見面 透明 信任 如何讓公司的會(huì)議更高效？

余曉文

網(wǎng)路發(fā)達(dá)的當(dāng)下，廉價(jià)（甚至免費(fèi)）的視訊會(huì)議、即時(shí)通訊和電子郵件等無處不在。借此，在家工作，甚至是在辦公室以外的任何地方辦公似乎比以往更容易、更有效。

但最近，一直視電子溝通為業(yè)務(wù)生命線的雅虎，突然宣佈禁止員工遠(yuǎn)端辦公，稱遠(yuǎn)端辦公妨礙合作，降低工作效率，此舉引發(fā)諸多好奇。

網(wǎng)上已經(jīng)廣泛披露了雅虎全球人力資源總監(jiān)Jackie Reses的內(nèi)部備忘錄的細(xì)節(jié)。根據(jù)這一內(nèi)部備忘錄，雅虎認(rèn)為遠(yuǎn)端工作對(duì)合作不利，同時(shí)降低工作的速度和品質(zhì)。備忘錄中還說：「做一個(gè)雅虎人不僅僅要做好日常工作，更重要的是要互動(dòng)和體驗(yàn)；而互動(dòng)和體驗(yàn)只有在辦公室才能完成。」

「面對(duì)面」好處多多

作為一個(gè)研究組織心理學(xué)的學(xué)者，新加坡國立大學(xué)商學(xué)院教授理查·阿維對(duì)「面對(duì)面的會(huì)議何時(shí)和因何種原因很重要」這一主題做過大量研究，所有這些研究為個(gè)人和公司更有效地開展工作提供了參考。

「儘管電子溝通有很多好處，尤其就降低成本而言，然而使用電子溝通手段開會(huì)也有很多缺點(diǎn)。在使用電子手段時(shí)，存在很多分心的機(jī)會(huì)，比如：其他的工作、查郵件、不相關(guān)的對(duì)話和其他分散注意力的事情。尤其是在家工作時(shí)，與會(huì)者通常不會(huì)像他們的同事想的那樣（或他們的管理者希望的那樣）參與到會(huì)議當(dāng)中。」理查·阿維指出，更重要的是，從心理學(xué)的角度看，面對(duì)面會(huì)議有幾個(gè)積極的方面，這些積極的方面是利用電子溝通的手段召開的會(huì)議無法實(shí)現(xiàn)的。

「也許面對(duì)面互動(dòng)最明顯的好處就是：面對(duì)面。」理查·阿維認(rèn)為，通過面對(duì)面會(huì)議，與會(huì)者能夠積極參與，同時(shí)觀察其他與會(huì)者的口頭、非口頭行為和其他細(xì)微的差別，比如：面部表情、手勢(shì)和用其他方式無法捕捉到的動(dòng)作。這些對(duì)於建立理解和合作都是很重要的。對(duì)於團(tuán)隊(duì)內(nèi)部會(huì)議是這樣，對(duì)於由不同團(tuán)隊(duì)或不同的公司聯(lián)合召開的會(huì)議，亦是如此。而電子溝通的劣勢(shì)是會(huì)帶來潛在的誤讀，如一些俏皮的短評(píng)可能容易被誤讀為反對(duì)或徹頭徹尾的攻擊。

社會(huì)動(dòng)物溝通不可或缺

與此相關(guān)的是，在同一地點(diǎn)辦公能夠滿足人類的一個(gè)原始需求。「作為社會(huì)動(dòng)物，我們需要與其他人接觸，與他人隔離是有害的。郵件和電話會(huì)議不太可能滿足這些需求，儘管微信等社會(huì)網(wǎng)路現(xiàn)在非常流行。」理查·阿維說，事實(shí)上，對(duì)一些社會(huì)網(wǎng)路的大量使用顯示，也許人們更加渴求社會(huì)朋友，而這一需求在他們?nèi)粘５摹脯F(xiàn)實(shí)」工作和個(gè)人生活中卻無法得到滿足。

人們通常提到電子溝通有一個(gè)好處，那就是，電子溝通能夠使參與者不需要在同一時(shí)間做出反應(yīng)。也就是說，參與者可以在自己選擇的時(shí)間做出回復(fù)，從而能夠按照事情的輕重緩急做工作安排。「這可能有損決策的速度和品質(zhì)。反之，面對(duì)面的互動(dòng)則要在同一時(shí)間進(jìn)行，可能有利於做出更快更好的決策。」

心理學(xué)家的社會(huì)交換理論特別強(qiáng)調(diào)交換關(guān)係。根據(jù)這一理論，人際關(guān)係視為個(gè)體之間相互欣賞的交換。通過在同一地點(diǎn)工作，與會(huì)者或團(tuán)隊(duì)成員還能夠建立交換關(guān)係，包括談判、好感、承諾或理解，但這些交換關(guān)係不太容易通過電子溝通的手段實(shí)現(xiàn)。

透明信任建立有效商業(yè)關(guān)係

「面對(duì)面的關(guān)係亦能幫助個(gè)體之間建立透明和信任的關(guān)係，其效果要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出其他形式的溝通。」理查·阿維強(qiáng)調(diào)，信任是建立有效的商業(yè)關(guān)係的重要組成部分。信任可以通過重複的互動(dòng)，如正式「會(huì)議」或閒聊等其他形式加以建立。「這不是說電子溝通不可以建立信任。但研究顯示，通過電子溝通的方式建立信任要花更長(zhǎng)的時(shí)間。」

大量的研究也證實(shí)，通過面對(duì)面的接觸，員工能更好地了解其是否適合現(xiàn)在所處的公司，以及能否成為公司決策過程的重要組成部分。在辦公室工作，員工亦能通過觀察其他員工的行為和情緒了解公司的相關(guān)規(guī)範(fàn)、企業(yè)文化和運(yùn)營(yíng)方式，這些因素對(duì)於增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)和公司的凝聚力是很重要的。時(shí)間價(jià)值（比如按時(shí)上班）、公司權(quán)力層、公司提倡的行為和不提倡的行為等資訊都是至關(guān)重要的，不在辦公室辦公很難輕易地了解這些資訊。

激發(fā)創(chuàng)新 意外收穫

事實(shí)上，在辦公室工作還會(huì)產(chǎn)生一些意想不到但可能非常有利的結(jié)果，比如在辦公室閒聊可能會(huì)成為突破性創(chuàng)新的源泉。

雅虎的備忘錄也指出：「有些極佳的決策和見解來源於走廊和咖啡廳的討論、會(huì)見新面孔和即興的團(tuán)體會(huì)議。」這種即興的討論和會(huì)議不太可能通過電子溝通的方式實(shí)現(xiàn)，因?yàn)殡娮訙贤〞?huì)更加強(qiáng)調(diào)具體的話題。比如，即興的討論能夠讓員工之間分享資訊、情緒和工作方法，相互之間獲取和給予支援，這是其他的手段無法達(dá)到的效果。因此，在辦公室工作存在很多心理上的益處，這些益處很有說服力，能夠支援雅虎禁止遠(yuǎn)端工作的舉動(dòng)。

綜上所述，對(duì)於電子溝通和面對(duì)面交流，與其強(qiáng)調(diào)非黑即白、非此即彼的討論，不如強(qiáng)調(diào)尋求兩者的最佳組合，以便實(shí)現(xiàn)公司的長(zhǎng)期目標(biāo)，這樣對(duì)公司才最有利。