病房整體搬遷過程中的信息質(zhì)量管理

鄭海源 陳德海 黎學(xué)武 張德林 趙 會 董瑞國

信息風(fēng)險(xiǎn)是指信息數(shù)據(jù)的完整性、安全性、真實(shí)性、及時(shí)性和有效性可能遭到破壞，給醫(yī)院信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行帶來危險(xiǎn)[1]。信息風(fēng)險(xiǎn)管理是一種管理手段，是對存在和潛在的信息風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行發(fā)現(xiàn)、評估和處理，保證系統(tǒng)的安全運(yùn)行。為了改善醫(yī)療環(huán)境，我院的新病房綜合大樓順利竣工，建筑面積11萬平方米，新增32個(gè)病區(qū)、共2 000張床位。在病區(qū)整體搬遷過程中，我院充分考慮了信息搬遷的潛在風(fēng)險(xiǎn)，認(rèn)真制定搬遷過程中的風(fēng)險(xiǎn)質(zhì)量管理方案，保證信息數(shù)據(jù)的順利安全遷移[2]。信息搬遷一般情況下會采用以下兩種方案：(1)搬遷前后病區(qū)內(nèi)部編碼不變，只對科室名稱進(jìn)行修改，此方法適用于搬遷前后為一變一的科室，不需要進(jìn)行數(shù)據(jù)的遷移，對科室的醫(yī)囑、費(fèi)用、成本、固定資產(chǎn)、電子病歷等數(shù)據(jù)都不會產(chǎn)生影響,只需要護(hù)士進(jìn)行轉(zhuǎn)床處理即可完成。(2)對于搬遷前后為一變多或者跨院區(qū)搬遷的科室，一般采用新增科室的方法，優(yōu)點(diǎn)：新老病區(qū)設(shè)置清晰，不易混淆。缺點(diǎn)：需要對醫(yī)囑、費(fèi)用、試管影像電子申請單、電子病歷進(jìn)行轉(zhuǎn)科跟進(jìn)處理，重新分配護(hù)士醫(yī)生權(quán)限。我院在信息搬遷過程中采用以上兩種方案相互結(jié)合的辦法，順利完成共計(jì)32個(gè)病區(qū)的搬遷工作，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)及時(shí)有效零錯(cuò)誤的轉(zhuǎn)移。

1 信息搬遷風(fēng)險(xiǎn)及面臨的問題

1.1 搬遷病區(qū)多、周期短 這次搬遷工作規(guī)模大、時(shí)間緊，若采用以往的方案，轉(zhuǎn)科前先停醫(yī)囑，到新病區(qū)后由醫(yī)生護(hù)士重新錄入的辦法，將嚴(yán)重影響搬遷進(jìn)度。若數(shù)據(jù)統(tǒng)一由信息中心人員通過后臺處理轉(zhuǎn)至新病區(qū)，由于信息中心人員對搬遷病區(qū)患者床位對照信息、患者病情危重程度、患者搬入新病區(qū)先后順序都不了解，無法正確統(tǒng)一處理。為了解決以上問題，我院專門開發(fā)了新樓搬遷功能。搬遷當(dāng)天由指定的病區(qū)信息搬遷負(fù)責(zé)人，根據(jù)預(yù)設(shè)的床號對照對患者進(jìn)行搬遷處理。搬遷處理的同時(shí)，把患者的長期醫(yī)囑、臨時(shí)醫(yī)囑、影像電子申請單等自動跟入新病區(qū)，取消了備用藥品準(zhǔn)備，搬入新病區(qū)后，護(hù)士進(jìn)行醫(yī)囑校對即可恢復(fù)正常業(yè)務(wù)，保證了搬遷病區(qū)的數(shù)據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確地完成轉(zhuǎn)移。

1.2 搬遷過程中的病區(qū)資產(chǎn)管理 搬遷病區(qū)的實(shí)物資產(chǎn)，一部分跟入新病區(qū)，而其它留下的設(shè)備需要進(jìn)行報(bào)銷或轉(zhuǎn)入下一遷入病區(qū)。由于搬遷過程中人力有限，我院決定到搬遷完成后進(jìn)行資產(chǎn)的賬本轉(zhuǎn)移。搬遷過程中采用以下兩種方法協(xié)調(diào)處理：(1)原科室資產(chǎn)數(shù)據(jù)全部跟入新病區(qū)，待搬遷穩(wěn)定后把實(shí)際未帶入新病區(qū)的資產(chǎn)作移出處理；(2)原科室資產(chǎn)全部不跟進(jìn)，待搬遷穩(wěn)定后，由設(shè)備科同病區(qū)確認(rèn)實(shí)際搬遷入的資產(chǎn)轉(zhuǎn)入新病區(qū)。

1.3 新老病區(qū)的對應(yīng)關(guān)系設(shè)置 科室搬遷前后若為一對一的搬遷關(guān)系，在新病區(qū)中引用原來的科室編碼，更改老科室名稱為新科室名稱即可，這樣可以減少對HIS、LIS、成本核算、電子病歷、病案統(tǒng)計(jì)等相關(guān)科室的影響。也不會影響科室收入、資產(chǎn)、成本、獎(jiǎng)金的計(jì)算；若科室為一變多，設(shè)計(jì)時(shí)把轉(zhuǎn)入患者多的新病區(qū)引用原來的科室編碼，其余的為新增科室編碼，這樣可減少轉(zhuǎn)科過程中的相關(guān)數(shù)據(jù)批量處理，從而減少風(fēng)險(xiǎn)；若為多變多的科室，需要確定好新老科室的對應(yīng)關(guān)系，轉(zhuǎn)移患者多的病區(qū)應(yīng)設(shè)為同一編碼，減少搬遷中數(shù)據(jù)處理。

1.4 相關(guān)性大的病區(qū)盡量安排在同一時(shí)間搬遷 如心內(nèi)一科、心內(nèi)二科、心內(nèi)三科、CCU等科室在同一天搬遷，可以避免新老病區(qū)轉(zhuǎn)科情況的出現(xiàn)，減少復(fù)雜數(shù)據(jù)的處理，減少病人在樓宇之間的轉(zhuǎn)科搬遷，方便值班醫(yī)生。

1.5 遷入新病區(qū)后退藥退費(fèi)處理 由于退費(fèi)的嚴(yán)謹(jǐn)性，各病區(qū)僅可以退屬于自己病區(qū)記賬的藥品及費(fèi)用信息，大樓搬遷前后，搬遷科室雖屬于同一科室，但是由于新增病區(qū)的出現(xiàn)，使得原來病區(qū)與新病區(qū)科室編碼不一致，計(jì)算機(jī)在判斷時(shí)認(rèn)為是不同科室之間的費(fèi)用,無法正常完成退費(fèi)。我院在退費(fèi)程序的控制中，新增了新老病區(qū)對應(yīng)關(guān)系設(shè)置表，由此，搬遷后仍可進(jìn)行發(fā)生在老病區(qū)的項(xiàng)目退費(fèi)處理。

2 信息搬遷方案確定

在搬遷前相關(guān)職能部門分別對各科室潛在的信息風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了評估：

2.1 醫(yī)務(wù)處 (1)搬遷時(shí)間及搬遷病區(qū)的安排，得到通知后信息中心可對相應(yīng)新病區(qū)開通設(shè)備及總務(wù)庫房的物品申領(lǐng)業(yè)務(wù)；防止未搬遷的病區(qū)提前申領(lǐng)物品，而影響當(dāng)前需要搬遷的病區(qū)不能及時(shí)申領(lǐng)到物品。(2)新病區(qū)新增診療小組設(shè)置的審批，需要有醫(yī)務(wù)處簽字后，才允許在系統(tǒng)中增加。(3)搬遷后的新病區(qū)，若一個(gè)科室存在多個(gè)病區(qū)時(shí)，需要通知醫(yī)生在住院通知單上按照新病區(qū)的命名規(guī)則填寫入院科室，否則住院處無法準(zhǔn)確辦理到相應(yīng)科室。

2.2 財(cái)務(wù)處 (1)需要對新病區(qū)的床位費(fèi)用設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核批示,信息中心收到后才能在系統(tǒng)中進(jìn)行維護(hù)。(2)搬遷前骨科原來屬于西院區(qū)，由于兩個(gè)院區(qū)財(cái)務(wù)分開核算，病人轉(zhuǎn)入本院區(qū)新大樓后，病人費(fèi)用及住院預(yù)交款的賬務(wù)處理。(3)遷入新病區(qū)后的成本核算數(shù)據(jù)設(shè)置。

2.3 護(hù)理部及搬遷病區(qū) (1)護(hù)士長指定一位病區(qū)信息處理負(fù)責(zé)人及聯(lián)系電話，負(fù)責(zé)處理與信息相關(guān)的前期數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、接受信息中心關(guān)于搬遷過程中的注意事項(xiàng)培訓(xùn)、搬遷操作處理及后期出現(xiàn)的問題反饋[3]。(2)搬遷前2天，確定新病區(qū)的房間編號、床位編號、加床編號形成書面文檔送信息中心進(jìn)行維護(hù)。(3)搬遷前1天早上，送新病區(qū)的護(hù)士工號、護(hù)士姓名、護(hù)士級別名單到信息中心，進(jìn)行新病區(qū)的護(hù)士系統(tǒng)、電子病歷系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、成本核算權(quán)限及科室歸屬分配設(shè)置。(4)搬遷前1天早上，送新病區(qū)的醫(yī)生、所屬診療小組設(shè)置表到信息中心維護(hù)。(5)搬遷前1天下午，盡量少開檢查、化驗(yàn)等項(xiàng)目，待轉(zhuǎn)入新病區(qū)后正常開單，急診患者除外；轉(zhuǎn)科前結(jié)束手術(shù)申請單、退費(fèi)申請、退藥申請、取消包床等業(yè)務(wù)處理,不能結(jié)束的轉(zhuǎn)入新病區(qū)后重新申請。(6)搬遷前1天下午，確定患者新老床位對照表，以方便搬遷處理。(7)搬遷當(dāng)天，在患者開始搬遷前，病區(qū)信息負(fù)責(zé)人在護(hù)士站系統(tǒng)中，根據(jù)新老床位對照表完成計(jì)算機(jī)的信息搬遷處理，并通知信息中心。(8)遷入新病區(qū)后，護(hù)士分組進(jìn)行醫(yī)囑的核查校對；核對完成后，可開始日常業(yè)務(wù)的處理。

2.4 藥劑科 搬遷后，病區(qū)藥房需要選擇新病區(qū)科室進(jìn)行發(fā)藥，而非老病區(qū)。

2.5 改革辦 (1)搬遷科室前后的收入、成本、獎(jiǎng)金的核算情況處理。(2)及時(shí)了解新增診療小組的收入統(tǒng)計(jì)及成本消耗。

2.6 信息中心 (1)明確人員分工，一組：負(fù)責(zé)日常維護(hù)工作；二組：負(fù)責(zé)新病區(qū)網(wǎng)絡(luò)測試、計(jì)算機(jī)硬件安裝、相關(guān)HIS的安裝及設(shè)置；三組：負(fù)責(zé)新病區(qū)搬遷過程中的信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)備及處理。(2)開發(fā)程序增加新樓搬遷功能，滿足長期臨時(shí)醫(yī)囑帶入新病區(qū)，有退費(fèi)、退藥、手術(shù)申請、包床的需要結(jié)束業(yè)務(wù)，才能進(jìn)行搬遷，并進(jìn)行相關(guān)的測試。(3)增加功能使新病區(qū)科室可以提前維護(hù)信息，到搬遷當(dāng)天才正式啟用。這樣可以提前準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，但不影響原有流程，即住院處在登記病人時(shí)不會因?yàn)槲磫⒂每剖覕?shù)據(jù)的提前設(shè)置，而辦錯(cuò)入院科室。(4)制定標(biāo)準(zhǔn)的表格文檔，如：新病區(qū)床位設(shè)置表、護(hù)士權(quán)限分配表、醫(yī)生權(quán)限分配及診療小組劃分表、新老病區(qū)患者床位對照表，在前期準(zhǔn)備時(shí)，發(fā)放給相應(yīng)搬遷病區(qū)填寫。(5)在HIS中對搬遷病區(qū)進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置，如：科室病區(qū)設(shè)置、三級庫房的設(shè)置、床位設(shè)置、權(quán)限設(shè)置。(6)對病區(qū)指定信息負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)，講解大樓搬遷過程中的注意事項(xiàng)及操作過程。(7)在HIS設(shè)置好相關(guān)數(shù)據(jù)后，對電子病歷系統(tǒng)進(jìn)行科室床位信息的同步處理，并完成醫(yī)生、護(hù)士的權(quán)限分配。(8)新增科室需要對各地醫(yī)保接口數(shù)據(jù)進(jìn)行科室對照處理，避免醫(yī)保病人信息的結(jié)算受到限制。(9)通知財(cái)務(wù)在成本核算系統(tǒng)中同步科室及人員信息。(10)通知病案統(tǒng)計(jì)室在統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)中同步科室及診療小組信息。(11)對搬遷前的患者信息數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止意外的發(fā)生。(12)搬遷當(dāng)天在現(xiàn)場進(jìn)行指導(dǎo)及疑難問題的處理。

3 做好搬遷后的維護(hù)工作

搬遷中存在或潛在的信息處理風(fēng)險(xiǎn)，信息管理者要善于發(fā)現(xiàn)，做好評估、預(yù)測，確定解決方案，才能有效地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，保證病區(qū)順利搬遷。

1 陳松,曹英飛.數(shù)字信息風(fēng)險(xiǎn)管理探析[J].蘭臺世界，2010，20：19-20.

2 袁磊,劉洪生,王淮龍.醫(yī)院信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移的實(shí)現(xiàn)[J].中華醫(yī)療前沿,2009,4(11): 123-124.

3 唐世春,農(nóng)艷麗.病區(qū)搬遷過程中的細(xì)節(jié)管理[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2010，10:124-125.