高職院校檔案信息化建設(shè)芻議

張艷玲

隨著信息化突飛猛進(jìn)的發(fā)展，高職院校傳統(tǒng)的管理模式己不能適應(yīng)和滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需要，開展高職院校檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行，成為必由之路。

檔案信息化內(nèi)涵問題出路一、高職院校檔案管理信息化的內(nèi)涵和重要意義

所謂檔案管理信息化，就是以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫及互聯(lián)網(wǎng)為主體，把文字、視頻、聲音、圖像等資料信息存貯在磁盤、光盤、錄像帶等載體中，通過計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)和終端等方式實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用以及共享，從而為使用者提供更為便捷、快速、生動(dòng)、豐富及到位的檔案信息服務(wù)。而高職院校檔案信息化，就是立足高職院校的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，運(yùn)用科學(xué)先進(jìn)的管理理念及信息技術(shù)，以現(xiàn)代化科技信息基礎(chǔ)設(shè)施為支撐點(diǎn)，以檔案信息資源為管理核心，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效開發(fā)、充分利用和共享為目標(biāo)的智能化管理過程。

高職院校檔案信息化是高校“數(shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，是利用科學(xué)信息技術(shù)工具獲得、處理、傳輸和應(yīng)用檔案資源，提高檔案管理效益與效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文檔管理規(guī)范化的重要途徑。其最終目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)高職院校館藏信息資源數(shù)字化和立體化，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使高職院校檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)中存在的問題探究

1.在思想認(rèn)識(shí)上存在重視不夠的問題

從思想認(rèn)識(shí)方面對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)較為膚淺，“重教學(xué)，輕檔案”的誤識(shí)還大有市場，不能正確認(rèn)識(shí)檔案工作在高職院校建設(shè)中的重要性和必要性，意識(shí)不到檔案工作對(duì)高職事業(yè)的促進(jìn)作用，總認(rèn)為高職院校檔案管理不用像普通高等學(xué)校那樣嚴(yán)格，甚至有個(gè)別人認(rèn)為檔案工作可有可無，把工作重點(diǎn)只放在招生就業(yè)上。

2.在管理方式方法上存在陳舊落后的問題

目前，高職院校大多由中等職業(yè)學(xué)校整合發(fā)展而來，由于歷史的原因其對(duì)檔案工作的管理方式方法上顯得陳舊落后。特別是文件立卷歸檔后不能夠及時(shí)對(duì)其進(jìn)行加工、調(diào)整與編目，只是把檔案資料收集來了，存在檔案室了，致使檔案管理工作人員不能對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用，而且因管理方式落后，導(dǎo)致在利用率上不高。

3.在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施上存在配置不高的問題

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩方面。硬件設(shè)施方面，主要是檔案設(shè)備，如有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、存儲(chǔ)器、讀卡器、攝影攝像器材及其他必備的設(shè)施設(shè)備。在軟件方面，主要包括檔案信息處理系統(tǒng)，檔案信息數(shù)據(jù)庫，以及相關(guān)軟件開發(fā)運(yùn)用和處理程序等。目前，高職院校檔案機(jī)構(gòu)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)參差不齊，硬的不硬，軟的更軟，有的學(xué)校所謂的信息化建設(shè)就是僅僅是擺設(shè)幾臺(tái)電腦，以為這樣就信息化了。

4.在檔案人員的綜合素質(zhì)、信息化知識(shí)素養(yǎng)和專業(yè)技能方面存在水平不高的問題

某些高職院校檔案人員屬于“照顧”崗位，等同于后勤部門，因而工作人員大多年紀(jì)較大，學(xué)歷較低，科學(xué)文化知識(shí)有限，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和基本的信息化知識(shí)和微機(jī)應(yīng)用知識(shí)，導(dǎo)致他們難以適應(yīng)高職院校檔案管理的信息化建設(shè)。

5.存在高職院校的檔案資源開發(fā)和利用率滯后的問題

在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，一些高職院校的檔案部門在研究和開發(fā)檔案信息資源方面與對(duì)檔案資源的需求方面存在著嚴(yán)重不對(duì)稱狀況。一是在檔案工作的日常管理中，檔案整理與被動(dòng)地提供咨詢、查詢等占其業(yè)務(wù)的絕大部分，而在檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)以及檔案網(wǎng)站建設(shè)方面的工作偏少或者沒有；二是檔案大多數(shù)是反映各部門工作的文書檔案，而能反應(yīng)學(xué)校辦學(xué)趨勢(shì)、學(xué)科特點(diǎn)、師資力量、管理建設(shè)、自身優(yōu)勢(shì)等內(nèi)容的影像、圖文及信息化檔案涉獵較少；三是部分重組后的院校，檔案不能集中統(tǒng)一管理，檔案的開發(fā)和利用工作往往被忽視。

三、高職院校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策探尋

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)問題。

高職院校檔案信息化建設(shè)需要領(lǐng)導(dǎo)層的重視。只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，檔案信息化建設(shè)才能開展下去。如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，主管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)知識(shí)又不能及時(shí)更新，檔案信息化就沒有一個(gè)明確的引路人和明白人，檔案管理現(xiàn)代化、科技化和信息化就成為了一句空話。因此，高職院校檔案信息化建設(shè)作為高等學(xué)校管理的重要內(nèi)容，要自上而下突破，從領(lǐng)導(dǎo)突破，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)。

2.加強(qiáng)人才管理，引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才

任何工作，人才是關(guān)鍵。一是從人員結(jié)構(gòu)上改變檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)，選擇能夠適應(yīng)新的工作需要，知識(shí)基礎(chǔ)相對(duì)深厚的人才。二是要大力加強(qiáng)全員培訓(xùn)工作，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，使他們有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)并掌握計(jì)算機(jī)基本網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)，以便主動(dòng)適應(yīng)工作對(duì)象、工作環(huán)境和工作手段的發(fā)展變化，真正成為一名管理者。

3.加大資金投入，確保軟硬件及時(shí)到位

兵馬未動(dòng)，糧草先行。資金投入是確保高職院校檔案機(jī)構(gòu)能否配置檔案信息化所需要的硬件和軟件設(shè)施的重要條件。學(xué)校財(cái)政等相關(guān)職能部門應(yīng)加大對(duì)檔案工作一般經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，力爭將檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目列入學(xué)校專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)，尤其是列入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃中，以獲得更多資金支持。同時(shí)檔案工作部門也應(yīng)妥善高效地使用來之不易的經(jīng)費(fèi)，在選購信息化相關(guān)設(shè)備時(shí)盡量把錢花在刀刃上，讓有限的資金得到最大價(jià)值的利用和體現(xiàn)。

4.推進(jìn)檔案信息化，制定出臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

推進(jìn)檔案信息化，機(jī)制是關(guān)鍵，檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定是加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)與前提，是檔案信息化建設(shè)能否順利進(jìn)行并發(fā)揮其功能的必備條件。高職院校必須根據(jù)國家業(yè)已出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定出適合自身發(fā)展需要的各種規(guī)章制度和信息化標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身學(xué)校特點(diǎn)對(duì)各類電子文檔的形成、歸檔和電子檔案信息資源管理利用等方面進(jìn)行規(guī)范管理，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)實(shí)施。要嚴(yán)格制定出相應(yīng)的條例規(guī)章，要具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)，從而形成有效的約束機(jī)制，使所有工作人員都感到檔案工作責(zé)任重大，要自覺履行職責(zé)，遵守制度，把本職工作做好。

5.發(fā)揮好服務(wù)職能，提高檔案資源利用率

檔案的終極價(jià)值是利用。高職院校在檔案信息化過程中應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想，積極向每位用戶提供主動(dòng)的檔案服務(wù)，特別是在檔案的開發(fā)利用上應(yīng)借助現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)來分析用戶的需求，評(píng)估利用的結(jié)果，為檔案信息資源的開發(fā)和利用提供目標(biāo)支持和需求導(dǎo)向。也可探討建立高職院校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字檔案集中存儲(chǔ)于一個(gè)共享的數(shù)據(jù)庫中，各高職院校的檔案機(jī)構(gòu)之間可以互通有無，通過權(quán)限分配來共享使用數(shù)據(jù)庫中的信息。也可建立高職院校檔案信息聯(lián)盟網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為檔案用戶提供在線的檔案利用服務(wù)。

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