機構知識庫在日本存在的作用與意義

劉婧

（齊魯工業大學圖書館，山東 濟南 250353）

機構知識庫在日本存在的作用與意義

劉婧

（齊魯工業大學圖書館，山東 濟南 250353）

在日本，機構知識庫的用途主要體現在保存公開大量的電子資料、回饋于社會的資助、促進灰色文獻的利用，以及作為機構內部資料的陳列架、學術情報開架閱覽化的工具。機構知識庫的建立和發展對圖書館員們提出了新的更高的要求。

機構知識庫；學術情報交流；開架閱覽

機構知識庫是學術研究機構為了保存收集學術成果而建立的一種數字資源資料庫。其概念的提出最早起源于2002年美國研究圖書館協會提出的發展“機構倉儲”的戰略和構想。而在亞洲，日本機構知識庫的起步雖然晚于歐美，但是發展卻最為迅速。目前很多日本高校的圖書館常以機構知識庫為中心開展工作。本文主要探討機構知識庫在日本發展過程中出現的問題、其相應的職責以及對日本大學等研究機構的圖書館員產生的職責要求等問題。

一、日本機構知識庫的作用與意義

日本機構知識庫的作用與意義，簡言之就是要將出版社主導的學術情報交流權交回到研究者的手中。

（一）電子資料的保存與公開

圖書館一直以來的收藏對象是裝訂成冊的紙質資料。但是，出于節約成本、減少勞動力消耗等考慮，發行小冊子刊物逐漸變得難以維持。或者說，根據研究資料而建立的原始數據，因為成本原因不能被制作成紙質資料，從而變成了無法保存也不能成為公開的對象。而機構知識庫可以作為這些資料的收容器，起到用較低成本進行服務的作用。如果教工們的著作要出版，那么經費就是必不可少的。由于要出版著作，經費需求量往往很大，這對教工們來說也是一定的經濟負擔。因此，能減輕經費問題、并且作為大學等教研機構的一種固定服務工具且具有一定的可信賴性，就成為了機構知識庫的職責也是其優點之一。

（二）機構知識庫對社會的責任

在日本，不用說國立和公立大學，即使是私立大學，國家也會根據《私立學校振興援助法》進行“經常費補助金”等的資金投入，來維持和提高私立大學的教育和科研活動[1]。因此讓研究者們能夠免費使用在國家資助下所產生的學術成果，就等于是把社會的投入再返還給社會。這種方式不僅僅是停留在公眾“希望”機構知識庫有這個作用的層次，更應該是一種機構知識庫的“義務”。雖然機構知識庫并非是必須要公開這些學術研究成果，不過一般認為把學術成果的公開當作最初目的的機構知識庫來做這件事是最適合不過的。

（三）灰色文獻的促進利用

在日本，當完成一份博士論文的時候會隨之授予著者博士學位，博士論文會同時在其大學的圖書館以及日本國立國會圖書館里各保存一份。但是就利用率方面考慮的話，則完全是沒有太大的作用，而且如果有其他研究者想要閱讀全文還必須得到著者的許可。這種方式對閱覽者來說是很不方便的，很難自由使用到所需求的學術成果。除此以外，將研究論文集發送到全國同種研究機構之類的做法，也只是受發行單位所限制的有限的幾類論文集。說到底這些發表在論文集中的文章依然也得不到充分的流通使用。如果能將這些論文的著作權經過完善處理之后發表在機構知識庫中，無疑將提高論文的被使用幾率。

（四）研究機構的陳列架、宣傳手段

由于少子化的影響，日本很多大學之間的競爭日益激烈。確保學生的招生數量是地方大學以及各中小規模大學所面臨的不折不扣的嚴峻問題。因此，不僅局限于學校內部，面向社會呼吁宣傳學校的相關研究活動對研究教育機構來說，幾乎已成為不可或缺的必要條件。機構知識庫的職責不僅僅是回報社會的資助，還應該具備根據自身機構存在的特點、意義，用一種明確的形態向社會進行宣傳的技能。這就好比山上有一所學校，但是對于居民來說只知道學生們每天一早一晚上下學。但學校講了什么，討論了什么，居民們不但完全不知道，甚至還可能會產生這個學校究竟存在不存在的疑問。因此機構知識庫就成為科研機構對社會展示自我主張、強調自身存在感的重要工具。

（五）學術情報開架閱覽化的工具

海外學術雜志的價格一路高升已經是各大學圖書館面臨已久的問題。雖然比Elsevier、Wiley、Springer等數據庫的配套產品的價格低廉，但是依舊是一筆逐年上升的巨額經費。而且就目前來看，并沒有阻止這種漲價趨勢的方式。作為世界科學發展原動力的學術情報交流現如今完全被以營利為目的的大規模學術出版社所主導。而作為使用方的大學等研究機構卻只能為了研究的發展去購買必要的學術資源。因此根據向機構知識庫提供信息資源的研究者們的個人存檔，創造出一條有別于出版社主導的學術交流渠道，就成為機構知識庫的目標之一。學術雜志社一般采用論文審查的方式對論文進行挑選，從而使雜志中刊登的論文保持在一定水平。經歷數十年確立自己地位的各種核心期刊頭銜更是充滿了權威與責任感。然而，各領域學術研究的發展原本是源于給人們帶來更大的福利，這點同時也原本應該是期刊雜志的價值所在，但是目前不斷上漲的價格已導致它不再是最有效的學術交流工具。因此，與期刊不同，制作一個讀者、使用者與大學等研究機構的學術情報生產者可以進行學術情報交流的平臺是相當必要的。這也是機構知識庫存在的意義中最鮮明的一個特點。

二、機構知識庫對圖書館員的工作能力提出更高要求

在日本，作為一名圖書館員，除了進行參考查詢、為學生提供圖書館資源利用指導等等這些僅僅屬于圖書館的事務以外，館員們還需要通過其各自負責領域已有的構建手法去評價其他機構的運營方式，同時考慮到自身機構圖書館的特殊性。這就要求館員們掌握圖書館基本的使用方式，還要不斷提高其自身的專業能力。對圖書館員們來說，就是要根據自己領域的特點，發揮自身能力去嘗試建設更完善的運行模式。這就是為什么說機構知識庫會對圖書館員們的工作能力提出更高要求的原因所在。同時，機構知識庫的構建與運營，不僅僅取決于館員們的想法與創意，還取決于熟悉元數據的輸入規則以及電腦操作系統的運用等操作技術水平的熟練度。另外，為了將資料電子化并在機構知識庫中登載出來而進行的著作權的處理之類的基本規則也是必須要嚴格執行的。這其中就包含了圖書館其他業務中所沒有的工作要求。

為了推動機構知識庫的發展，館員們必須要與學校的教工們進行直接面對面的交流。即便是單純的收集論文目錄也必須得到作者教工的允許，并應多次到教工會議以及研究室對機構知識庫的運營進行說明。在說明時，必須要向教員們講解清楚機構知識庫與已有的學術交流渠道的差別以及在機構知識庫中免費登載的原因。要做到這些，館員們就必須掌握所講述領域學術情報交流的現狀，要了解應該改善的問題，并向教工們揭示機構知識庫對學術交流有著怎樣的貢獻。因此，圖書館員們不但要將行動范圍擴展到圖書館以外，思考的問題也要擴展到圖書館以外甚至是涉及到國外的現狀。從這個方面上看，對那些喜歡躲在封閉的圖書館中工作的館員來說，這就是一份特意去研究室對專業研究者進行宣傳以試圖改變他們傳統觀念的艱巨工作，這份工作就其本質來說也確實是圖書館工作以外的內容。

總之，想要創建一個機構知識庫離不開館員們的努力與奮斗，怎樣更加完善機構知識庫對圖書館員們提出了更高的要求，也是機構知識庫留給館員們的重大課題。

三、小結

目前，日本已有近300個各類的機構知識庫，其發展在日本得到了多方支援并已日趨完善成熟，在整個亞洲屬于領先地位。通過觀察機構知識庫在日本教育研究機構中所起的作用以及造成的影響，可以從中吸取經驗，更有步驟地完善本國機構知識庫的創建，更全面地考慮到可能涉及的各個方面事項，有效避免走彎路。現如今我國的一些名牌大學以及部分研究機構也已經創建了自己的機構知識庫，雖然兩國國情略有不同，但日本機構知識庫建設方面的經驗對于發展初期各方面都很欠缺的我國知識庫來說，無疑是筆巨大財富。

[1]石睿.日本私立大學的經費籌措對我國民辦教育的啟示[J].民辦教育研究,2010,（7）.

（責任編輯：王友才）

G359.313

A

1008—6153（2013）05—0174—02

2013-07-29

劉婧（1985-），女，山東濟南人，大學學歷，齊魯工業大學圖書館助理館員。