高校檔案信息化的途徑與模式分析

朱海峰

（集寧師范學院，內蒙古 烏蘭察布 012000）

1 前言

信息化浪潮在很大程度上推動了人們的傳播方式、生活方式以及生產方式的改變，作為具備著記載人類歷史文明發展、承載信息特征的檔案，以往傳統的檔案管理模式已被徹底打破，并且開始朝向數字化的管理方向不斷發展.所以，怎樣使檔案服務于以信息化為顯著特征的社會發展，已經成為高校迫切解決及深入探究的課題.在信息化社會環境的發展過程當中，雖然高校逐步形成了諸多的聲像、數碼及電子文檔等檔案，但是，高校目前的信息化管理并不能夠與日益增長的應用需求相適應，所以深入研究高校檔案信息化建設模式，進一步探究高校檔案信息化的途徑，直接關系到高校檔案事業的發展前，具有十分重要的現實意義.

2 高校檔案信息化的含義及內容

2.1 高校檔案信息化的含義

高校檔案信息化具體指的是在高校各項檔案管理活動當中，對現代信息技術加以全面的應用，開發出潛在的信息資源，使檔案成為用戶便于利用及接受的信息產品，同時以其為媒介，促使高校共享檔案信息資源的實現.具體來講，就是以網絡及數據庫為主體，將檔案信息諸如實物、文字、聲像和圖紙等保存在磁盤或者光盤等載體中，借助于計算機終端與計算機網絡實現共享及有效利用檔案信息資源，為廣大用戶提供豐富、便捷而又生動的檔案信息服務.對高校檔案信息化加以總結概括，可以將其劃分成四方面：（1）轉變高校檔案管理模式；（2）共享檔案信息資源；（3）實現檔案信息一體化的查詢、接收、存儲、傳遞、著錄、瀏覽的管理；（4）實現檔案信息的網絡化及數字化.

2.2 檔案信息化建設的主要內容

從總體上來看，高校檔案信息化建設的主要內容包括;（1）建設檔案信息資源，強化電子文件的歸檔管理和檔案目錄數據庫建設，逐步實現檔案全文信息查詢；（2）建設檔案信息管理應用系統，將符合規范的、統一的檔案管理軟件在高校加以推廣，為檔案信息資源的共享和檔案信息的交換創造有利的條件；（3）建設檔案信息化基礎設施，推進計算機管理檔案的運用，健全及建立校園網及檔案局域網連通，實現同步管理紙質檔案與電子檔案的網絡化；（4）建設檔案信息化制度，按照國家相關規定制定高校電子文件管理及歸檔的規章制度；（5）建設檔案信息化人才隊伍，各個高校均應當為自身的檔案部門配備有著較強能力的專業計算機人才，強化檔案人員網絡知識及計算機知識的培訓；（6）建設檔案信息化安全保障機制，積極采取科學有效的管理措施及技術手段，強化監控網絡檔案管理系統，增強網絡安全意識及檔案信息安全意識.

3 高校信息化建設模式

現階段，檔案界關注及討論的焦點便是檔案信息化建設，自從國家檔案局于2002年對《全國檔案信息化建設實施綱要》加以印發以后，我國各個高校便開始投入到探索及研究信息化建設的工作中，并且部分高校已經相繼取得了可喜的成就，但仍然難以避免的存在著一系列有待于解決的問題，檔案信息化仍然有著較長的探索路子.

所謂高校檔案信息化建設具體指的是對現代化先進的技術進行充分的應用，實現檔案信息資源的數字化，同時恰當的管理檔案以及提供利用服務的一種檔案管理方式.高校檔案信息化的內容主要有：（1）轉變傳統實體的管理模式，為最大化的信息共享的實現提供條件；（2）檔案信息資源的數字化；（3）提供利用、存儲、收集的網絡化；（4）現代化網絡技術及信息技術的應用.從當前現有的條件而言，我國高校的檔案信息化建設尚處在研究和探索的進程當中，且未落定塵埃，因此，高校檔案信息化模式也處在發展過程中.

高校信息化建設模式應當將檔案信息化建設模式與數字化校園有機的加以融合，使檔案信息化建設模式同時具備著數字檔案館的功能.隨著數字化校園的發展及逐漸形成的相關檔案信息化建設標準，將為高校構建檔案信息化模式提供有利的條件，并通過檔案工作與校園網絡文書工作對接的實現，將會促使檔案信息的提供利用、檢索和存儲成為可能.就未來的發展來說，由于技術的不斷趨于成熟，各高校將會逐步實現校與校之間的檔案信息共享、各高校間的交流以及跨空間提供檔案的現代化操作方式，進而使高校構建檔案信息化建設模式的全面實現成為可能.

4 高校檔案信息化建設的途徑

4.1 轉變傳統管理模式，提升綜合服務水平

高校的檔案信息管理者應當積極的響應時代發展的號召，盡快的轉變管理觀念，徹底的摒棄以往傳統的管理模式，加強現代化信息技術的應用，以便于實現檔案信息資源的共享，進而促進工作質量和服務水平的提高.還要適當的轉移工作重心，為全新檔案管理模式的創建奠定扎實的思想基礎.要從以往的“你求我供”的被動服務方式切實的轉變成網上主動提供的服務方式.以便在當前的網絡環境中，促進管理自動化和檔案業務工作自動化的真正實現.

4.2 加強建設檔案信息化的基礎設施

所謂檔案信息化的基礎設施建設指的是硬件和軟件的投入.高校檔案部門應當在有關部門及學校的大力支持下，一方面，對相應的設備加以配備，比如大型數碼攝像機、圖文掃描機和數據庫服務器等；另一方面，對于與校檔案信息管理相配套的網路應用系統，要全面的覆蓋利用、收集、編目、整理、存儲、歸檔、檢索等服務功能，并且還應當與多種操作系統及硬件平臺的運行相適應，具備一定的安全控制能力，同時具備與其他數據系統交換數據和連接的能力.

4.3 重視檔案價值的利用

真正的檔案價值就在于利用，實現檔案信息化管理將為充分利用檔案信息提供必要條件.建設高校檔案信息化的一大途徑便是對校園網充分的加以利用，以此將檔案信息網站建立起來，通過校園網把檔案信息公布給廣大師生，同時在網頁中設置目錄查詢、機構簡介、政策法規和業務規范等諸多欄目，正確的引導兼職檔案員的各項業務操作，切實促進檔案信息利用者利用檔案能力的提高.另外，還應當開展檔案信息服務，通過校園網利用者進入到網站中，從而實現對檔案信息的瀏覽和檔案信息資源的共享，有助于高校檔案館新形象的樹立，也有利于檔案館貼近用戶、面向社會，從而構建新型的檔案信息服務模式.

4.4 加大宣傳檔案信息化建設的力度，做好各項宣傳工作

高校檔案館應當不斷的強化宣傳檔案信息化建設的力度，盡快做好檔案歸檔辦法、檔案范圍和電子文件歸檔意義的宣傳工作，把具體應歸檔電子文件的范圍在校園網上公布出來，拓展宣傳的范圍，以促進人們對檔案信息化建設認識的提高.檔案館的各個管理人員應當真正的深入到歸檔部門的實際工作中，積極的將調研工作展開，對各部門的歸檔情況和電子文件形成的意見要廣泛的加以聽取，并制定出與高校檔案館的管理及發展相適應的電子文件歸檔范圍，同時要明確檔案信息化建設的各項政策及法規.

4.5 增強檔案管理人員的隊伍建設

高校檔案信息化建設不可或缺的環節就是檔案管理人員的隊伍建設，其綜合素質與高校建設檔案信息化的進程有著直接的關系.所以，高校的檔案管理人員必須切實的掌握廣博的知識，同時熟練的掌握先進的網絡技術，將自己培養成現代化的復合型人才.在目前的知識經濟時代，檔案信息用戶和信息資源之間的重要紐帶及橋梁就是檔案工作人員，并且科學的管理與先進的設備均迫切的需要高水平、高素質的人才加以掌握，所以，高校對檔案工作人員的教育和培養應給予高度的重視，要通過相關教育和培訓使檔案工作人員能夠熟練的運用現代化通信設備、計算機和現代信息技術，通過這些設備和技術管理、維護、使用和制作電子信息，促進高校檔案信息化水平的不斷提高.除此之外，高校還應當大力鼓勵檔案工作人員積極地參與到繼續教育中去，比如參觀考察、脫產進修、在職培訓和學術研討等，從而使檔案工作人員的業務水平和知識結構能夠切實的滿足高校檔案信息化發展及建設的需要.

5 結束語

總而言之，高校檔案信息化建設并非是一蹴而就的事情，而是有著較強復雜性的系統性工程，這便需要高校始終立足于建設和發展實際，盡快的實現檔案信息管理思想的轉變，并且采取行之有效的措施，才能為檔案工作新模式的創建提供強而有力的保障.

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