基于用人單位視角的高校學歷檔案問題思考

崔劍 吳春明 趙軍

摘要：本文從用人單位視角入手，針對其所接收的學歷檔案現狀及存在的一系列問題展開分析，并提出相應對策，旨在關口前移、探詢學歷檔案發展的新方向。

關鍵詞：高等院校學歷檔案檔案管理

學歷檔案是隨著學生畢業由高校轉遞至各大用人單位的，是用人單位核定工資、評定職稱的重要依據，用人單位作為學歷檔案的接收與使用方，對學歷檔案具有真實客觀的評價基礎。從用人單位看，目前從高校轉來的學歷檔案存在不少問題亟待解決，針對這些問題，站在用人單位的角度，筆者認為：一方面，有必要將關口前移，探尋根源，從行政管理和信息化建設角度找到突破性方法；另一方面，建立“學生電子檔案”并推廣至用人單位。

一、學歷檔案存在的主要問題

學歷檔案存在的主要問題有五個：

（一）學歷檔案失真

部分學歷材料失真，如：因為升學或就業的需要，對某學科成績篡改過甚至對整份成績單進行篡改；授予學位和畢業學歷等方面存在造假現象。比如，我們曾經發現沒有獲得學士學位的學生檔案中出現學位材料或把登記表中“不授予學士學位”標記中的“不”字刮掉的情況；還有的學生大專和大本的入學時間相同，大本材料造假。在職學習材料的情況更為嚴重：有些干部初始學歷為本科畢業，卻在晉升職務、申報職稱之前突然提交了其他省份高校的博士研究生學歷、學位材料……這些虛假學歷材料已不能真實反映干部本身的學歷和水平。

（二）學歷檔案短缺

一方面是學歷檔案中缺少部分必要材料，2012年中國中醫科學院廣安門醫院干部檔案自查工作中發現，有八成左右的干部檔案中缺少學生登記表，三成左右的檔案中缺少畢業生登記表和授予學位的材料；另一方面是某份檔案缺少相關要素，如缺少意見、蓋章、本人簽字和時間等。

（三）學歷檔案無序

學歷檔案的整理沒有按照相關規定進行，如：一些檔案排列無序，隨便裝在檔案袋中；一些檔案沒有規范的卷內目錄；一些檔案沒有系統的編頁。從中國中醫科學院廣安門醫院近些年來接收的應屆畢業生檔案情況看，九成以上的學生檔案未進行過規范的整理裝訂，通常是一摞沒有經過鑒別、分類、剪裁、裝訂的散材料。一些轉遞次數較多的學生檔案會出現檔案套疊的現象，即一個檔案袋套一個未開封的檔案袋和一摞散材料，未開封的檔案袋里再套另一個未開封的檔案袋和一摞散材料。

（四）檔案分裝失誤

在學歷檔案的整理中，由于粗心或者其他原因分裝錯誤，導致某份學歷檔案的材料裝在另一份中甚至導致丟失。特別是同姓同名、同音異字的兩個人的材料更容易混淆，而此種情況暴露出來時經常是該干部已經畢業若干年后，失誤已經難以彌補。

（五）人檔分離或轉遞不及時、規范

由于目前就業形式多樣，除了一些進入國家機構或事業單位的學生，還有很多學生畢業后就業單位為私企等單位，這些單位并不具有人事檔案的權限，導致人檔分離，很多學生沒有檔案意識，把學歷檔案棄之不顧，當需要檔案時發現無從查找；還有一些學生畢業后，學校沒有及時把檔案轉遞至用人單位，或者轉遞的途徑不規范，如由學生本人攜帶檔案至用人單位。

二、問題成因與根源追溯

（一）高校檔案工作的特點是主因

學生檔案存在的問題很大一部分原因是由高校檔案工作的特點決定的，歸納有五：一是擴招導致學生檔案大幅增加，相應工作量成倍增長；二是招生渠道不同及學生來源不同導致學生檔案日益復雜化；三是碩博學歷人才比例快速增加，這些人學習經歷豐富，其中不乏工作經歷，檔案流轉環節較多，形成的檔案不規范；四是在職教育渠道繁多，但是管理水平卻參差不齊，教育部門又缺乏監督指導，直接導致形成的檔案材料千差萬別；五是學生檔案具有暫時性、流動性的特點，高校檔案管理人員普遍認為保管時間較短，不必花費過多時間管理，從而導致檔案材料散落、排放無序。

（二）學生檔案管理辦法不詳盡且缺少相應的監管措施

教育部曾于2008年頒布最新的《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），但全文針對學生檔案管理的內容卻非常少，缺乏對學生類檔案工作的指導性，不詳盡、缺乏統一性的要求，使得目前各個學校的學歷材料歸檔要求不同，不齊備、手續不完善。另一方面教育部針對各學校檔案管理的落實情況監管不夠，遠未實現其制定《辦法》的既定目標。

（三）學歷證書網上查詢共享程度不夠

目前教育部在中國高等教育學生信息網網站開通了學歷證書電子注冊網上查詢，但是并未給各組織人事部門建立專門的網上信息免費共享渠道，致使學歷公開透明力度大打折扣，公眾監督與制約機制難以形成。

（四）高校檔案管理人員配備不足，素養不夠

高校檔案管理人員數量不足是較為普遍的現象，學生檔案數量龐大，進出檔頻繁，使得檔案管理工作任務繁重，現有人員數量只能完成最基本的分裝工作。素養不夠主要體現在專業知識、經驗、責任心以及對信息技術的掌握不足等方面，而這些恰恰直接影響了學生檔案的質量，從而延伸至學生檔案的有效利用方面。

三、建議與改進設想

（一）規范辦學秩序，從源頭上杜絕學歷材料造假教育部每年對具有招生資格的院校有明確的審核和公布，違規招生的單位國家均不予承認其頒發的畢業證書。在教育部徹底清理并停止不具備辦學資格的學校擅自辦學、擅自頒發學歷證書行為的同時，檔案工作人員應熟練掌握要領，學會鑒別不具備辦學資質學校頒發的畢業證書的能力。

（二）制定管理辦法，從細節上規范學歷檔案管理

教育部應制訂專門的學生檔案管理辦法，增強辦法的可操作性、指導性，各學校也應該根據本校學生檔案的特點，制定出適合本校的學歷檔案管理措施，特別要注重完善現有學歷檔案管理中的薄弱環節，使高校學歷檔案更加規范化，如：規范學歷檔案的裝訂順序、卷內目錄和編頁；完善必要的簽字、蓋章手續；材料形成時間要準確，填寫要規范等；與此同時，還應保證學歷檔案的真實性、完整性；保持轉遞渠道的暢通；確保檔案轉遞的準確、及時。

（三）通過聘用檔案專業人員和培訓、自學等措施提高高校檔案人員的專業素養

一方面，高校應盡量聘用檔案專業畢業的人員開展學歷檔案管理工作；另一方面，對現有檔案人員應定期開展職業培訓，提升其檔案素養和對新技術、新趨勢的掌握和認識；第三，檔案人員也應該不斷學習新技術，掌握新技能，使自己滿足行業發展的需要。

（四）教育部應有相應的監督機制并跟用人單位形成良好的溝通機制

首先，教育部應建立監督檢查工作組，形成監督機制，加強對高校學生檔案管理的定期監督檢查，促進并提高各高校對學歷檔案管理工作的重視程度。與此同時，教育部應跟用人單位形成良好的溝通機制，了解用人單位在接收和利用學歷檔案的過程中發現的問題，積累的相關經驗，如總結分享各種鑒別檔案材料的知識和經驗，對可疑材料，及時前往調查，守住學歷材料進入干部檔案的最后關口，杜絕假履歷、假學歷的發生，一經查實造假應嚴肅懲罰，切實維護學歷材料真實性、嚴肅性和規范性。

（五）強化電子注冊，提供并推廣網上查詢學生學歷認定

強化要求高校學歷證書電子注冊工作，根據《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》，符合資質的各高校應將本校全日制、成人以及自考的畢業生學歷信息進行電子注冊，嚴厲打擊學歷造假行為。教育部門應與各組織人事部門之間建立溝通渠道，對符合資質的各組織人事部門提供免費注冊資格，提供網上信息查詢，推廣學歷認定查詢，整治學歷造假現象，規范教育渠道，嚴把學歷教育的出口。

（六）建立學生電子檔案并利用信息技術管理

隨著信息技術的發展和OA系統的普及，現在產生的學生檔案越來越多是電子文件形式，應該建立電子檔案，一方面有利于查閱利用，另一方面以后也不用再次數字化，可以節約人力、物力、財力。筆者認為建立學生電子檔案應注意幾個問題：

1.規范工作，關注細節

在建立學生電子檔案時工作人員應善于運用信息技術的優勢，從細節處強化高校學生檔案管理工作的規范化。檔案原始材料的產生、收集、篩選、整理、存儲等環節如有一個細節出現問題都可能影響檔案，使學生利益受損。電子檔案的建立，并不是摒棄學生的紙質檔案，而是把紙質檔案作為原始材料，作為對電子檔案的補充和備份，若對電子檔案的信息有異議，還可查閱紙質檔案，并作為最后的依據。

2.高校學生電子檔案的保管維護

學生電子檔案作為一種電子數據除了需要注意物理安全性外，還要注意設置檔案的只讀性，即維護檔案數據的原始性、真實性和完整性，避免發生人為誤操作或不必要的重復勞動。同時還應注意進行定期檢測和異地備份、更換密碼等措施以保證檔案的可讀性和安全性。

3.高校學生電子檔案的傳遞

檔案傳遞的形式采用郵寄紙質檔案的同時將電子檔案封裝打包發送至用人單位，實現電子檔案功能的延伸，如果由教育部門牽頭開發高校電子檔案系統平臺的話，不僅各高校統一使用，而且延伸至各機關企事業單位，實現統一的數據接口，實現高校與用人單位之間報送、接收電子個人檔案的無縫鏈接。

綜上所述，學歷檔案在人才晉升提拔勞資方面發揮著非常重要的作用，只有加強多部門協作，開發利用高科技手段，才能更加地充分發揮各類學歷教育的根本作用，提高全民素質，實現強國之路。

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