藏書架位核算在Excel表格中的排列組合及實踐——以伊犁師范學院圖書館為例

王惠英

(伊犁師范學院圖書館，新疆伊犁83500)

圖書館開展各項讀者服務工作的主要基礎，就是對館藏資源不斷地進行補充。隨著藏書規模的不斷擴大，當圖書館的書架不夠用時，我們一搬采用兩種方法:一是書庫沒有多余空間時，將陳舊用處不大或副本比較多的圖書剔舊;二是書庫還有多余空間時，則購買新書架，重新組織書庫藏書布局，這就需要對館藏圖書進行重新排架、倒架，為了減輕員工的勞動強度，我館樣本書庫采用對藏書需用架位進行提前核算、測定架位的方法。文章研究與闡述的就是藏書架位核算在Excel表格中的排列、組合及實踐。

1 藏書架位核算的意義分析

一是能準確地估算藏書原來所占用架位是多少，現應預留多少架位，可減少對藏書進行頻繁的倒架、排架，減輕員工的勞動強度，提高工作效率;二是能使圖書倒架、排架工作規范、準確、合理、科學，有效保管藏書;三是能準確地估算藏書架位，藏書布局保持穩定性，就不會因員工對藏書進行頻繁倒架、排架，而影響讀者正常閱覽圖書。

2 藏書架位核算的前期工作

2.1 準備藏書架位核算的工具

準備工具:筆記本、標簽、不粘膠、剪刀、中性筆、電腦。

2.2 明確了解我院學科建設及本館進書狀況

首先遵循學科性、特色性、專業性、前瞻性等原則，其次參考本館每年每類圖書進書量。依據我院學科建設的發展方向以及目前課程設置等具體情況，分析讀者需求，即:要明確哪些圖書讀者需求量多，哪些圖書讀者需求量少。作為地方民族高校圖書館，我館采集圖書時，注重購置適合師范院校教學需用圖書和地方民族特色圖書。

2.3 準確統計樣本書庫藏書架位情況

仔細登記樣本書庫每類藏書的原來實際占用架位是多少，統計新進書架是多少。然后制定核算圖書架位的具體方案，把所有的數據都填寫進Excel表格，核算出重新組織藏書時，每類圖書應預留多少架位，目前需用的架位準確空間應該是多少。

2.4 進行樣本書庫目前所需架位測定

例如:我館2010年搬遷新館時，為樣本書庫購置195組書架，搬遷到新館后，因大量進新書，藏書飽和，2012年又為樣本增添新書架41組，那么，核算結果如下:

現共有書架=195(組)+41(組)=236(組)

3 藏書架位在Excel表格中的排列、組合與核算

3.1 樣本書庫藏書預留架位的原則

把原來藏書占用的實際數據填寫在Excel表格上，學科類目需求量大的圖書，多預留架位，如:哲學B、政治法律D、文化教育體育類G、語言文字類H、文學類I等，這些是我院開設的主要課程，因此漢文社科類圖書預留架位共是27組，見表1;哈薩克語種和維吾爾語種的圖書，主要購置渠道是新疆本省一些出版社、北京民族出版社等出版的圖書，雖然每年出版的種類不多，只要出版，我館基本上都采購，所以也多預留架位。如:哈文圖書是4組;維文圖書也是4組，見表1;學科類目進書量小的圖書，少預留架位，如:綜合類Z預留書架是0.5組，見表1;外文圖書因原來就有充足的預留空間，預留架位是0組。

3.2 文種藏書架位在Excel表格中的排列、組合與核算

如果整個書庫藏書進行重新組織，根據以上條件制作Excel表格1，填寫具體數據，進行藏書架位核算，以組為核算單位，在表格中有以下兩種核算公式。

一是用橫向公式:即:各文種、學科總書架用量=漢文社科類+漢文自科類+漢文綜合類+維文+哈文+外文，見表1。

表1 伊犁師范學院圖書館樣本書庫藏書文種、學科排架表

二是用縱向公式:套用SUM=B5=B3+B4①(B3、B4、B5，分別表示具體數據在Excel表格中的位置)，也可以為:SUM=C5=C3+C4①，等等，以后有類似情況，以此類推，即:現書架用量測定和=原來所占書架實際數量+預留書架數量。在Excel表格中用鼠標點擊求和項，可核算出，現文種、學科藏書需用書架數量合計:漢文社科類是108(組);漢文自科類是59(組);漢文綜合類是5(組);維文是20(組);哈文是16(組)，外文是28(組)。

根據表1顯示;如果原藏書占用的架位和用①表示;現藏書應預留架位的和用②表示;現需用總架位測定的和用③(表示)，用橫向公式核算，在Excel表格中用鼠標點擊求和項，其核算結果如下:

原藏書占用的架位和①=漢文社科類①+漢文自科類①+漢文綜合類①+維文①+哈文①=81+53.5+4.5+16+12+28=195(組);現藏書應預留架位和②=漢文社科類②+漢文自科類②+漢文綜合類②+維文②+哈文②+外文②=27+4.5+0.5+4+4+0=41(組)。

依據以上兩個條件，再套用縱向公式SUM=B3+B4=B5①，在Excel表格中用鼠標點擊求和項，其核算結果如下:

現藏書需用總架位測定和③=原藏書占用架位數量①+現藏書應預留架位數量②=195(組)+41(組)=236(組)，其核算結果正好與實際數量相符。

如果藏書架位以(層)為核算單位，那么，每組書架從上到下有6層，書架一般是雙面，從前到后共12層，那么，樣本書庫原有圖書架位:195(組)x12=2340(層);新進書架實際架位:41(組)x12=492(層);現藏書用量總架位測定之和:236(組)x12=2832(層)。

2.3.1 在課堂教學中適時引入案例 如在講解護士慎獨精神時，引入以下案例：病人，女，40歲。因乳腺癌行乳腺及淋巴清除術后，進入重癥監護室。2小時后，其丈夫透過玻璃窗向內看時，發現妻子的輸液袋已空，輸液管里倒回血液竟然沒有護士發覺。于是氣憤地敲門喊護士，護士長一再解釋，其丈夫還是認為護士責任心不強，擅離崗位，將其投訴到護理部。

3.3 漢文自然科學類目藏書架位在Excel表格中的排列與組合

根據表1數據顯示和實際統計的數據，自然學科類:原占用架位數量=53.5(組)x12=642(層);現應預留架位數量=4.5(組)x12=54(層)，將具體數據填寫在Excel表格中，根據實際需用，將預留架位進行分配，其它類目有類似情況，以此類推。套用SUM=B5=B3+B4①在Excel表格中用鼠標點擊求和項，自然科學類架位核算測定結果如下，見表2。

表2 樣本書庫藏書自然學科類藏書架位測定排架表

根據表2顯示，以層為核算單位，那么核算出:自然科學類目各科現在藏書所需用的架位測定和，如:N類是30(層);O類是304(層);X類是18(層)等等，以后有類似情況，以此類推。

如果，原藏書占用架位數量用①表示;現藏書應余留架位數量用②表示;現藏書需用架位數量和用③表示，那么，用橫向公式核算，在Excel表格中用鼠標點擊求和項，其核算結果如下:

原藏書占用架位數量①=N①+O①+P①+Q①+R①+S①+T①+U①+V①+X①

=24+292+12+37+30+8+218+2+3+16=642(層)。

現藏書應預留架位數量②=N②+O②+P②+Q②+R②+S②+T②+U②+V②+X②

=56+12+2+3+12+4+12+1+0+2=54(層)。

3.4 漢文個別類目藏書架位在Excel表格中的排列與組合

如果，只調整某個類目，以R類舉例說明:根據表2顯示數據，制定醫藥衛生科學類R細分排架表，套用縱向公式SUM=B3+B4=B5①，在Excel表格中用鼠標點擊求和項，那么核算出醫藥衛生科學類，每個小類的架位測定和，如:表3:R是8層;R2是5層;R3是4層;R5是2層等等，以后有同樣情況，以此類推。

如果，原藏書占用架位數量用①表示;現藏書應余留架位數量②表示;現藏書需用架位測定和用③表示，用橫向公式核算，在Excel表格中用鼠標點擊求和項，醫藥衛生科學類R的藏書架位核算結果如下:

原藏書占用架位數量=R①+R—0①+R—4①+R1①+R2①+R3①+R①4+R5①+R6①

+R71①R72②+R73②+R74②=7+0+1+1+6+4+3+1+1+0+1+4=30(層)。

現藏書應預留架位=R②+R—0②+R—4②+R1②+R2②+R3②+R4②+R5②+R6

+R72②+R73②+R74②=1+1+0+1+2+1+1+1+1+1+0+1+0+1=12(層)。

依據以上兩個條件，再套用縱向公式SUM=B3+B4=B5①，在Excel表格中用鼠標點擊求和項，核算出醫藥衛生科學類目藏書架位的結果如下:

現藏書所需用架位的測定和③=原藏書所占用架位數量①+現藏書應預留架位數量②=30(層)+12(層)=42(層)。

表3 樣本書庫醫藥衛生科學類R藏書架位測定排架表

4 藏書架位核算結果在實踐中的應用

任何工作之目的都是為了應用于實踐，制作藏書架位Excel表格也不例外。

藏書架位在實踐中排列、組合的具體步驟:首先，將核算好的樣本書庫藏書每個學科類目細分排架表，進行打印;其次，按照Excel表格架位測定和一欄中的核算數據寫標簽，例如:表3中R1這一欄測定和為8，表示R1需用的架位是8(層)，標簽上寫R1/8;表3中R74這一欄測定和為5，表示R74需用的架位是5(層)，標簽上寫R74/5等，以此類推。將寫好的標簽貼在每類圖書具體位置的書架上，然后用膠袋粘好，固定架位;再次組織員工對藏書進行倒架、排架，形成新的藏書布局。

5 結束語

在Excel表格中進行藏書架位的排列與組合，是為了準確無誤地核算出藏書架位后，再在實踐中科學、合理、適當地進行組織藏書布局，可以使員工在進行藏書倒架、排架時一次性到位，并能使藏書布局保持一定時間的穩定性。這樣既能減輕員工的工作強度，又可方便讀者能在熟悉的位置查找文獻資料，這才是科學發展的新舉措。

［1］四川廣播電視大學.電腦紅皮書Excel 2003表格制作操作指南［J］.四川:四川遠程電子出版社，2007.