會計電算化的意義及對會計工作的影響分析

摘要：通過現代化的手段，提高會計工作的地位，提高會計工作的效率和質量，促進管理的現代化，提高經濟效益。

關鍵詞：會計電算化意義內容；對會計的影響；實施電算化的原則；條件

一、企業實施會計電算化的意義及內容

（一）企業實施電算化具有以下意義

1.減輕財會人員勞動強度，提高財會工作效率

利用計算機技術的特點，把繁雜的記賬、結賬、報賬工作交給高速的計算機處理，以減輕財會人員的勞動強度，并且由于計算機的精確性和確定性，可以避免手工操作產生的誤差，以達到提高財會工作效率的目的。

2.促進會計職能的轉變

通過電算化，使財會人員解脫了繁重的手工操作，有時間和精力，也就有條件參與企業管理與決策，為提高企業現代化管理水平和提高經濟效益服務。

3.準確、及時地提供會計信息

電算化后，大量的信息都可以及時記錄、匯總、分析、傳送，保證向企業管理者準確、及時地提供會計信息。

4.提高人員素質，促進會計工作規范化

會計電算化，給會計工作增添了新內容，從各方面要求會計人員提高自身素質，更新知識結構，一方面為了參與企業管理，要更多地學習經營管理知識，另一方面還必須掌握電子計算機的有關知識，好的會計基礎工作和規范的業務處理程序，是實現會計電算化的前提條件，所以會計電算化也要求促進會計工作的規范化。

5.實現企業管理現代化，提高企業經濟效益

會計電算化是企業管理信息電算化的重要組成部分，企業管理信息電算化的目標及任務，就是要以現代化的方法去管理企業，提高經濟效益。因而，會計電算化不僅要使會計工作本身現代化，最終目標是要使企業管理現代化，提高企業的經濟效益。

（二）會計電算化工作實施包括以下內容

1.會計電算化工作的規劃。它包括，根據企業發展的總目標和管理信息系統的總目標，明確會計電算化的總目標；并根據企業實際情況確定會計信息系統的總體結構，劃分各子系統，并確認它們之間的聯系；確定會計電算化工作目標實現的階段和步驟，以及建立各子系統的先后順序；確定會計電算化管理體制及組織機構方案，以及資金來源與預算等項內容。

2.會計電算化信息系統的建立。包括實施人員組織、會計軟件的取得、硬件及環境的購置安裝、系統軟件的配置、新舊系統內容的轉換等內容。

3.會計電算化信息系統的管理。包括人員管理、使用操作管理、維護管理、檔案管理等。

4.計算機審計及計算機舞弊。

5.會計決策支持系統。這是會計信息系統的延伸。

二、電算化對會計產生的影響

（一）會計核算形式發生了變化

計算機處理采用憑證文件核算形式，即在系統內建立“臨時憑證文件”用以存放未記賬的憑證，建立“歷史憑證文件”用以存放已記賬的會計憑證，并不設其他的日記賬及明細賬文件，需要時可根據設定的條件從“憑證文件”中建立索引讀取，分別以總賬、日記賬或明細賬的形式隨時輸出。

（二）賬簿的概念與分類的變化

電算化改變了傳統的賬務處理過程：首先是賬簿的概念發生了變化，電算化后的會計賬簿只不過是根據記賬憑證按會計科目進行歸類、統計的中間結果，在電算系統內部根本不存在手工意義下的各種賬簿；其次，會計賬簿劃分為日記賬，總賬及明細賬的必要性已不存在。電算化以后，只要選定一個會計科目，軟件系統就可將涉及到該科目的所有業務全部篩選出來形成所謂的賬簿，不管這個科目是現金類還是存款類，是總賬科目還是明細科目，而且只要對篩選的結果按日期進行排序或索引，所有的賬都可按日記賬的形式輸出。

（三）記賬規則發生了變化

電算化會計形成的賬頁是打印輸出的，可裝訂成活頁式，不可能是訂本式，打印輸出的一般是日記賬、總賬和報表。明細賬記載的各種會計資料只需計算機查詢功能就可完成、顯示或者在需要時打印出來。只要輸入的憑證正確，軟件系統可以迅速完成手工條件下的各種賬務處理功能。人們更多的是依賴電算化系統建立各種輔助賬，以便更詳細地反映和控制經濟活動。對于賬簿記錄錯誤的處理，不再采用手工方式下的改錯法，但為了保證監督審核，一般規定，凡是已經審核過的數據不得更改。如果出現錯誤，采用輸入“沖銷憑證”的方法加以更正，類似于紅字更正法，以便留下修改的痕跡。

（四）內部控制制度發生了變化

內部控制的形式發生了變化：電算化會計中的人員，除會計專業人員外，還有系統管理員和操作員等，按新的分工形式完成會計工作的運作。內部控制制度內容的變化：電算化后，由于計算機技術和會計知識的高度集中，導致會計職責的集中，原手工操作下不宜合并的崗位，采用電算化后可以合并，某些會計人員可能既從事數據的輸入、處理，又負責數據的輸出、報送，他們可能熟悉數據來源的相互關系、數據如何處理、分配及輸出的使用等方面知識，同時也熟知內部控制的缺陷，這就有可能使他們在未經批準的情況下，直接對使用中的程序和數據庫進行非法的刪改處理，增加了人為出現錯誤與弊端的可能性，所以，有必要增加新的可行的內部控制措施。內部控制的重點也發生了變化：會計電算化后的內部控制的重點將放在原始數據輸入計算機的控制、會計信息的輸出控制、人機交互處理的控制、計算機系統之間連接的控制幾方面。

（五）審計內容隨之發生了改變

電算化以后，同樣需要審計的監督職能，所不同的只是審計內容和方法發生了很大變化。在電算化會計信息系統中，會計事項由計算機按程序自動進行處理，如果系統的應用程序出錯或被非法篡改，計算機只會無條件地按給定的錯誤程序和方法處理有關會計事項，而這些則是肉眼不可見的，這就增加了審計風險和審計難度。電算化會計信息系統的特點及其固有的風險，決定了審計的內容要增加對計算機系統處理和控制功能的審查。在會計電算化條件下，審計人員要花費較多的時間和精力來了解和審查計算機系統的功能，以證實其處理的合法性、正確性和完整性，保證系統的安全可靠。

（六）對財務報告也產生了影響

現代會計學有兩個分支——財務會計和管理會計，財務會計主要對外編報財務報告，管理會計主要對內部。對外報送的財務報告必須遵循國家財政部門制定的相關會計制度與準則，而對內的財務報告的內容、編報原則以及報表格式則根據管理上的需要決定，并不固定。財務會計與管理會計的結合將會改變目前會計準則中規定的報表體系和陳報方式。這一結合一旦成為現實，財務報告將不再區分為對外財務報告與對內財務報告，而且在競爭激烈的知識經濟時代，產品壽命周期不斷縮短、創新不斷加速，建立定期報告和實時報告結合的財務報告制度是非常必要的，會計電算化為此提供了技術上的支持。

三、企業實施會計電算化的原則

企業實施會計電算化不是隨心所欲的，它必須考慮會計工作的特點和企業的現狀，以及有關法律制度，遵循一定的原則，才能使企業實施會計電算化達到其最終目標。一般地，應考慮如下幾項基本原則：

（一）合法性原則

即企業實施會計電算化的各項工作，都必須以有關法律制度為原則。第一，實施會計電算化，必須遵循我國的會計制度、財務制度及有關法律。第二，遵循財政、財務部門會計電算化管理制度。第三，遵循本企業的財務制度，以保證機構設置的合法性，崗位分工和人員職責的合法性，操作使用的合法性，輸入、輸出及內部處理的合法性，輸入數據的合法性及輸出信息及格式的合法性。

（二）效益性原則

提高經濟效益，是會計電算化的最終目的。提高經濟效益，也要從兩方面考慮，一是直接經濟效益，即直接投入直接產出的效益；二是間接經濟效益，即由于會計電算化而引起企業的現代化，產生的非直接經濟效益。間接經濟效益，雖然不能從表面上看到是由于企業實施電算化。

（三）系統性原則

首先，內部與外部相聯系。實施會計電算化時，應考慮包括各職能部門在內的企業整個管理工作的電算化工作，把會計信息系統作為企業管理信息系統中的一個子系統，既要分清各子系統的界面，又要留好各子系統之間的接口，并在數據結構設計上做到信息共享，減少數據冗余。其次，局部目標與整體目標相結合。電算化會計信息系統仍可分許多子系統，實施會計電算化，不可能一次全部完成各子系統，必須分階段進行。

（四）規范性原則

包括系統設計的規范性，管理制度的規范性，數據信息的規范性等。這些規范性的要求，可以使系統實施避免二義性，避免由于人的主觀因素而造成的系統實施的偏差，從而避免會計電算化工作失敗的可能性。

（五）可靠性原則

主要考慮以下三個方面：第一，準確性，即輸入數據及操作的準確性，在易出現錯誤和失誤的地方，建立盡可能完善的檢錯和糾錯系統，進行重點防護，保證輸入數據及操作的準確性。第二，安全性，要求有一套完善的管理制度和技術方法，防止系統被非法使用，數據丟失及非法改動，此外還應有系統破壞后的恢復功能等。第三，易擴充性，即整個系統在運行周期內，由于環境條件的變化，從而要求系統隨之進行改變的難易程度，易擴充性要求對系統的修改和擴充能夠非常容易地進行。

（六）易用性原則

易用性也就是易操作性。會計信息系統的使用者是會計人員，因此系統必須盡可能地方便用戶，要具有友好的界面，準確簡明的操作提示，簡單方便的操作過程，并要求盡可能地使用會計術語，使會計人員一學既會。

四、企業實施會計電算化的條件

（一）企業管理需要

指企業對開展會計電算化工作的迫切程度。企業對會計電算化的客觀需要，決定了企業會計電算化的目標、任務，是當前開展會計電算化工作的前提。

（二）領導管理重視

企業實施會計電算化，幾乎涉及企業的所有部門和人員，同時還涉及管理機構及管理體制的變動，這都需要企業領導出面組織和協調。

（三）管理基礎工作好

管理基礎主要指有一套比較全面、規范的管理制度和方法，以及較完整的規范化的數據；會計基礎工作主要指會計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。這是因為計算機處理會計業務，必須是事先設置好的處理方法，因而要求會計數據輸入、業務處理及有關制度都必須規范化、標準化，才能使電算化會計信息系統順利進行。沒有很好的基礎工作，電算化會計信息系統無法處理無規律、不規范的會計數據，電算化工作的開展將遇到重重困難。對于基礎較差的企業，應不急于開展會計電算化工作，應首先提高管理水平，規范會計、財務制度，改善基礎工作，為開展會計電算化工作積極創造條件。

（四）會計人員配置合理

實施會計電算化，將改變原手工會計信息系統的崗位分工與職能， 單純的財會人員，已不能滿足會計電算化后的工作需要，必須另外配置與電算化工作有關的專業人員，以負責會計電算化工作的管理以及項目開發和系統運行、維護等。

作者簡介：

吳樹會（1962- ），男，內蒙古赤峰市人，赤峰工業職業技術學院，副高，研究方向：會計學。