0A系統環境下高校電子文件管理中存在的問題及對策研究

陳子飛

摘 要：在OA系統環境下，高校電子文件管理中存在的問題主要表現在以下幾個方面：電子文件處于無人管理狀態；電子文件管理缺乏制度規范；電子文件缺乏安全保障；電子文件管理缺乏專業人才。對策思考有：加強重視，強化電子文件管理意識；建立健全電子文件管理的相關制度；增強電子文件管理人員業務素質；建立一套行之有效的高校電子文件管理模式等。

關鍵詞：OA系統；電子文件；管理；問題；對策

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）21-0236-02

高校的辦公自動化（OfficeAutomation，簡稱OA）系統，是指在高校各黨、政、教學等部門的實際工作中，具備公文處理、信息發布與傳遞、交流等功能的以實現單位內的公共管理事務為主要職能的辦公系統[1]。隨著網絡信息技術的日益發展，各高校OA管理系統的信息化水平不斷提高，高校各部門如何在OA系統環境下實現電子文件的科學管理，就顯得尤為重要。

一、高校電子文件管理的現狀

電子文件是隨著計算機的廣泛應用而出現，是以數碼形式存儲于磁盤、光盤、磁帶等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件，是辦公自動化和網絡建設與發展的產物[2]。從電子文件管理的歷史來看，我國利用計算機來處理文件還是20世紀80年代的事，雖然已經用了二十幾年的時間，但是只是在部分黨政機關小范圍應用，沒有真正廣泛普及。20世紀末，電子文件管理是一個全新而陌生的領域，一個研究基礎和管理實踐經驗基本空白的地帶[3]。我國對電子文件的管理仍然存在很大問題。尤其是在高校，電子文件管理出現這樣一些特征：起步晚、基礎設施落后、觀念意識不到位，人員業務素質不高。

發達國家在20世紀60年代已經開始建立計算機檢索系統，利用計算機強大的功能來管理檔案文件。到20世紀70年代末，發達國家有98%的文件（包括其他載體文件）已著錄存檔在計算機檢索系統中[4]。這給人們查閱檔案帶來極大方便，同時也使電子文件的管理得到不斷規范，發達國家對電子文件的管理已經形成了一套科學合理的管理體制。反觀我國高校，在很長的一段時間里，我們僅僅用計算機來打印、修改文件材料。在電子文件的管理工作上，我們已經落后發達國家近40年。高校沒有形成一套科學有效的電子文件管理辦法，各部門各行其是，很多部門沒有規章制度的約束，不能自覺地保存電子文件，用過之后就不再理睬，讓電子文件處于自生自滅的狀態。

部分高校基礎設施相當落后，沒有專門的存儲電子文件的設備，也沒有配備刻錄機、掃描儀、交換機等信息化設備，電子文件哪里來哪里放。基礎差，設施落后還可以改進。但最主要的是各部門的文件管理人員業務素質不強，很多文件管理人員不是專職人員，而是從事教學科研工作的兼職人員，保管電子文件觀念意識不到位，存在消極對待電子文件的情況。部分文件管理人員已認識到電子文件管理的重要性，但一涉及要投入大量的人力、物力、財力，最終也只是紙上談兵。有的領導沒能看到它的長期性，難以痛下決心，使電子文件的管理難以取得實質性進展。

高校涉足電子文件管理的時間還不長。在實際工作中，我們還只進行電子文件的收集、鑒定等基本操作，對于電子文件的安全保護、統計、歸檔、服務等工作基本上還處于起步階段。即使是這樣，在電子文件的管理過程中，還會存在許多問題。

二、高校電子文件管理中存在的主要問題

隨著新型的文件形式推廣運用后，高校對OA系統的運用更為普及，使日常電子文件的管理更為有效，但是高校電子文件管理也存在一些問題。

（一）電子文件處于無人管理的狀態

在高校，自運用OA辦公系統以后，各部門實現了運用計算機進行科研和辦公管理，但有的只處于辦公自動化的起步階段，由于電子文件讓人產生不真實、虛擬感，在人們長久以來形成的觀念中，紙質文件才是實際存在的。因此，紙質文件在各部門仍然占主導地位，電子文件只是起到輔助作用。有的只是用計算機草擬文件，一旦打印出正式紙質文件，作為草擬的電子文件就不會被存檔，而是被新的電子文件不斷覆蓋，或因電腦存儲有限而被刪除。有些部門知道電子文件的重要性，把電子文件存儲在計算機硬盤上，但是沒有進行整理、鑒定、歸檔，隨著時間推移，日積月累，電子文件就處于無人問津的狀態了。

（二）電子文件管理缺乏制度規范

高校電子文件管理起步時間還比較短，雖然國家頒布了《電子文件歸檔與管理規范》、《電子公文暫行管理辦法》等規章制度，但由于領導不夠重視，有些高校沒有意識到電子文件管理的重要性，對電子文件管理置之不理，未制定規范科學的管理制度，沒有把電子文件納入規范化管理。特別是電子文件形成、收集、處理、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，信息都存在更改、丟失的危險，沒有形成一套切實可行的管理制度，給電子文件管理與歸檔帶來被動。在OA系統開發時，未設計與檔案系統相融合的歸檔管理功能，從而造成各部門之間相互脫節，缺乏電子文件管理的全局考慮。

（三）電子文件缺乏安全保障

電子文件的安全性一方面是指電子文件以及它形成的相關文件數量齊全，另一方面是指電子文件的內容、結構與背景信息沒有缺損[5]。電子文件的安全是保證其真實、完整的前提，對以后電子文件的歸檔利用至關重要。在高校實際管理電子文件的過程中，由于電子文件管理的安全機制不完善，一些部門將電子文件直接存儲在接連互聯網的電腦上，一旦系統被病毒入侵，極易造成電子文件丟失、損壞。由于電子文件在利用上缺乏制度的保護和約束，每一個環節都存在堵塞信息失真的隱患，因此，迫切需要用制度來維護電子文件的原始性、真實性及其安全性。

（四）電子文件管理缺乏專業人才

在高校實際工作中，大多數部門電子文件管理人員不是專職文件管理人員，而是兼職的其他工作人員，流動性很強，沒有固定人選，極易造成文件丟失。兼職文件管理人員沒有全身心投入到文件管理工作中，只是在工作之余來管理一下文件。部門領導在選擇文件管理人員的時候，鑒于成本考慮，也是選擇一些業務素質不強的人員來從事文件管理工作，他們普遍認為文件管理工作是簡單體力勞動，不需要動腦。因此，在高校電子文件管理過程中，普遍存在文件管理工作人員素質不高的問題，嚴重缺乏檔案管理的復合型人才。對于復合型人才的選拔、培養機制還需進一步完善。

三、加強高校文件管理的對策思考

鑒于OA系統環境下電子文件管理的諸多性能優勢，高校必須長期堅持做好電子文件的管理，不斷提升內部辦公效率。因此，針對電子文件管理存在的諸多問題，主要從以下幾個方面采取措施。

（一）加強重視，強化電子文件管理意識

思想是行動的先導。電子文件是檔案的一個重要來源。高校各級領導首先要更新觀念，高度重視，加強宣傳，充分認識到電子文件管理和歸檔工作在學校建設和發展中起到非常重要的作用，體會到電子文件與紙質文件一樣重要，不能隨意丟失，要按時歸檔。只有妥善管理好電子文件，才能確保電子文件的完整、準確、安全，才能及時地為學校的日常工作提供信息支持。高校各部門的文件管理人員要強化意識，充分認識到檔案文件管理工作的重要性，認識到做好檔案文件管理工作不僅是自身責任，更是為學校做貢獻，也是體現自身價值的基本途徑。

（二）建立健全電子文件管理的相關制度

各高校應根據國家頒布的《電子文件歸檔與管理規范》、《電子公文暫行管理辦法》、《文件法》、《文件管理分類工具》等規章制度，結合本校工作實際，在國家文件管理法規的基礎上，制定適合本校的電子文件管理辦法和制度，明確電子文件管理的基本屬性與作用、文件管理的基本權利與義務，文件分類與組織、電子文件鑒定與處置等。高校電子文件管理要按照集中統一的原則，從其產生的途徑、類型和特點出發，制定一套包括電子文件的形成、整理、鑒定、歸檔、利用、保護為內容的科學、合理、嚴密的相應規章制度，實施全過程管理，從制度上保證電子文件管理的完整性，做到有章可循，有規可依。

（三）增強電子文件管理人員業務素質

紙質文件管理經過多年實踐，已經形成相對穩定的管理隊伍，有較好的工作基礎，各職能部門都設立了檔案員，負責完成紙質文件的歸檔工作。由于紙質文件管理與歸檔大多采用手動歸檔，這與電子文件管理與歸檔方式有較大差異。電子文件管理與歸檔不僅要求檔案管理工作人員既要有檔案專業知識，同時又要掌握計算機、網絡知識。學校必須高度重視，定期對電子文件歸檔和管理人員進行培訓，讓他們通過業務學習和技術培訓，盡快了解電子文件的管理規章制度，掌握計算機技術，熟悉檔案管理軟件、數字通信技術以及網絡系統方面的技能，建立以檔案人員為主的文件管理工作隊伍，并吸收一些責任心強、素質好并熱心文件管理工作的計算機、信息管理等方面的人才，以確保電子文件管理工作順利開展。電子文件管理工作人員要主動學習新的經驗和管理方法，不斷提高專業技能，做好電子文件管理和歸檔工作。

（四）建立一套行之有效的高校電子文件管理模式

各高校根據實際情況建立一套行之有效的電子文件管理模式，即“雙軌制”管理，使紙質文件與電子文件同步管理和歸檔。由于電子文件具有不穩定性和直觀性，對于一些具有法律效力的重要文件，目前最好的辦法還是將紙質文件與電子公文同步管理。在OA系統內下發電子文件的同時，文件管理工作人員必須打印一份紙質文件，在電子公文移交歸檔時，文件管理工作人員把打印備份的紙質文件同時移交檔案部門歸檔。這樣既發揮歸檔文件的憑證依據作用，又可確保電子文件利用和資源共享問題。

參考文獻：

[1]吳乃萍，馮桂珍，等.辦公自動環境下高校電子文件的歸檔與管理[J].南京工業大學學報：社會科學版，2005，（1）.

[2]夏露.關于高校電子文件管理的思考[J].山西檔案，2011，（增刊）.

[3]于英香.我國電子文件管理的三次轉折[J].檔案學通訊，2010，（1）.

[4]陳軍.公安機關電子文件管理中的問題及對策[J].四川警官高等專科學校學報，2005，（6）.

[5]彭艷平.高校OA系統電子文件歸檔可行性與問題分析及對策[J].當代教育理論與實踐，2011，（2）.