高校檔案信息化的途徑與模式分析

朱海峰

（集寧師范學(xué)院，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

1 前言

信息化浪潮在很大程度上推動(dòng)了人們的傳播方式、生活方式以及生產(chǎn)方式的改變，作為具備著記載人類歷史文明發(fā)展、承載信息特征的檔案，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已被徹底打破，并且開始朝向數(shù)字化的管理方向不斷發(fā)展.所以，怎樣使檔案服務(wù)于以信息化為顯著特征的社會(huì)發(fā)展，已經(jīng)成為高校迫切解決及深入探究的課題.在信息化社會(huì)環(huán)境的發(fā)展過程當(dāng)中，雖然高校逐步形成了諸多的聲像、數(shù)碼及電子文檔等檔案，但是，高校目前的信息化管理并不能夠與日益增長(zhǎng)的應(yīng)用需求相適應(yīng)，所以深入研究高校檔案信息化建設(shè)模式，進(jìn)一步探究高校檔案信息化的途徑，直接關(guān)系到高校檔案事業(yè)的發(fā)展前，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義.

2 高校檔案信息化的含義及內(nèi)容

2.1 高校檔案信息化的含義

高校檔案信息化具體指的是在高校各項(xiàng)檔案管理活動(dòng)當(dāng)中，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)加以全面的應(yīng)用，開發(fā)出潛在的信息資源，使檔案成為用戶便于利用及接受的信息產(chǎn)品，同時(shí)以其為媒介，促使高校共享檔案信息資源的實(shí)現(xiàn).具體來(lái)講，就是以網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)庫(kù)為主體，將檔案信息諸如實(shí)物、文字、聲像和圖紙等保存在磁盤或者光盤等載體中，借助于計(jì)算機(jī)終端與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享及有效利用檔案信息資源，為廣大用戶提供豐富、便捷而又生動(dòng)的檔案信息服務(wù).對(duì)高校檔案信息化加以總結(jié)概括，可以將其劃分成四方面：（1）轉(zhuǎn)變高校檔案管理模式；（2）共享檔案信息資源；（3）實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化的查詢、接收、存儲(chǔ)、傳遞、著錄、瀏覽的管理；（4）實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化及數(shù)字化.

2.2 檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

從總體上來(lái)看，高校檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括;（1）建設(shè)檔案信息資源，強(qiáng)化電子文件的歸檔管理和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢；（2）建設(shè)檔案信息管理應(yīng)用系統(tǒng)，將符合規(guī)范的、統(tǒng)一的檔案管理軟件在高校加以推廣，為檔案信息資源的共享和檔案信息的交換創(chuàng)造有利的條件；（3）建設(shè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案的運(yùn)用，健全及建立校園網(wǎng)及檔案局域網(wǎng)連通，實(shí)現(xiàn)同步管理紙質(zhì)檔案與電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化；（4）建設(shè)檔案信息化制度，按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定制定高校電子文件管理及歸檔的規(guī)章制度；（5）建設(shè)檔案信息化人才隊(duì)伍，各個(gè)高校均應(yīng)當(dāng)為自身的檔案部門配備有著較強(qiáng)能力的專業(yè)計(jì)算機(jī)人才，強(qiáng)化檔案人員網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)；（6）建設(shè)檔案信息化安全保障機(jī)制，積極采取科學(xué)有效的管理措施及技術(shù)手段，強(qiáng)化監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)及檔案信息安全意識(shí).

3 高校信息化建設(shè)模式

現(xiàn)階段，檔案界關(guān)注及討論的焦點(diǎn)便是檔案信息化建設(shè)，自從國(guó)家檔案局于2002年對(duì)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》加以印發(fā)以后，我國(guó)各個(gè)高校便開始投入到探索及研究信息化建設(shè)的工作中，并且部分高校已經(jīng)相繼取得了可喜的成就，但仍然難以避免的存在著一系列有待于解決的問題，檔案信息化仍然有著較長(zhǎng)的探索路子.

所謂高校檔案信息化建設(shè)具體指的是對(duì)現(xiàn)代化先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行充分的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化，同時(shí)恰當(dāng)?shù)墓芾頇n案以及提供利用服務(wù)的一種檔案管理方式.高校檔案信息化的內(nèi)容主要有：（1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)實(shí)體的管理模式，為最大化的信息共享的實(shí)現(xiàn)提供條件；（2）檔案信息資源的數(shù)字化；（3）提供利用、存儲(chǔ)、收集的網(wǎng)絡(luò)化；（4）現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)的應(yīng)用.從當(dāng)前現(xiàn)有的條件而言，我國(guó)高校的檔案信息化建設(shè)尚處在研究和探索的進(jìn)程當(dāng)中，且未落定塵埃，因此，高校檔案信息化模式也處在發(fā)展過程中.

高校信息化建設(shè)模式應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)模式與數(shù)字化校園有機(jī)的加以融合，使檔案信息化建設(shè)模式同時(shí)具備著數(shù)字檔案館的功能.隨著數(shù)字化校園的發(fā)展及逐漸形成的相關(guān)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，將為高校構(gòu)建檔案信息化模式提供有利的條件，并通過檔案工作與校園網(wǎng)絡(luò)文書工作對(duì)接的實(shí)現(xiàn)，將會(huì)促使檔案信息的提供利用、檢索和存儲(chǔ)成為可能.就未來(lái)的發(fā)展來(lái)說，由于技術(shù)的不斷趨于成熟，各高校將會(huì)逐步實(shí)現(xiàn)校與校之間的檔案信息共享、各高校間的交流以及跨空間提供檔案的現(xiàn)代化操作方式，進(jìn)而使高校構(gòu)建檔案信息化建設(shè)模式的全面實(shí)現(xiàn)成為可能.

4 高校檔案信息化建設(shè)的途徑

4.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，提升綜合服務(wù)水平

高校的檔案信息管理者應(yīng)當(dāng)積極的響應(yīng)時(shí)代發(fā)展的號(hào)召，盡快的轉(zhuǎn)變管理觀念，徹底的摒棄以往傳統(tǒng)的管理模式，加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，以便于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，進(jìn)而促進(jìn)工作質(zhì)量和服務(wù)水平的提高.還要適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)移工作重心，為全新檔案管理模式的創(chuàng)建奠定扎實(shí)的思想基礎(chǔ).要從以往的“你求我供”的被動(dòng)服務(wù)方式切實(shí)的轉(zhuǎn)變成網(wǎng)上主動(dòng)提供的服務(wù)方式.以便在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，促進(jìn)管理自動(dòng)化和檔案業(yè)務(wù)工作自動(dòng)化的真正實(shí)現(xiàn).

4.2 加強(qiáng)建設(shè)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施

所謂檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指的是硬件和軟件的投入.高校檔案部門應(yīng)當(dāng)在有關(guān)部門及學(xué)校的大力支持下，一方面，對(duì)相應(yīng)的設(shè)備加以配備，比如大型數(shù)碼攝像機(jī)、圖文掃描機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器等；另一方面，對(duì)于與校檔案信息管理相配套的網(wǎng)路應(yīng)用系統(tǒng)，要全面的覆蓋利用、收集、編目、整理、存儲(chǔ)、歸檔、檢索等服務(wù)功能，并且還應(yīng)當(dāng)與多種操作系統(tǒng)及硬件平臺(tái)的運(yùn)行相適應(yīng)，具備一定的安全控制能力，同時(shí)具備與其他數(shù)據(jù)系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)和連接的能力.

4.3 重視檔案價(jià)值的利用

真正的檔案價(jià)值就在于利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理將為充分利用檔案信息提供必要條件.建設(shè)高校檔案信息化的一大途徑便是對(duì)校園網(wǎng)充分的加以利用，以此將檔案信息網(wǎng)站建立起來(lái)，通過校園網(wǎng)把檔案信息公布給廣大師生，同時(shí)在網(wǎng)頁(yè)中設(shè)置目錄查詢、機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)介、政策法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范等諸多欄目，正確的引導(dǎo)兼職檔案員的各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作，切實(shí)促進(jìn)檔案信息利用者利用檔案能力的提高.另外，還應(yīng)當(dāng)開展檔案信息服務(wù)，通過校園網(wǎng)利用者進(jìn)入到網(wǎng)站中，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的瀏覽和檔案信息資源的共享，有助于高校檔案館新形象的樹立，也有利于檔案館貼近用戶、面向社會(huì)，從而構(gòu)建新型的檔案信息服務(wù)模式.

4.4 加大宣傳檔案信息化建設(shè)的力度，做好各項(xiàng)宣傳工作

高校檔案館應(yīng)當(dāng)不斷的強(qiáng)化宣傳檔案信息化建設(shè)的力度，盡快做好檔案歸檔辦法、檔案范圍和電子文件歸檔意義的宣傳工作，把具體應(yīng)歸檔電子文件的范圍在校園網(wǎng)上公布出來(lái)，拓展宣傳的范圍，以促進(jìn)人們對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)的提高.檔案館的各個(gè)管理人員應(yīng)當(dāng)真正的深入到歸檔部門的實(shí)際工作中，積極的將調(diào)研工作展開，對(duì)各部門的歸檔情況和電子文件形成的意見要廣泛的加以聽取，并制定出與高校檔案館的管理及發(fā)展相適應(yīng)的電子文件歸檔范圍，同時(shí)要明確檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)政策及法規(guī).

4.5 增強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)不可或缺的環(huán)節(jié)就是檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，其綜合素質(zhì)與高校建設(shè)檔案信息化的進(jìn)程有著直接的關(guān)系.所以，高校的檔案管理人員必須切實(shí)的掌握廣博的知識(shí)，同時(shí)熟練的掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將自己培養(yǎng)成現(xiàn)代化的復(fù)合型人才.在目前的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息用戶和信息資源之間的重要紐帶及橋梁就是檔案工作人員，并且科學(xué)的管理與先進(jìn)的設(shè)備均迫切的需要高水平、高素質(zhì)的人才加以掌握，所以，高校對(duì)檔案工作人員的教育和培養(yǎng)應(yīng)給予高度的重視，要通過相關(guān)教育和培訓(xùn)使檔案工作人員能夠熟練的運(yùn)用現(xiàn)代化通信設(shè)備、計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)，通過這些設(shè)備和技術(shù)管理、維護(hù)、使用和制作電子信息，促進(jìn)高校檔案信息化水平的不斷提高.除此之外，高校還應(yīng)當(dāng)大力鼓勵(lì)檔案工作人員積極地參與到繼續(xù)教育中去，比如參觀考察、脫產(chǎn)進(jìn)修、在職培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研討等，從而使檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和知識(shí)結(jié)構(gòu)能夠切實(shí)的滿足高校檔案信息化發(fā)展及建設(shè)的需要.

5 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，高校檔案信息化建設(shè)并非是一蹴而就的事情，而是有著較強(qiáng)復(fù)雜性的系統(tǒng)性工程，這便需要高校始終立足于建設(shè)和發(fā)展實(shí)際，盡快的實(shí)現(xiàn)檔案信息管理思想的轉(zhuǎn)變，并且采取行之有效的措施，才能為檔案工作新模式的創(chuàng)建提供強(qiáng)而有力的保障.

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〔3〕徐瑩.高校檔案信息化需要注重過程管理[J].檔案管理,2009(3).

〔4〕李澤玉.論高校檔案信息化現(xiàn)狀及對(duì)策分析[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報(bào),2012(1).