淺談新農保檔案管理的風險點及防控措施

孫艷梅

新型農村社會養老保險（以下簡稱新農保）制度實施以來，逐步接收了大量的新農保檔案。作為參保單位和參保人員履行繳費義務和享受權益的原始憑證，新農保業務檔案的完整與安全，對于實現檔案利用價值最大化，具有重要的意義。正確分析新農保檔案管理工作中的風險，制定科學合理的檔案管理風險防控措施，使檔案管理風險降至最低限度，成為檔案管理者的重要必修課程之一。

一、新農保檔案管理流程風險分析

1、檔案、資料歸檔中存有風險。大多數檔案管理者為兼職人員，整理檔案工作存在間斷、持續時間長、人員變動大等特點，檔案、資料歸檔時容易造成遺漏，該接收的檔案資料不齊全，使賬、物不符，影響檔案存管的真實性。

2、檔案、資料傳遞中存有隱患。大多數地區的新農保檔案資料均由村級協管員負責管理，由于協管員對其重要性的思想認識不到位，存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象，在接收、傳送及移交過程中，可能導致檔案資料數量有誤或丟失，給日常經辦工作帶來許多不便。

3、檔案借閱使用制度不健全。由于沒有完善的新農保檔案借閱管理辦法，經辦人員在借閱使用時沒有固定的標準，執行不力，容易造成檔案借閱后到期未歸還、存放位置不準確等情況，使得檔案損壞、遺失現象嚴重。

4、存管場所隱患依然存在。檔案安全保護教育不普遍，一些檔案工作者沒有經過必需的安全業務知識培訓，缺乏安全常識；對存管檔案的庫房內各種設備、設施缺乏定期檢查，一些設施出現故障、不能正常運作，也未能及時發現和修復，從而引起災害事故。另外，隨著人們參保意識的不斷增強，參保人數急劇膨脹，原有的檔案室規模無法滿足檔案日益增多、存管年限較長的特點，空間不足給檔案規范化帶來困擾。

5、電子檔案安全技術管理措施的跟進應變不及時。電子檔案是計算機系統與人交互而形成的，在輸入、輸出、存貯、傳輸過程中不可避免地會產生誤操作、信息丟失等失誤，從而導致數據丟失。另外，計算機技術迅速發展，病毒危害、黑客攻擊等各種攻擊以及破壞手段層出不窮，給檔案的安全保管帶來威脅。

6、檔案管理者素質良莠不齊。檔案管理者綜合素質的高低直接影響著檔案工作的成效和質量。目前，大多新農保檔案管理人員系兼職，缺乏對專業知識的理解與滲透，安全意識淡薄，檔案管理工作的平淡性使管理人員容易產生“管理即存放、工作即保管”的想法，滿足于應付眼前事務，思想倦怠，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能，這就直接導致管理理念與時代發展脫節，從而忽視新農保檔案在養老及服務民生方面所起的支持、依據作用。

二、新農保檔案管理中的風險防控措施

新農保檔案管理中存在的風險直接影響檔案的安全及利用水平，風險無處不在，而控制好風險才能規避風險的不利一面。

1、強化檔案管理者的風險意識。提高檔案工作者的風險意識，把安全意識及安全管理的理念植入管理者的心中，是規避風險的關鍵。通過風險意識、安全知識培訓，檔案法律、法規學習，相關案例分析與警示教育，進行消防演習等不同形式的學習方式，強化風險防范意識，并自覺成為一種習慣。

2、制定檔案傳遞管理辦法，嚴把檔案交接關。無規矩不成方圓。制定切實可行的檔案傳遞管理辦法，確保新農保檔案的完整無誤，既是對參保百姓利益的維護，也為明確傳送檔案人員的責任提供了依據。檔案傳遞管理辦法要嚴密、簡明且便于執行；運送檔案人員要檢查好運送工具，遇陰雨天氣，要提前做好風險防范；收發雙方必須嚴格履行移交程序，認真填寫交接清單，逐一核實并簽字；撤銷檔案要經檔案管理小組多人進行審核，確認無用經主管領導同意后方可進行銷毀。

3、嚴格檔案借閱管理。落實檔案借閱審批手續，借閱必須經主管領導簽字，并認真填寫《檔案借閱記錄表》，詳細記錄借閱單位、借閱人、借閱原由、借閱內容及借閱時間等。借閱檔案必須與管理人員當面點清、雙方共同簽字。檔案借閱非極特殊情況不得拿出檔案借閱室。在檔案借閱過程中，檔案管理者要做好監督工作，防止隨意摘抄或變動，防止撕掉、涂改、圈畫檔案。

4、采取針對性技術措施確保電子檔案的安全性。為了確保電子檔案在存儲或傳輸過程中“完好如初”，可以采用消息認證技術及訪問控制技術等。比較常用的方法有利用密碼進行認證，如果不知道密碼就無法對檔案進行訪問，確保檔案的安全性。在硬件方面，配備UPS電源、使用單獨的服務器等，防止因突然停電造成數據丟失的風險。同時還可以采用防火墻訪問控制、網絡權限控制、屬性安全控制等方式和只讀型防改寫措施，防止電子檔案遭到非法訪問和惡意改寫。

5、實施重要檔案異地備份保存制度。在危害檔案安全的突發社會事件和自然災害頻發的今天，進一步強化風險防范意識，實施重要檔案異地備份制度，才能不斷提高災害應對能力。采取重要文件異質異地備份保存制度，逐步將紙質檔案掃描為電子檔案，再將這些電子文件轉換成其他載體如膠片、光盤等異質保存。這樣既能保持微縮影像技術在檔案存儲方面的優點，又能發揮計算機技術在檔案開發、利用中的優勢，是新農保檔案管理工作理想且謹慎的選擇。

6、嚴格執行檔案“八防”，切實做好檔案室風險防控。著力加強檔案管理的基礎設施建設，提高檔案管理的軟硬件設施水平，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公各自獨立，安裝報警系統，消防器材定期檢查更換，定期檢查電氣線路，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。

7、定期進行檔案風險分析與評估。檔案監管部門要定期對新農保檔案存管單位進行督導，發現問題督促及時進行整改。檔案管理者要適時對本崗位、本環節的風險進行合理評估，撰寫檔案存管風險分析報告，并定期進行自查自糾，使安全管理成為一種自覺的工作習慣。

（作者單位：山海關區保險事業管理處）