檔案管理信息化建設之我見

董秋運

檔案管理信息化建設是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件盒已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。加強檔案信息化建設，使傳統的檔案管理能夠更有利于檔案的科學利用和開發。

一、檔案管理信息化建設應遵循的原則

1.規范標準化。檔案信息標準化是進行檔案信息化建設的重要基礎和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設過程的始終。檔案信息標準化管理成為檔案管理現代化的一項重要的工作。通過制定和貫徹各種標準、規范，是技術應用和分工協作有了統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能有有機的聯系起來，并且在檔案管理中得到最佳的效果。

2.檔案一體化。檔案一體化是檔案管理信息化建設的前提。將檔案信息接收、傳遞、存儲、和提供利用按照統一計劃而行動，形成有若干個相互依存相互制約的部分構成整體。一是要求檔案工作制度的創新，要力求打破過去自身的條塊分割的局限，注重其工作制度的開放性。使檔案職能管理部門能夠對一定區域的檔案事業進行統籌規劃、統一布局、組織協調及具體業務指導。二是要求大規模的全面管理模式，我們要把全國范圍內的檔案信息作為一個信心整體進行管理，在注重實體保管的基礎上，更注重檔案信息的合理利用與社會信息資源的共享。三是實現數字化管理，檔子技術的迅猛發展以及條碼技術、網絡博客等都為檔案數字化提供了理想的網絡平臺，我們要充分利用與整合科技成果，做到為我所用。

3.歸檔雙軌制。這是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子檔案大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質檔案的地位。所以，在較長的時期內，紙質檔案和電子檔案還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子檔案必須要與相同版本的紙質文件一同歸檔。

二、檔案信息化建設的內容

檔案管理信息化建設內容主要包括基礎設施建設、檔案信息化資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等五個方面。

1.檔案信息化基礎設施建設。主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。主要包括計算機、服務器、存儲器、交換機、路由器，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等，其核心是計算機網絡。只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。

2.檔案信息化資源建設。檔案信息化資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，也是檔案信息化建設成敗的關鍵，檔案信息資源建設主要內容為：將現有館藏檔案的數字化和采集、接收的各種形式的電子文檔，集成到統一的檔案數據庫中。

3.檔案信息化標準規范建設。這是檔案管理信息化建設快速、有序、健康發展的保障。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范并指導實施的過程。

4.檔案管理應用系統建設。這是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。應用系統建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面。各單位檔案部門應當依靠上級檔案行政管理部門的有關科研院所和技術力量，選用先進、使用和可靠的檔案管理軟件。

5.檔案信息化人才隊伍建設。這是檔案信息化建設的成功之本。在信息時代，檔案管理要提供優質高效的檔案服務，檔案工作者就必須學會使用現代化信息管理設備和技術，適應新的服務需求。現代科學技術的迅速發展，學科之間的交叉和相互滲透，使越來越多的新技術如電子計算機、聲像技術、微縮技術、自動化技術等陸續應用于檔案管理工作的各個方面，原來的傳統的檔案管理服務方式已不能適應要求，這就要求我們要培養及引進檔案信息化管理高素質人員，加強對計算機網絡技術等方面的培訓。盡快掌握新知識、新技術，具備運用新設備和開發信息能力，適應日新月異的檔案管理現代化、開發利用數字化和網絡信息化建設的需要。

三、檔案管理信息化建設的保障和措施

檔案管理信息化，其核心是管理手段的現代化和保護技術的現代化以及檔案存儲環境控制的科學化。要加快檔案管理現代化、信息化的建設，主要做好幾方面的工作。

1.加強領導，提高認識。

加快檔案信息化的建設，要更新各級檔案人員的知識結構。檔案事業改革創新，關鍵在于管檔案的人，使檔案信息化有一個明確的引路人。要提高領導的現代化管理水平和業務工作水平，以適應現代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

2.加大投入，增配軟、硬件設施。

檔案信息化基礎設施是檔案信息化建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提，并制約著檔案信息化建設的發展水平，要加快檔案信息化的建設。首先，要舍得投入財力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件。作為上級檔案主管部門，也可以與相關部門溝通協商、共同提出解決問題的辦法，在政策上給下級部門創造條件，使檔案信息化建設加快發展。

3.引進和培養現代化管理人才。

培養及引進檔案信息化管理高素質人員，針對當前檔案信息化管理人員素質不高的現狀，加強檔案人員的檔案管理信息化業務培訓，適當引進高素質人才，打造一支適應現代化檔案管理要求的專家型隊伍，向既熟悉檔案管理業務又懂得計算機檔案管理技術的復合型人才邁進。為此，一要努力培養網絡服務需要的系統分析和設計人才、數據分析與開發人才、網絡設計與管理人才。二要積極讓檔案管理人員參加檔案專業現代化培訓和業務培訓。三要抓好檔案專業人員的在職培訓、進修，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平。四要加強理論研討，增進學術交流，提高編研水平。

（作者單位：河北高速公路石黃管理處）