探索信息化條件下文書檔案管理

高金友

摘 要：基于文書檔案的特殊屬性，隨著信息化的快速發展，紙質文件與電子文件將在很長一段時期共存。信息化條件不僅可以改善檔案管理工作，打破以往檔案管理的局限性，從而提高企業整體工作效率。下方結合現代信息化條件下文書檔案的管理工作，以資借鑒。

關鍵詞：信息化；文書檔案；檔案管理

隨著信息技術的迅猛發展，高速大容量的檔案影像管理系統已經日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業化。為了實現檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理。向現代文檔管理邁進，這是文書檔案工作的新課題。

1 檔案的收集是文書檔案管理的基礎

檔案的收集工作在檔案管理的各個環節中占著首要地位，是檔案管理的前提和基礎，檔案材料收集工作的好壞、質量的高低直接影響到檔案的歸檔率和完整率，影響到整個文書檔案管理工作的質量。

收集檔案是每個檔案工作者應盡的義務，對檔案的收集工作，應該采取積極主動的態度，服務到家，親自去詢問文書檔案的收集情況。要采取多詢問、多探討的方式，加強與兼職檔案人員的聯系，因為一個單位的檔案管理工作的好壞，很大程度上與兼職檔案人員有關。因而，專職檔案人員一定要同兼職檔案人員多聯絡，多溝通，經常定期、不定期地檢查督促他們的工作，充分發揮他們在檔案收集工作中的橋梁和紐帶作用。

2 文件立卷歸檔是文書檔案管理的關鍵

檔案管理的關鍵是文件轉化成檔案。這一過程，需要經過文件的鑒定、分類、組卷、擬寫案卷標題、填寫卷內目標和備考表等等繁瑣的程序。這就需要檔案工作者要有耐心，要細致入微地做好檔案的立卷工作，不能有絲毫的差錯。新形勢下實現辦公自動化要求檔案工作者與時俱進，充分發揮計算機的作用，改變過去陳舊的立卷方式，簡化歸檔程序。在現階段，文件的歸檔依然以紙質文件為主，究其原因是檔案永久保管的需要。世界上最早的紙質文獻是在甘肅一座西漢墓中出土的紙質地圖殘片，距今有2100多年的歷史，由此可見，紙質檔案的保存期限是經過歷史驗證的。但是，實現辦公自動化以后，公司絕大部分文件將以電子文件形式生成，由于當前電子文件的法律效力還沒有得到完全確認，因而在今后很長一段時間，紙質文件與電子文件將長期共存。這就要求新形勢下文書檔案管理工作要積極順應潮流，在秘密文件歸檔時，雖然內容不能流轉，但我們應將其目錄輸入計算機，這樣既避免了電子文件歸檔的不齊全、又保證了上網文件的安全。

3 文書檔案信息化管理是發展的必然趨勢

3.1 直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效傳統的文件管理工作有三難

一是立卷難。文件按照分類大綱歸類后，才可組卷、立卷、而后進行卷內文件的排列、擬寫案卷標題、確定保管期限、裝訂歸檔。這些工作都關系到案卷質量的高低，操作難度大，程序枯燥繁瑣，工序多。二是管理工作難。組好卷以后，首先要編案卷號和案卷目錄、然后編頁號、抄寫卷內目錄、還要裝訂、填寫案卷封面、排列案卷等，工作程序繁瑣，人工操作量大，致使管理工作難。三是提供利用效率低下，查準率不高。由于檔案管理的人工操作，查找文件就是一大難事。首先，查找文件時必須先說明要查什么文件、什么內容、以及可能的年度，然后，檔案管理人員才能根據要求查找案卷總目錄、按卷內目錄查找文件。這時，可能會出現二種情況：一是如果因文檔人員立卷水平不高，出現組卷不合理、所擬案卷標題不能準確提示卷內文件內容，查找起來費時費力；二是如果來借閱的人員在記憶上稍有差錯，也會出現調閱困難。因此，計算機信息處理系統提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除立卷歸檔、檢索查找的繁難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量，檢索速度。而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改變為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，而且可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及歸檔的目的和檢索利用的方便。

3.2 信息化管理有利于遺漏文件的補漏增缺

傳統的文件立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。拆卷后，卷內文件又得重新排列，編張次、抄卷內目錄、裝訂，修改填寫案卷封面等等，其工作量是可想而知的。若文件整理借助計算機歸檔，文件插入就十分方便了。這時，只需修改一下檔案目錄就完成了。省時省力，就會給工作人員以充分地時間去提高業務水平。

3.3 信息化管理保持了文件的歷史原貌

傳統文件管理工作在立卷時，為了案卷裝訂整齊美觀，就必須做接邊、切邊的工作。由于處理此工作時，常常因為切邊不慎，會破壞文件的原貌。采用計算機網絡管理按“件”隨機存檔后，整理工作就不存在這方面的問題了。只需把諸如報表、圖紙等文件折疊成統一尺寸歸檔即可。

3.4 利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高

以手工為主的傳統檔案管理工作，不僅消耗大量人力、物力，而且檔案信息含量與檔案實體量的比值處于較低水平，管理手段的落后會導致檔案利用工作方面的許多問題。如檔案利用率低下，查找效率不高、查準率較差，這就嚴重制約了檔案信息資源的利用率。因此，實現文書檔案管理手段和利用方式的轉變，向現代文檔管理邁進，就成為迫在眉睫的事了。計算機的應用，網絡的互聯。為擺脫以往的經驗式的管理模式，完成檔案管理由案卷級向文件級管理的轉變，將手工立卷變為計算機自動管理，就成為可能。只有這樣，才會極大地提高文書檔案管理與利用的質量、精度和效率，實現文書檔案管理工作以及服務水平質的飛躍。

3.5 信息化管理更有利于文檔的保密

過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理保密要求的。計算機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文檔保密的要求。

3.6 信息化管理有利于提高檔案管理工作的質量

檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔案宗。但是傳統的立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全同一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作處于空白的境地，這又制約了管理人員水平的提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行信息化管理后，檔案人員可從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案在管理和提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。

4 結語

檔案管理工作平時不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但檔案工作又是一項對歷史負責、為現實服務、替未來著想的依據憑證。文書人員不僅在公司領導的重視及大力支持下勇于奉獻，還要增強檔案意識，掌握豐富的知識，再加上平時認真負責的工作態度，就一定會做好文書與檔案工作

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