層面完善管理體制

不斷完善管理體制，明確管理職能和運行機制，制定一系列管理辦法，執(zhí)行科學管理工作。成立電子文獻管理的業(yè)務組織，如館藏發(fā)展專家組、電子資源評價工作組等機構，〔4〕一個運行良好的電子資源評價工作組可以調研和評價電子資源的試用、采購、續(xù)訂等工作，確保各環(huán)節(jié)不偏離發(fā)展規(guī)劃的要求，這樣不但可以監(jiān)督政策的實施，更能從制度和程序上確保電子文獻管理業(yè)務過程的科學性和合理性。〔5〕圖書館還必須配備專門的用戶數(shù)據(jù)分析人員，負責跟蹤、了解用戶需求，以定量分析來幫助調整資源建設策略并決定文獻的儲藏。〔6〕

3．1．3 微觀層面規(guī)范管理程序

微觀層面的電子文獻管理業(yè)務體現(xiàn)在大量的圖書館常規(guī)工作中，諸如:周工作流程、登入點管理分工、電子資源維護工作、期刊列表的平臺以及重新調配管理等等。以香港中文大學圖書館電子資源學習周工作流程為例，由期刊、編目、系統(tǒng)及參考四個業(yè)務部門分別負責更新及維護電子數(shù)據(jù)庫及電子圖書數(shù)據(jù)庫網(wǎng)頁;電子期刊及免費電子資源的檢索平臺;圖書館公共檢索目錄。從期刊部開始，建立一個EXCEL文檔，包括三項資料記錄:①新增的電子資源;②有待更新的電子資源;③停訂或停刊的電子資源。編目部依據(jù)EXCEL文檔資料建立、更新書目記錄。期刊部開始建立、更新或刪減有關的點收記錄。參考咨詢部負責更新數(shù)據(jù)庫及電子圖書的網(wǎng)頁，系統(tǒng)部負責更新電子期刊的A－Z列表，建立遠端存取連結及維護遠端存取的安全性。〔7〕

由于當前的電子文獻管理業(yè)務中存在大量可改善空間，可考慮引入工作流管理理論來規(guī)范管理程序，以幫助實現(xiàn)目標管理與績效管理。工作流管理WFM(Work flow Management)是人與電腦共同工作的自動化協(xié)調、控制和通訊，在工作流管理下，工作量可以被監(jiān)督，分派工作到不同的用戶達成平衡，從而達到資源的高效配置和管理。

3．2 管理策略研究

3．2．1 依托項目管理發(fā)展虛擬館藏

虛擬館藏指在實體館藏的基礎上所做的數(shù)字化資源整合，形式為自建和購買的數(shù)據(jù)庫，包括便捷的檢索平臺和閱讀方式。〔8〕實施項目管理策略可增加圖書館電子文獻建設經費，突破圖書館虛擬館藏發(fā)展瓶頸，完成硬軟件環(huán)境的整體改造與轉型升級。浙江傳媒學院圖書館通過跨部門的團隊協(xié)作申報中央地方共建合作項目與省財政資助合作項目，爭取到了數(shù)百萬的項目經費支持，此外，規(guī)劃并申報“傳媒產學研數(shù)字化特色資源平臺”，集成多種傳媒特色信息資源與服務，形成一個以重點學科服務為主體的科研支持環(huán)境，以創(chuàng)建媒體資源共享的多功能特色信息科研平臺。還參加教學條件保障工程教改項目和應課程教學改革的基礎教學設施配套改造與保障機制的建設研究，實現(xiàn)了圖書館數(shù)字基礎設施和系統(tǒng)的更新。項目的管理與實施為圖書館電子文獻業(yè)務管理帶來了很大的變化。

3．2．2 重視OA資源，關注開放獲取

開放存取(Open Access，簡稱OA)一個被廣泛接受的定義是:網(wǎng)上免費獲取，允許閱讀、下載、復制、傳閱、打印、檢索、建立鏈接、編入索引、軟件中使用，或其他合法的使用，除去上網(wǎng)費用，不產生任何費用，沒有法律和技術方面的存取障礙。〔9〕因此，充分利用OA期刊可及時緩解外文資源的獲取困難問題，便捷獲取全球OA期刊，更可及時了解、掌握國際先進的科學技術水平和科技創(chuàng)新。2007年西安交大圖書館在外文期刊購置過程中，把OA期刊作為重要考慮因素，將OA期刊與現(xiàn)有訂購的品種進行核對，發(fā)現(xiàn)有幾十種期刊都屬于OA期刊，于是調整了部分期刊的訂購品種，節(jié)省經費的同時還收集、整合OA期刊超過了一萬種。〔10〕由于OA期刊品種每年不斷增加，跟蹤品種的變化，獲取新OA期刊網(wǎng)站的期刊品種及相關信息存在很大的困難，《OA期刊共享集成方案及其關鍵技術研究》一文對來源不同、遵循不同協(xié)議的OA期刊的共享集成的關鍵技術問題進行了研究，并提出解決問題的思路和方案，來實現(xiàn)OA期刊的共享集成，解決OA期刊源的跟蹤維護問題。〔11〕

3．2．3 強化協(xié)調配合，實行協(xié)作外包

協(xié)作外包的管理策略可優(yōu)化圖書館電子文獻的處理流程、人力資源分配和讀者服務。電子文獻數(shù)量的極劇增長與讀者的及時使用已成為圖書館面臨的重大挑戰(zhàn);如何運用現(xiàn)有的人力資源和圖書館集成管理系統(tǒng)也已成為電子文獻管理的新命題。根據(jù)香港中文大學圖書館的統(tǒng)計，該館的電子資源數(shù)量在2006－2007年度比上一年增長了兩倍之多，隨之而來的是復雜頻繁的資料更新及費時失事的聯(lián)系工作，為改善電子資源管理工作，實行了電子期刊的編目工作外包，即將電子期刊的編目及電子期刊A－Z列表的維護工作外包與Serials Solutions公司，并采用了Innovative公司的電子資源管理系統(tǒng)，讀者通過圖書館的公共檢索目錄可以了解有關電子資源的同步登入數(shù)量、下載限制、打印限制、及版權限制等;可以透過新的電子期刊A－Z列表以刊名、刊名關鍵詞、及ISSN檢索，或以刊名及14個主題瀏覽電子期刊檢索。因此，該館考慮將其他的電子資源維護工作外包，以進一步減省人手，為讀者提供更完善的服務。〔12〕

4 電子文獻服務策略

4．1 業(yè)務過程探析

IS0 2789 Information and Documentation——International Library Statistics第四版中“電子服務”(electronic service)的定義是指OPAC服務、圖書館網(wǎng)站服務、電子館藏的使用、電子文獻傳遞、電子參考咨詢、電子資源的訪問使用和網(wǎng)絡的用戶培訓等。〔13〕電子文獻是開展電子服務的根本，可細分為數(shù)據(jù)庫、電子連續(xù)出版物、數(shù)字文獻，數(shù)據(jù)庫分全文數(shù)據(jù)庫、文摘索引數(shù)據(jù)庫及其他類型數(shù)據(jù)庫，數(shù)字文獻包括電子書、電子專利、網(wǎng)絡視聽文獻和其他電子形態(tài)的報告、預印本等文獻。〔14〕電子文獻服務作為一種典型的知識密集型服務，核心任務是選擇科學的分類服務體系，構建有效的服務集成系統(tǒng)，其中，服務意識始終滲透起主導作用，電子文獻維護、推廣與教育構成關鍵的兩大要素。

考察業(yè)界的工作實踐，通常由圖書館各業(yè)務部門承擔起電子文獻服務任務，皆依托各類電子文獻相應開展各類電子服務，在具體的服務項目及服務過程中，也聯(lián)合借助館外機構的資源來共同參與，詳見《電子服務類別、文獻類別及業(yè)務部門、機構一覽表》。

電子服務類別、文獻類別及業(yè)務部門、機構一覽表

4．2 服務策略研究

4．2．1 探索合作共建服務模式

圖書館主頁的可用度與電子資源檢索的穩(wěn)定性極大影響文獻的使用。探索與其他非圖書館的信息機構的合作，比如憑借超星讀秀數(shù)據(jù)庫的搜索平臺，實現(xiàn)館藏書目的資源整合，跨學科、跨語言的文獻資源搜索平臺的搭建使圖書館館藏建設不再注重“擁有”，而更注重“獲取”，大大提升信息的提供和控制能力。圖書館與這些商業(yè)機構和信息提供商合作，可節(jié)省本館的采購經費和館藏資源數(shù)字化的成本，同時館藏信息在Google等搜索引擎中的鏈接，對圖書館館藏是一個很有效的宣傳。〔15〕

4．2．2 推廣數(shù)字閱讀與知識共享

電子文獻服務的重要策略之一是推動數(shù)字閱讀服務，促進知識共享。關注新的信息處理、存儲和傳播技術來提升服務水準，構筑一個全新的數(shù)字閱讀服務新平臺。圍繞構建適應教學改革需要的教學環(huán)境保障體系，通過跨學科發(fā)展合作，為教學改革實現(xiàn)探究性、互動性、網(wǎng)絡化學習提供現(xiàn)代化的信息平臺。擬定改革目標，為社會培養(yǎng)適應信息時代的具有數(shù)字閱讀能力的合格人才，發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，整合優(yōu)勢資源，積極拓展信息素養(yǎng)教育的新空間，形成創(chuàng)新的學習資源中心，依托先進設施，集成多種傳媒特色信息資源與服務，形成一個以重點學科服務為主體的科研支持環(huán)境，創(chuàng)建以學科資源共享為特色的多功能的數(shù)字化信息平臺，拓展個性化服務的空間。

4．2．3 策劃學習型、創(chuàng)新型電子服務活動

按照新的知識流程來組建圖書館的管理組織體系，重新設立服務崗位，配備專職人員負責安排培訓任務，組建圖書館學習型組織的館內學習與培訓，建立學科館員制度，開展數(shù)字參考咨詢服務。培養(yǎng)一個數(shù)字導讀服務團隊，策劃閱讀推廣活動，熟悉組織流程，引領學生社團開展讀書活動，探索建立圖書館閱讀推廣活動的長效機制，持續(xù)推進學習型、創(chuàng)新型、服務型服務活動。比如，策劃讀書文化節(jié)的數(shù)據(jù)庫電子資源推廣月活動;邀請數(shù)據(jù)庫電子資源供應商參加推廣活動;當場派發(fā)宣傳資料及指導數(shù)據(jù)庫利用等。啟動電子資源培訓計劃，組織系統(tǒng)的面向全校師生進行數(shù)據(jù)庫電子資源的專題培訓，包括中文期刊數(shù)據(jù)庫、外文數(shù)據(jù)庫、文獻傳遞平臺使用介紹以及畢業(yè)論文寫作與檢索技巧培訓等。

5 結語

基于讀者需求與學科發(fā)展，圖書館應建立規(guī)范、科學的采購模式，形成合理的決策機制，在種類不斷趨多且價格連續(xù)趨長的電子文獻資源中實現(xiàn)優(yōu)化選擇，確保以最優(yōu)惠的采訪成本引進最需要的數(shù)字資源，實現(xiàn)館藏資源最大化利用。

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