高校人事檔案信息化管理研究

□文/朱煥芝 朱秀春 陸尚偉

（1.河北聯合大學；2.唐山市中醫院；3.唐山廣播電視大學 河北·唐山）

高校人事檔案管理工作信息化是高校檔案工作信息化建設的重要組成部分。重視和推進高校人事檔案信息化建設，是為高校的改革與發展提供及時、準確、高效的信息依據，為積極推動高校各項事業的順利開展提供有效保證，充分發揮高校管理、科研、人力資源等各方面的優勢，應用計算機等現代辦公手段對人事檔案實施信息化網絡化管理，提高人事檔案管理工作的效率，充分發揮人才信息資源的使用價值，是人事檔案工作發展的必然要求，科學有效地做好人事檔案信息化管理，對學校改革和人事管理都將起到積極的促進作用。

一、高校人事檔案信息化過程中的問題

1、缺乏人事檔案管理信息化建設意識。實現高校人事檔案信息化管理，是一項繁重的工作任務，這些工作的順利進行，必須得到高校領導班子和相關部門高度重視及大力支持，切實把人事檔案管理工作列入重要議事日程。從目前高校人事檔案信息化建設的發展狀況來看，由于高校對人事檔案信息化建設工作不夠重視，財力及人力投入不足等各方面問題，會限制人事檔案信息化發展的速度，使之與高等教育的現代化發展無法適應，使人事檔案在高校管理與改革中無法發揮其積極作用。

2、缺乏完善的法規體系和業務規范指導體系。人事檔案記載的信息非常豐富，時間跨度也大，由于主觀和客觀方面的原因，有些人事檔案中的信息常常會或多或少有點差錯，數據前后不一，甚至有時一種信息有幾種不同的記錄，如何能讓這些問題在信息化建設中得到順利的解決，使原始紙質檔案與數字檔案做到很好的銜接，并且在數據庫建設的同時解決標準化與規范化的問題，這就要求我們要有一個完整的業務規范指導體系，使從事檔案信息化建設的工作人員得到政策上的支持與方式方法的指導，從而形成一個統一、規范、科學、縝密的人事檔案信息資料數據庫。

3、缺乏高素質的人事檔案信息化人才隊伍。人才是高校檔案信息化建設的重中之重。目前高校的人事檔案管理人員大多年齡偏大，信息技術能力和水平較差，不適應人事檔案信息化建設的需要。

二、高校人事檔案信息化管理對策建議

1、充分認識人事檔案信息化建設的重要性。隨著高等學校人事制度改革的不斷深入，要充分認識人事檔案信息化建設的重要性，要在國家政策的引導下積極穩妥地推動人事檔案信息化建設的進程，不斷加大財力及人力投入，加強基礎設施建設，提供必要的物質基礎。要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，把人事檔案信息化建設作為高校人事工作中的一個重要組成部分來進行建設。

2、建立完善的規章制度和業務規范指導體系。人事檔案信息化建設是新時期對高校人事檔案管理工作提出的新要求、新任務，所以無法照搬傳統手工管理階段的制度，必須結合各校信息化建設的進度和人事檔案信息化管理的實際情況制定相應的工作流程和規章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作向制度化、規范化發展。特別是人事檔案，其內容直接涉及個人的基本情況和隱私，所以更要制定出相對完善的管理制度來保證人事檔案信息化建設的開展。

3、提高檔案信息利用率，實現信息資源共享。高校人事檔案信息化管理，使人事檔案管理與計算機和現代信息技術有機結合，將人事檔案管理的重心從紙質檔案實體管理逐步轉移到檔案信息資源建設、利用和管理上來，從被動管理轉變為主動管理。其基本目標就是利用電子計算機和信息網絡技術，對教職工檔案信息進行存貯、加工、檢索、傳輸，為干部人事工作提供及時高效的服務。這個目標要求我們充分利用信息化的機遇，迅速搭建信息化的平臺，使高校的人才資源得到更科學的利用和開發，進一步提高檔案信息利用率，實現信息資源共享。

4、提升檔案管理人員業務素質。在人事檔案信息化建設過程中，需要檔案工作者具有豐富的檔案管理專業知識能力，更要具有創新意識、創新能力及熟練應用現代化管理設備的能力。從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有較好的檔案管理理論素養及檔案管理實踐經驗，同時具有傳統的紙質檔案歸檔能力和現代的信息化檔案歸檔管理能力。要在意識上與時俱進，不斷更新服務觀念，善于運用現代化管理設備創新服務方式，提高服務效率，適應新的服務需求。還要不斷學習新知識、新技術、新理念，以便在信息化檔案管理工作崗位上規范、標準、高效、高質地工作。

人事檔案管理信息化是未來的發展趨勢。加強信息化人事檔案管理，提高其質量和效率，是一項復雜的系統工程，學校只有不斷創新、加強管理才能更好地發揮其作用。人事檔案信息化是一個長期漸進的過程，有待在實踐中不斷發展和完善。要因校制宜，用信息建設思想總攬全局，實現人事檔案管理歷史性跨越，從而保證人事檔案信息化建設與高校信息化同步發展，為高校的教學科研服務。

［1］戎曄.高校人事檔案信息化建設初探［J］.科教文匯，2010.30.

［2］張志行，陳艷.高校人事檔案信息化管理研究與探索［J］.江蘇教育學院學報（社會科學版），2010.2.