做好高職院校檔案管理工作的幾點思考幾點思考

胡婭麗

摘 要：新的歷史時期對高職院校檔案管理工作提出了更高的要求。本文針對高職院校檔案管理存在的問題，闡述了做好檔案管理工作的看法。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；工作思考

檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，是衡量學校管理水平的重要尺度，是科學管理學校的重要基礎工作之一。近些年來，隨著我國高職教育的蓬勃發展和知識信息化時代的到來，對高職院校檔案管理工作提出了更高的要求。在新的歷史時期，如何做好高職院校檔案管理工作，為提升人才培養工作水平提供服務，已成為我們面臨的重要課題。筆者就此談點粗淺看法。

一、提高認識，加強領導是做好檔案管理工作的首要前提

我國的高職教育還處于初級發展階段，多數高職院校辦學歷史不長，檔案管理工作經驗還不夠豐富。還存在認識不到位，領導重視不夠，機構不健全等問題。因此，進一步提高對檔案管理工作的認識，加強對檔案管理工作的領導，是做好高職院校檔案管理的首要前提。

（1）提高認識，增強意識。高職院校檔案是由學校各項工作活動形成的具有保存、查考價值的文字、圖表、聲像資料等構成，是反映學校基本面貌的真實歷史記錄。它所包含的學校辦學的豐富信息資料，對學校的建設和發展具有重要的參考利用價值。

從校黨委，各級領導到教職工要深刻認識檔案管理工作的地位和作用，增強檔案意識，重視檔案管理工作。同時，要清楚地認識到，檔案管理不僅僅是檔案工作人員的事，而是學校的共同事業，需要全員參與，齊抓共管才能做好檔案管理工作。

（2）建立機構，加強領導。一要成立由分管檔案工作的校領導為組長，各處（室）、系負責人參與的檔案管理工作領導小組，對學校檔案管理工作負總責。領導小組從檔案資料的收集、整理、歸檔和利用等環節經常督促檢查檔案管理工作制度的落實情況，研究解決檔案管理工作出現的困難和問題。其次，建立集中統一管理與專項分散管理相結合的檔案管理體系。即校本部建立綜合檔案室，統一管理全校的檔案資料；為便于工作上查找利用檔案資料，黨務、人事、財務、教務等處室和各系建立分檔案室，管理相關的專項檔案資料。三要建立專、兼職結合的檔案管理隊伍。校綜合檔案室配備一名或數名專職檔案員，各分檔案室配備一名兼職檔案員，不設分檔案室的單位確定一名兼職檔案資料員。并明確專、兼職檔案工作人員的工作職責，領導小組根據工作職責考評他們的工作業績，突出的給予表彰和獎勵。通過上述舉措，從組織上加強對檔案管理工作的領導，把檔案管理工作落到實處。

二、健全檔案管理制度是做好檔案管理工作的重要保證

俗話說，沒有規矩不成方圓。依法治檔，加強檔案管理工作的制度化建設，規范檔案管理是做好高職院校檔案管理工作的重要保證。

目前，在一些高職院校檔案管理中還存在制度不健全，管理不規范的狀況。要改變這種狀況，必須根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》等法律法規，結合學校檔案管理工作實際，建立和健全檔案管理的各項規章制度，實現檔案管理的制度化、規范化。比如，制訂《檔案立卷、歸檔制度》《檔案利用制度》《檔案借閱制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案庫房管理制度》等。做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，銷毀有依據，庫房管理有措施，開發利用有目標。真正使檔案管理工作有法可依，有章可循，便于檢查評估檔案管理工作的落實情況，確保檔案管理工作順利開展，

檔案管理工作制度不是寫在紙上，掛在墻上的擺設或用于應付上級檢查用的，而要注重抓好制度的落實。一方面，檔案工作人員要嚴格按制度辦事，把檔案管理工作制度落實在實際工作中。另一方面，校檔案管理工作領導小組和檔案管理責任人要不定期的檢查管理制度的落實情況，發現問題及時整改。

三、提高檔案工作人員業務能力是做好檔案管理工作的必要措施

當今是知識信息化時代，檔案管理微機化，信息資料傳遞網絡化已成為潮流，傳統的手工管理模式逐步被現代化計算機管理模式所取代。這必然要求檔案工作人員實現專業化、知識化。作為高職院校檔案工作者，不但要具備較豐富的檔案管理方面的專業知識，而且要掌握一定的現代信息技術，較強的微機管理檔案的工作能力，以及掌握攝影、攝像、多媒體操作技能等，并至少懂一門外語。而目前一些高職院校檔案工作人員存在人員新、經驗傳承少，專業化、知識化程度偏低等狀況。這就必須采取有力措施，加大崗位培訓力度，提高檔案工作人員的專業素質和業務能力。

高職院校檔案工作人員崗位培訓可采取的途徑有：一是在職學習和進修。學校要鼓勵檔案工作人員崗位自學檔案管理專業基礎知識和專業技能，支持他們參加檔案專業的函授教育；二是參加上級舉辦的檔案工作人員培訓班和其他與檔案工作相關的操作技能培訓班；三是聘請檔案管理方面的專家和學者對檔案工作人員進行講座培訓；四是以老帶新，經驗傳承。由本校檔案管理實際工作經驗豐富的專職檔案員培訓、指導兼職的檔案員和資料員；五是組織專、兼職檔案工作人員前往檔案管理工作做得好的高校參觀學習取經。通過崗位培訓，使檔案工作人員逐步成為檔案管理工作的“通用型”和“復合型”人才。

四、開發利用檔案信息資源是做好檔案管理工作的根本目的

檔案既是一面鏡子，真實地反映了學校辦學的基本面貌，同時又是為學校建設和發展服務的工具。檔案的服務功能決定了檔案管理工作的根本目的在于檔案信息資源的開發和利用。目前，一些高職院校在檔案管理中不同程度地存在“重藏輕用”的傾向。因此，要做好檔案管理工作必須把著力點放到“藏用并舉”“以用帶藏”重在利用上，充分發揮檔案的服務功能，積極開發利用檔案的信息資源。

（1）要增強主動服務意識。高職院校檔案管理人員要根據學校辦學規律和辦學動態，研究掌握檔案利用的規律，預測檔案利用的方向，積極主動地利用檔案資料為領導決策服務，為教學、科研、管理等項工作服務，為校內外各種咨詢查證服務，以及為上級對學校人才培養工作水平的檢查評估提供服務。

（2）要注重檔案信息資源的開發和利用。在檔案管理上不能有“守攤子”的思想，滿足于檔案原始資料的查詢服務利用，還應注重檔案信息資源的開發，提高利用率。在檔案信息資源的開發上，尤其要加強檔案資料的編研工作，挖掘、開發檔案信息資源，并利用網絡等現代傳媒手段和各種有效形式創新服務方式、更好地發揮檔案的服務功能。比如，將一些非保密性檔案資料進行綜合分析、整理、提煉，匯編成各類專題檔案信息資料，制作成專題光盤保存利用，或制作成專題網頁，利用校園網絡發布，方便快捷地實現校內外檔案信息資源的共享。又比如，編撰校史，建立榮譽室對師生員工進行光榮傳統教育等。

總之，檔案管理是一門集計算機科學和檔案學于一體的綜合科學。高職院校在檔案管理工作中，必須以科學發展觀作指導，不斷探索現代檔案管理和檔案利用的規律，轉變檔案管理觀念，建立現代化檔案管理模式，使檔案管理工作為學校改革、創新和發展，為提升人才培養工作水平提供優質服務。

參考文獻：

[1]朱忠燕.做好學校檔案管理的幾點體會[J].山東檔案，2010（1）.

[2]丁 汀.對學校檔案管理現代化建設的若干思考[J].學校檔案，2007（4）.