淺析辦公自動化在現代信息化社會中的重要作用

摘要：隨著經濟的發展和科學技術的進步，現代企業逐步擺脫了紙、墨、筆構成的文件和對文件傳遞、處理、管理的方法，辦公自動化在現代信息化社會中得到了推廣和使用，為辦公人員節省了大量時間，提高了其工作效率，其作用逐漸凸顯。本文通過對辦公自動化在現代信息社會中的重要地位進行詳細的闡述，同時與傳統的辦公進行比較，進而突出辦公自動化的優勢，引出辦公自動化給當代的辦公文員帶來的新變化，在一定程度上為改變文員的工作方式提供了參考依據。

關鍵詞：辦公自動化 信息社會 作用

計算機應用技術發展的速度越來越快，促使辦公方式發生變革。運用計算機技術來處理辦公室工作成為現代文員必備的技能之一。尤其是九十年代以來，現代化的辦公手段普遍進入社會的各個企事業辦公室領域，使辦公室的文件處理、資料檢索、信息傳遞、電話通訊等一系列工作逐步現代化，給辦公室的工作方式和工作內容帶來新的變化，因此，辦公自動化成為了現代信息社會的重要標志。

首先，我們來看看現代辦公自動化在現代信息化社會中的重要地位。

①我們知道現代信息化技術發展飛速，利用計算機使得辦公效率更為高效，數據處理更為準確、便捷。而傳統的辦公方式，使得企事業辦公室對于信息的采集、處理、管理等方面嚴重滯后現在這個快節奏的社會。

②任何一個企事業單位里面，總是有很多的職能部門，部門之間如果采用傳統的辦公方式，那么對于最新的統計信息的傳達情況與計算機比起來，將要多花費幾倍甚至十幾倍的人力和物力，使得單位領導無法準確及時的掌握最新信息。

③因為單位的職能部門更多的分散在單位各個不同樓層，辦公地點比較分散，使得如果采用傳統辦公方式會增加通信的成本，并且效率低，但通過計算機及計算機網絡，卻能極大的改善這種情況，更有利于單位的發展。

④對于一件工作業務的處理上，傳統的辦公方式會造成流程分散、環節脫鉤現象嚴重。但通過計算機及計算機網絡，很多環節可以簡略和節省，也減少了人為因素造成的處理速度慢，工作環節脫節，為單位減少了損失。

⑤通過信息化平臺的搭建，使得傳統的各個職能部門負責的信息，不能很好與其他職能部門進行交互的問題得到了解決，單位的信息不再是孤立的一塊，信息的互通有無，更方便了對新信息的更新和舊數據的刪減。

⑥利用信息化平臺后，現代化的信息存儲，避免了舊有的紙質式文件數據管理造成文件過于散亂，時間分布周期過長，無法有效的跟蹤利用信息。

⑦傳統的辦公方式，使得管理者分身乏術，也造成了人員冗余，對信息的交接和傳遞也帶了很大的麻煩，但現代化的辦公手段，使得數年甚至更久的信息保存在一臺電腦上，方便任何后續管理者進行承接及數據管理，解決了單位對數據管理的局限性。

其次，我們來看看辦公自動化給文員工作帶來的新變化。

①辦公自動化為文員的工作方式帶來了變化。舊有的以手工操作和紙筆為主的辦公方式被放在了較次要的地位，辦公時速度更快，效率更好，信息處理更準確。更適應現代這個快節奏的社會，收到了世界各個行業的青睞。

②辦公自動化為企事業單位的制度帶來了變化。因為技術的變革，使得領導層能夠較快而又準確的看到第一手資料，方便了領導對單位重大事務的決策，使得單位的制度更健全，決策更準確。

③辦公自動化使得文員工作變的更科學化、規范化、標準化。現代信息社會，對于文員的工作要求越來越高，不但要有很好的修身素養，還要掌握文秘類知識，各種公文、函、數據報表等技能掌握，更要求對計算機有較好的認知，能夠熟練的對辦公軟件進行操作。因此，通過計算機，使得文員工作流程變的科學化、規范化、標準化，成為現代辦公自動化的一個重要特點。

我們國家不但缺少計算機領域中高級技術人才，同時在各個領域中也缺乏相應的辦公文員。在我國中等職業院校中，雖然開設了一系列的辦公自動化課程，儲備了一定數量的辦公文員人才，一方面推動了社會經濟的快速發展，另一方面也提高了中職院校學生的就業能力，以及自身的競爭力。綜上所述，本文認為，在今后應當在計算機基礎應用教育中，通過創新教學模式，完善教學內容，在一定程度上不斷地研究探索教學方式，同時加大對現代辦公自動化人才的培養力度，進而使現代辦公人員不斷滿足社會發展的需要，逐步推進社會改革的信息化進程。

通過上述分析，計算機信息技術作為當代最富有活力和創造力的技術，經過多年的教學實踐證明：只有將計算機信息技術學校教學、管理工作進行完美的結合，進而不斷大力發展網絡教學、建設數字化圖書館，以及建設和完善全面的網絡社區服務等，從而形成一流的、數字化的網絡環境、教學資源、教學與學習環境、管理手段和后勤服務，才能為學校現代化教學手段和管理模式的實施提供有力的保障，為教學研究和人才培養構建現代化的信息平臺。在此基礎上對加強高校管理、提高教育教學水平、辦公人員的培養質量和辦公效率等提出了更高的要求。

參考文獻：

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作者簡介：歸瑞利（1979-），男，河南南陽人，助理講師，研究方向：計算機應用技術教育。