淺議“大數據”時代下的電子檔案建設趨勢

張淑芳

國務院8月17日發布《國務院關于印發“寬帶中國”戰略及實施方案的通知》，以加強戰略引導和系統部署，推動中國寬帶基礎設施快速健康發展。到2015年，基本實現城市光纖到樓入戶、農村寬帶進鄉入村，固定寬帶家庭普及率達到50%，行政村通寬帶比例達到95%，學校、圖書館、醫院等公益機構基本實現寬帶接入；寬帶應用深度融入生產生活，移動互聯網全面普及；技術創新和產業競爭力達到國際先進水平，形成較為健全的網絡與信息安全保障體系。寬帶網絡是新時期中國經濟社會發展的戰略性公共基礎設施，發展寬帶網絡對拉動有效投資和促進信息消費、推進發展方式轉變和小康社會建設具有重要支撐作用。“寬帶中國”的發展目標和路徑為電子檔案的整合、發展、融入與應用描述了一個激動人心的前景。

1 概念界定

1.1 大數據的概念。大數據又稱“巨量資料”、“海量資料”，指的是所涉及的資料量規模巨大到無法透過目前主流軟件工具，在合理時間內達到擷取、管理、處理，并整理成為幫助用戶篩選決策的積極資訊。“大數據”是由數量巨大、結構復雜、類型眾多數據構成的數據集合，是基于云計算的數據處理與應用模式，通過數據的整合共享，交叉復用，形成的智力資源和知識服務能力。

1.2 大數據的特點。“大數據”的英文翻譯是“Big Data”，是繼云計算、物聯網之后信息技術產業又一次顛覆性的技術變革。大數據時代數據成為核心的資產，對各行業傳統業務模式形成挑戰，如果不能運用大數據理解用戶需要并高效分析作出判斷，將對事業發展、行業決策、業務流程形成巨大的阻礙力量。一是數據體量巨大（Volume）。當前，典型個人計算機硬盤的容量為TB量級，而一些大企業的數據量已經接近EB量級。二是數據類型繁多（Variety）。這種類型的多樣性也讓數據被分為結構化數據和非結構化數據。除了以文本為主的結構化數據，非結構化數據越來越多，包括網絡日志、音頻、視頻、圖片、地理位置信息等，這些多類型的數據對數據的處理能力提出了更高要求。三是價值密度低（Value）。如何通過強大的機器算法更迅速地完成數據的價值“提純”成為目前大數據背景下亟待解決的難題。四是處理速度快（Velocity）。這是大數據區分于傳統數據挖掘的最顯著特征。在如此海量的數據面前，處理數據的速度和效率就是行業的生命。

1.3 電子檔案的概念。電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應、相互關聯的通用電子圖像文件集合。在大數據背景下，電子檔案是具備數量巨大、結構復雜、類型眾多特征的數據集合。

1.4 電子檔案的建設目標。一是以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理。二是把應用系統的電子信息進行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應用系統中獨立出來，形成與應用無關的、不可更改的、能夠直接閱讀的、具有法律效力的文檔。一言概之，就是實現紙質檔案的電子化管理和電子信息的檔案化管理。

1.5 電子檔案建設環境的功能設計。理想中的電子檔案環境應是為各類檔案提供統一的形成、積累、捕獲、遷移、鑒定、管理、歸檔、查詢、加載、展現、應用的平臺。

1.5.1 統一電子檔案入口。能夠以影像技術、條形碼技術、版式電子數據文件等技術為支撐，實現對不同介質、不同類別的檔案進行標準化封裝處理，轉化為統一的入口文件，并保證電子檔案的真實性、完整性、有效性和可追溯性。

1.5.2 對采集的電子檔案進行統一管理。根據檔案管理的相關規定，采用流程化方式對登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復等覆蓋案卷整個生命周期的各環節進行全過程管理與監控。并能夠實現對流程的后臺日志進行記錄查詢等操作，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。

1.5.3 系統應提供對檔案流程的自定義。使用產品化的流程管理工具，實現流程的可維護性。流程管理工具應滿足自定義需求。當電子檔案流程變化時，檔案員能夠自行通過平臺增加、刪除或修改流程。并能夠根據業務需要，為每個環節設置分配不同的業務角色，采取可靠的安全防護技術，滿足各類業務檔案管理流程不同的需要。

1.5.4 能夠功能拓展滿足新業務加載需求。統一的電子檔案管理平臺搭建好后，并在其上加載常規檔案管理業務（如，以卷為單位的文書檔案和以件為單位的文書檔案管理模塊），實現所有的操作人員能夠在同一個平臺上，對不同類別的檔案進行管理。該平臺應支持多類別檔案的業務加載，檔案員根據新增工作需求，能夠使用平臺提供的工具，自行實現其他門類電子檔案（如，專題檔案、業務檔案）的添加及修改，能將非通用文件格式的圖像電子文件轉換成通用格式，或將相關軟件一并收集，并注明其軟硬件環境和相關數據。

1.5.5 實現電子檔案的真實性、完整性和有效性。規范的制度、工作程序、可靠的安全防護技術措施、安全保密規定和防范對策是必要條件。一方面，應用支撐環境能夠通過數字證書、電子印章等先進技術保證電子檔案的憑證性、依據性和法律價值。另一方面，要保證電子檔案封裝、傳輸過程，整理、歸檔過程，保管和利用過程中的信息安全。要實現對電子檔案安全級別的劃分和標志，并根據不同的級別和權限進行訪問控制。從電子文件形成開始全流程對所有處理操作環節進行登記記錄，保證處理過程透明公開合規。

1.5.6 實現靈活放權、方便管理。系統能夠采用CA和數據加密技術實現用戶對數據訪問的身份控制。權限體系能夠適應檔案系統不同的涉密程度、不同的保管期限劃定、不同的閱讀人群，適應不同的管理模式。能夠實現權限的分級管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時發放等。安全可靠、適時記錄的操作日志將是靈活放權的技術保障。

2 電子檔案建設的政策依據

2013年5月，河南省信息化工作領導小組印發了《2013年河南省信息化建設專項方案的通知》。通知要求：推進數字圖書館、數字博物館、電子閱覽室等公益性文化信息化基礎設施共建、共享、共用。推進數字檔案館建設和電子文件中心建設，逐步建立檔案信息資源基礎數據庫，實現館藏檔案數字化。

2012年12月25日，國家檔案局楊冬權局長在全國檔案局館長會議上的講話要求：加快檔案信息化建設，提高檔案科技的驅動力。各級檔案館、室都要把數字化作為主要業務，以數字化為龍頭，帶動檔案信息化與檔案服務體系深度融合，從2013年開始搭建全國開放檔案與政府公開信息資源共享平臺，今后每年，每個省級副省級市檔案館要上傳2萬件以上的開放檔案全文。

河南省檔案局要求全省各級綜合檔案館加快數字化進程，省檔案館每年完成70萬、各省轄市檔案館完成40萬頁，各縣（市、區）檔案館每年完成6萬頁的數字化掃描任務，到2020年實現全省各級綜合檔案館館藏紙質檔案數字總量比2012年翻兩番的目標，同時抓好新增檔案的雙載體接收。

在“寬帶中國”的信息戰略引導和“大數據”撲面而來的時代背景下，檔案信息化得到了前所未有的發展環境和載體支撐。如何順勢而上、乘勢而為，考驗著檔案事業的領導者、檔案專業技術人員的智慧和執行力。良好的環境如何創造一流業績，如何在國家支持信息產業大發展的契機中完成檔案信息化的加速度發展？是各級檔案工作者不可掉以輕心的重大課題。

3 電子檔案建設的保障措施

3.1 建立以服務為主導的檔案信息化體系。各級檔案部門進一步統一思想，凝聚力量，在“寬帶中國”的部署實施中，加快推進檔案信息化建設步伐，及時協調解決檔案信息化推進過程中的重大問題。積極與各級信息化工作領導小組溝通，將檔案信息化納入到本地、本部門電子政務和民生信息化建設中，新技術研發、新成果推廣盡快應用到檔案信息化建設中，努力實現檔案信息化的新突破和新發展，完善檔案信息數據庫建設，逐步實現檔案信息的交換與共享。

3.2 加大檔案信息化的資金投入。按照國家檔案局、河南省信息化工作領導小組要求，各級檔案部門應積極向財政部門反映，要求落實有關資金扶持政策，加大信息化資金投入。按照信息化目標考核要求，出臺政策，強力推進，為檔案信息化順利推進創造條件。

3.3 嚴格信息化體系建設質量標準。建立各級數字檔案館（室）與信息安全綜合管控平臺，實現檔案信息的發布、監管、通報、防控一體化。按照公安部有關計算機信息管理系統安全工作的要求，嚴格執行檔案信息安全等級保護定級指標，啟用測評軟件，完善信息安全測評體系，制訂各級各單位的檔案信息化應急預案，實施模擬演練，確保檔案信息化安全發展。認真貫徹落實《電子文件歸檔與管理規范》、《電子檔案移交與接收辦法》，制定配套規章、標準，盡快出臺《數字檔案館評估指標體系》，做好電子檔案接收與保存的試點工作。

3.4 了解“大數據”動態，跟進“大數據”腳步，用處理“大數據”的技術視野推進檔案信息化建設。越來越廣泛的信息應用改變了各行各業決策的速率和準確率。大數據時代不僅數據量大，更新迅速，使用更具隨機性，數據結構異常復雜，80%以上都是諸如文本、視頻、音頻、郵件、圖片等非結構化數據，數據格式之間互不兼容，給數據的提取、分析、應用帶來很多困難。

企業和市場像獵豹一樣永遠擁有敏銳的嗅覺，當企業和市場進入到對“大數據”的實施和行動階段后，處理非結構化數據庫工具的先進性、方便性得到了越來越多的認可。檔案信息化也應從中吸取經驗，接受“大數據”工具處理非結構化數據庫的技術和理念，從海量檔案信息中篩選、整合、獲取關鍵信息滿足用戶需求。

（作者單位：河南中醫學院 來稿日期：2013-08-20）