探討企業辦公管理的職能

1.企業辦公管理的核心職能

1.1 人力資源管理

我國企業針對于人力資源管理方面存在的問題主要表現如下：首先，企業人力資源制度建設不規范，涉及員工的招聘、錄用、考核等各個方面，對于員工之間的問題，不能以完全公正的態度加以解決，對于優秀員工，沒有合理的獎勵機制對其積極性進行鼓勵；其次，企業的人力資源管理觀念不強，相當一部分的企業只顧企業效益，殊不知人才更是企業產生效益的保障。由于觀念淡薄，企業對于員工的培訓就不會加以重視，對于人才的發展也會忽視，這樣就會造成人才的流失，削弱發展后勁。

人力資源負責人應該針對企業特定的人力資源管理問題進行分析，并加以改善。首當其沖的管理措施就是建議企業采取公正的用人制度。在招聘環節，應該根據應聘人員的優秀程度加以錄取，不能為了“走后門”而放棄優秀人才；在錄用環節，企業應該從物質以及精神兩個層次對員工進行激勵，使有積極性、有業績的員工不僅能夠得到提升，又能感覺自身人生價值的實現；在考核環節，企業應該以嚴格考核條件要求每位員工，不能注重親情觀念。

1.2 企業資產管理

任何企業都有相關的資產，包括硬件以及軟件方面。企業辦公管理系統應該對企業所有的資產進行入庫管理。目前，企業資產管理中存在諸多問題。其一，流動資產的管理混亂。企業有些資產由于是閑置狀態，只能從企業賬戶中才能查詢，這部分資產的利用率極低。另外，相當一部分企業存在較多的出借、無償占用的資產，而使企業本身卻處于資金周轉困難的窘境；其二，企業固定資產管理不規范。有一部分企業隨意購置固定資產，不進行充分的市場調查，甚至有些是出于領導的個人動機。還有一部分企業對于固定資產的折舊計提不合理，未能與財務賬目相一致，賬目混亂，沒有規范的監督機制；其三，企業處理固定資產的方式不妥。有相當一部分的企業不適時保養重要設備，自認為是從企業成本開銷考慮，殊不知有些昂貴設備不加以正確保養，反而會減少其壽命，增大開支。

因此，企業資產管理作為企業辦公管理的一部分，應該得到有效的重視，并采取合理對策進行規范管理。首先，健全企業內部的資產管理制度，特別是對設備管理人員、設備采購人員以及資產管理人員進行制約與規范。其次，應該實施資產的集中管理，對于企業的一些流動以及閑置資產，該收回的收回，該處理的處理，能繼續使用的應該進行技術改造，實現花較少的錢得到更多的收益。另外，企業應該注重賬款的管理。這可以通過員工的業務培訓加以強化，相關合同應該以國家法律為準繩，便于今后的對賬。

1.3 企業檔案管理

我國相當一部分企業辦公管理職能中的檔案管理存在問題。其一，是檔案意識不強，諸多管理人員沒有認識到檔案對于企業的重要性，檔案管理也是敷衍了事，總認為這些檔案沒有太多價值；其二，檔案管理過程中投入經費不足，好多企業的檔案管理局限于人工，沒有投入經費購置相關的檔案系統，效率低且浪費人力；其三，企業辦公管理中的檔案管理人員業務素質不強，普遍是以學歷較低的人員承擔，使得檔案管理過程中存在太多錯誤，嚴重影響檔案質量。

因此，企業辦公管理人員做好檔案管理對于促進企業發展有重要作用，首先，應該提高辦公管理人員對檔案管理的認識，解放思想，與時俱進，借助于信息化技術對企業相關檔案進行規范整理。其次，要健全企業檔案管理體系，明確職能，讓不同類型檔案的管理責任明確到人。對于不規范的材料應該進行統一的重新處理，使其符合行業技術標準、文本標準等，這不僅有利于企業的技術發展，更有利于企業今后的信息采集以及與其他企業間的信息共享。

1.4 企業辦公管理的其他方面

企業辦公管理涉及面很廣，除了上面所述的幾個方面，還有很多，比如：企業會議管理，任何企業就會有會議的召開，可見，會議管理也是企業辦公管理的一部分。企業辦公管理人員應該負責完成會議通知的發布，對于會議的時間、主題、主持人、地點等內容通知到各個需要到會的員工，并負責會議簽到記錄。企業車輛管理，辦公管理人員對于企業車輛進行統一的安排與調度。企業意見管理，辦公管理人員對于任何員工以及客戶的所提意見進行記錄、上報以及反饋等等。

2.結論

由于企業辦公管理工作是一項很瑣碎的工作，因此必須符合市場和企業發展的要求，加強科學決策和參與，采用專業化辦公管理模式，并針對企業辦公的自身特點，進一步對企業辦公管理模式進行優化，體現企業辦公管理的科學化、系統化、制度化、規范化，在運作方式和管理思維模式上最大限度地利用內外資源，使企業辦公管理得以實施順利，最大限度地達到預期目標。總之，企業辦公管理是維護企業正常運轉的基礎，只有履行了辦公管理的所有職能，才能保障企業更好地發展。

參考文獻：

[1]胡占友.行政辦公管理工具箱.機械工業出版社，2011

[2]王道華.現代企業管理流程圖.上海交通大學出版社，2006

作者簡介：

龔睿（1973.9- ），單位名：成都鐵路局印刷廠，學歷：大學，職稱：助理工程師。