加強高等院校檔案信息化管理

張琪

隨著信息化時代的到來，傳統的檔案管理已經無法適應社會的發展和人們的需求，各種不同領域的檔案管理工作也在向信息化管理方面轉變，而高等院校作為培養專業人才的重要途徑之一，其檔案管理工作實現信息化管理更是勢在必行。基于此，該文以《關于加強高等院校檔案信息化管理的研究》為題，從高等院校檔案管理概述，高等院校檔案信息化管理的重要勝以及加強高等院校檔案信息化管理的幾點研究方面進行了分析與探討。

傳統的檔案管理已經不能在滿足高等院校發展的要求，因而高等院校必須傳統的檔案管理格局，向檔案信息化管理方面轉變。高等院校實現檔案信息化管理，不僅能提高高等院校的管理水平，還能充分滿足高等院校的發展要求。因此，作為新形勢下的高等院校，應充分意識到加強高等院校檔案信息化管理的重要性，并充分結合自身檔案管理特點和檔案管理現狀，以便采取更有效的措施，做好檔案信息化管理工作。

高等院校檔案管理

近年來，隨著高等院校不斷的擴大招生規模，各種檔案信息資料也在不斷增加，傳統的檔案管理已經無法在適應高等院校的發展需求。高等院校的檔案信息資料主要有黨務、財會、行政、教學、設備、科研、教師、學生和上級管理部門下達文件等信息資料，檔案管理通常由相關實物、文件資料、文獻、記錄信息構成，具有眾多功能，例如統一管理、集中存貯、隨時查詢、原始記錄等。高等院校的檔案管理還具有以下特點：信息量、涉及領域廣、類別多、檔案進出頻繁等。高等院校的檔案主要儲存于檔案室內，傳統的檔案均由實物組成，而在查詢檔案信息時，難免就需要頻繁進出檔案室，不僅耗時且還容易導致檔案丟失、損壞。因而實現檔案信息化管理，將檔案資料輸入計算機中，需要查詢檔案信息的人員利用計算機就能直接查閱自身所需的檔案信息，這樣不僅去除了地形限制、節省了時間，也避免了實物檔案丟失、損壞，同時還有助于進一步提高高等院校的整體管理水平。高等院校必須重視檔案信息化管理工作，并加強檔案信息化管理研究，以便促進高等院校步入一個良好、快速的發展階段。

高等院校檔案信息化管理的重要性

滿足了學校信息資源共享的要求。高等院校實現檔案信息化管理后，檔案信息的價值得以充分體現，即有助于提高學校信息資源的利用效率，還充分滿足了學校信息資源共享的要求。且服務對象也由單一查閱擴展成群體共享。檔案信息化管理的核心是知識管理，主要作用就是為學生和其他有需要用戶提供豐富的學習功能與知識共享機制，以此確保能夠隨時滿足使用者需要，這樣不僅有助于提升使用者的創造能力，還能進一步體現出學校的綜合實力，能為學校的發展提供良好的保障。

將高等院校的檔案信息集成化。傳統的高等院校檔案信息主要存儲于建立的檔案室內，作為檔案管理的重要基地，這樣使得檔案管理工作十分被動，無法適應學校快速發展的檔案管理業務流程，而實現檔案信息化管理，能夠積極地促進檔案管理業務流程的合理重組，使檔案信息集成化，從而形成多種存在相互聯系的管理職能，以此徹底改變傳統檔案管理工作格局、面貌。實現檔案信息化管理，有助于提高檔案信息查全率，還能進一步提高檔案管理的標準化與規范化水平。

加強高等院校檔案信息化管理

轉變傳統檔案管理工作思想。高等院校實現檔案信息化管理是體現教育現代化的重要環節，進一步突出了教育的新特點與新性質。在傳統的檔案管理工作思想中，我們通常只將檔案信息當作一種文化資源，其主要作用也僅僅體現在信息憑證價值方面，但是在信息時代的今天，傳統的檔案管理工作思想顯然已無法滿足高等院校的發展需求，因而高等院校的檔案管理工作思想必須進行轉變，以便充分體現出檔案信息的綜合價值，將檔案信息工作思想放在如何科學簡化文書立卷形式，深化檔案信息檢索規范。

對檔案工作人員提出更高要求。在傳統的檔案管理工作認識上，有不少^對檔案管理的工作認識僅是具備一定的操作性、對理論知識水平與業務技能水平要求較低，因此，導致一部分檔案管理^員在沒有受到正規教育和專業培訓的情況下就進行了上崗操作，從而致使檔案管理工作中存在不少問題。但是在實現檔案信息化管理的今天，檔案管理人員將面臨更多的信息化知識與技術，如果檔案管理人員對這些信息化知識與技術沒有一點了解，那么檔案管理工作將面臨無法正常、有效開展的困境。因此，就要求檔案管理人員必須具備一定的檔案管理基礎知識，對信息化知識與技術有足夠的了解，并熟練掌握檔案管理工作方法，從而為檔案管理工作的順利進行奠定堅實的基礎。

加強對檔案形成中信息化的重視。高等院校必須加強對檔案形成中信息化的重視，并充分利用學校所具備的能量，發揮其主觀能動性，以此進一步促進檔案信息化管理的實現。實現檔案信息化管理即為實現文檔一體信息化管理，這點與傳統的檔案管理有著本質的區別。但是應注意一點，文檔一體化并不表示文件與檔案是一致的，通常我們將其清晰分為兩個階段與兩種概念。文件通常會經過收集、整理、分類、存儲、統計等階段才能轉換為檔案，且這些階段均由人工操作完成，并具有較強的專業性質，因此，要求必須具備較好業務技能水平與知識理論水平的檔案工作人員進行。而檔案信息化管理的文件，形成的最初階段是在高等院校各職能部門的工作管理中，主要有個職能部門的相關工作人員操作完成，不在具有傳統那種需要較強專業的內容，但是卻強調了一點，那就是必須更加重視檔案形成過程中的信息化，進—步加強了檔案形成過程中的工作要求。

總之，本文對關于加強高等院校檔案信息化管理的研究進行了分析與探討，具有十分重要的意義。高等院校檔案信息化管理的實現，不僅有助于提高高校自身的整體管理水平，滿足自身發展需求，還進一步體現出了教育現代化，助推我國高等院校和教育事業的可持續發展。