美國《電子檔案管理規定》

王嵐 譯

美國《聯邦行政法規》（CFR）第36編 公園、森林及公共財產 第12章 國家檔案館與檔案管理局（NARA）分章B 檔案管理 第1236節：電子檔案管理

分節A 總則

§ 1236.1 第1236節的授權（生效日期：2012年10月12日）

授權本節的法律法規是44 U.S.C.（《美國法典》第44編） 2904、3101、3102及3105節；OMB（管理預算辦公室）A-130公告《聯邦信息資源管理》，適用于存有檔案的檔案及信息系統。

§ 1236.2 適用于本節的定義

（a）見本分章§ 1220.18的定義與術語。

（b）在本節（§ 1236）中使用的還有：

電子信息系統，是指包含并能提供利用計算機化聯邦檔案及其他信息的信息系統。

電子郵件系統，是指用于形成、接收及傳輸訊息及其他文件的計算機應用程序。該定義不包括文檔移交功用（即，在使用者之間傳輸文檔但并不保存所傳輸數據的軟件）、用于收集和處理數據的數據系統（即，這些數據基于個人計算機或主機計算機分別被組織成數據文檔或數據庫），以及并不在電子郵件系統上傳輸的文字處理的文件。

元數據，指包含描述歷史、痕跡，以及（或）電子文件管理而保存的背景信息。

非結構化電子檔案，是指使用自動化處理軟件，如電子郵件和其他訊息應用程序、字處理或顯示軟件等所形成的檔案。

§ 1236.4 本節指南所采用的標準

本規章與ISO 15489–1：2001《檔案管理：通則》相一致。其中的9.6存儲與處置與本節（§ 1236）相關。

§ 1236.6 機關電子檔案管理職責（生效日期：2011年11月1日）

機關必須：

（a）將電子檔案管理納入到本分章1220節～1235節對檔案管理活動的要求中。

（b）將檔案管理、保存的要求與電子信息系統的設計、開發、改進和實施整合。

（c）電子檔案管理要符合“分節C”的要求（電子檔案附加要求）。

分節B 電子信息系統設計實施中檔案管理與保存的要點

§ 1236.10 對電子信息系統中的檔案，機關必須確定檔案管理控制點

以下幾種檔案管理控制點需要具備，以確保無論多長時間，只要這些信息是機關業務所需要，電子信息系統中聯邦檔案都能具備充分和恰當的資料說明。機關必須將控制要求納入電子信息系統，或將其集成到信息系統外部的檔案管理系統中。（見本節§1236.20）

（a）可信性：控制并確保事務、活動或實事數據的完整和準確的展現，使其能證明并作為后續事務或活動依據。

（b）真實性：控制并保護檔案免于非授權添加、刪除、篡改、使用及隱藏。

（c）完整性：控制，如審計追蹤，并確保檔案是完整的并且未被改變。

（d）可用性：以機制確保檔案能被定位、檢索、展現及理解。

（e）內容：以機制確保所保存檔案中的信息確實是由檔案形成者所產生。

（f）背景：以機制保證反映機構、職能及運行環境的相關檔案建立互相參照，這些記錄可能會因業務活動的行業、法律及法規要求不同而變化。

（g）結構：控制并確保對檔案的物理及邏輯格式，以及數據元素之間的關系的維護。

§ 1236.12 其他應納入電子信息系統設計、開發與實施中的檔案管理與保存要點

作為資金計劃和實施周期過程組成部分，機關必須確保：

（a）檔案管理控制（見§1236.10）能納入系統規劃和實施。

（b）無論多久，只要機關業務活動需要，系統中所有檔案應能檢索和利用（如NARA所批準的保存期限）。當檔案保存期限超過系統預期壽命，機關必須對檔案及其相關元數據遷移到新的存儲載體或格式提出計劃和預算，以避免由于載體失效和技術過時帶來的損失。（見§1236.14）

（c）向NARA移交永久檔案，按照本分章第1235節。

（d）當需要允許在機關之間采用不同的軟件或操作系統交換電子文件時，應規定標準交換格式（如，ASCII或XML）。

§ 1236.14 機關應對技術過時必須采取的檔案保護措施

盡管系統產生和采集了檔案，但只要檔案要超越信息系統生命期維護和利用，機關就必須設計和實施遷移戰略以應對檔案對硬件和軟件的依賴。為成功保護檔案應對技術過時，機關必須：

（a）確定是否NARA所批準的檔案保管期限，比現在保存著檔案的系統壽命長。如果是，要在線性系統退役之前對檔案向新系統的遷移作出規劃。

（b）以保存電子檔案在形成時系統的功能和完整性方式，施行硬件和軟件升級。要保留檔案系統的功能和完整性需要：

（1）直到授權的處置期限前，都要以可用的格式保留檔案。當遷移包括檔案的轉換，要確保在轉換后檔案的授權處置得以實施。

（2）任何所需的存儲載體轉換，要具備與現行硬件和軟件的兼容功能。

（3）在轉化或遷移過程中，要維護檔案與其元數據的連接，包括在遷移時刻所采集的所有相關的元數據（即檔案元數據和遷移元數據）。

（c）確保遷移戰略能兼顧到離線存儲的非現行電子檔案。

分節C 電子檔案特殊要求

§ 1236.20對電子檔案的檔案管理系統特定要求

（a）總則。機關必須根據其業務需要，采用基于電子、紙質或兩者結合的檔案管理系統，對其所產生的檔案進行管理。電子郵件可按照§1236.22（c）執行。

（b）電子檔案管理。檔案管理功能應嵌入電子信息系統，或者檔案能轉存到電子的存儲庫（如DOD5015.2STD認證的產品）中。以下為電子檔案管理必備功能：

（1）確認歸檔：對檔案進行唯一標識。

（2）捕獲檔案：從其他來源輸入到檔案管理系統中，或將檔案與其他系統關聯。

（3）整編檔案：按照批準的檔案保管期限與處置表進行組織。

（4）檔案安全：防止未授權利用、修改、刪除已歸檔的檔案，確保有關審計記錄的保存以追蹤檔案的利用。

（5）利用檢索：為利用者利用檔案設定相應授權，促進檔案的查詢和檢索。

（6）保存檔案：確保系統中所有檔案，不管多長時間只要需要，在機關開展業務活動中都可檢索和使用，并按照NARA批準進行處置。機關必須開發相應程序，確保檔案及其相關元數據向新的存儲載體和格式遷移，以避免由于載體失效和技術過時帶來的損失。

（7）實施處置：按照NARA批準的檔案保管期限表，確定并實行向NARA移交永久檔案；確定并刪除可以處置的臨時檔案；申請保留檔案或當需要時凍結檔案處置。

§ 1236.22 電子郵件檔案管理特殊要求

（a）機關必須針對所有人員制發電子郵件檔案保存與管理要求：

（1）為使理解所發送信息的環境，信息發送者姓名及所有收信人名單和發送日期，必須作為電子郵件檔案記錄保存。機關要確定其他所需元數據，以滿足機關業務的需要，例如，接收信息。

（2）電子郵件的附件屬于電子郵件檔案的組成部分，必須作為電子郵件檔案保存，或與其他檔案相關聯。

（3）如果電子郵件系統是以編碼或別名來識別使用者，或僅以郵件發送清單來識別接收者，須保留智能識別系統，或名錄上的全名，或發送清單等，以確保能識別檔案中的信息發送者和接收者。

（4）有些電子郵件系統為使用者提供日歷和任務列表，這些也許符合聯邦檔案定義。符合聯邦檔案定義的日歷要按照《聯邦第23號通用保管期限表》第五項的規定來管理。

（5）在電子郵件系統中傳閱修改的文件草稿，如果滿足36 CFR 1222.10（b）特定標準，可能就屬于檔案。

（b）允許其雇員利用非機關所管理的系統發送和接收公務電子郵件訊息的機關，必須確保在這些系統中發送和接收的屬于聯邦檔案的信息，要保存到機關檔案管理系統中。

（c）機關可自行選擇在機關電子郵件系統管理NARA所批準的短期電子郵件檔案的保存期限（第23號《通用保管期限表》第7款中規定的定期檔案中小于等于180天，或NARA所批準的機關檔案保管期限表），并且不需要拷貝成紙質檔案，或轉存到電子檔案管理系統中，但前提是：

（1）利用者在NARA批準的保管期限到期前沒刪除。

（2）系統的自動刪除規則確保檔案在NARA批準的保管期限到期前的保存。

（d）除了本節（c）段范圍內的電子郵件檔案：

（1）機關不得使用電子郵件系統存儲被確認為屬于聯邦檔案的電子郵件訊息檔案拷貝，除非該系統具有本節§1236.20（b）所規定的功能特性。

（2）如果電子郵件系統不包含檔案系統，機關必須指示其雇員，將聯邦檔案從電子郵件系統拷貝到檔案管理系統中。

（e）保存永久電子郵件檔案并準備向國家檔案館移交的機關必須以某種格式存儲在符合36 CFR part 1235移交要求的CD上，或當要移交時保存能夠將檔案轉換到所要求的格式和媒體上。

（f）維護紙質檔案管理系統的機關，必須按照機關電子郵件指令要求，對電子郵件檔案及其相關傳輸和接收數據進行打印并立卷。

§ 1236.24 非結構化電子檔案管理特殊要求

（a）以電子方式管理非結構化電子檔案的機關，除了按照§1236.22（c）要求管理的定期電子郵件外，必須確保檔案按照§1236.10要求，在檔案管理系統中立卷。

（b）維持紙質案卷作為檔案管理系統的機關，必須制定方針，并對雇員制定指令，確保非結構化檔案打印立卷，并要以采集所有相關隱形但所需的文本內容（如評注）或結構關系（如表單或其他復雜的文件中的操作工作單）方式，滿足機關業務需求。

§ 1236.26 機關維護電子信息系統必須采取的措施

（a）機關必須維護電子信息系統的目錄清單，并按照44 U.S.C. 3506的要求，將已制定的機關工作程序、標準及方針，作為系統一致性定期評估的內容。評估應當確定檔案是否被恰當識別和著錄、保管期限填注和期限是否反映出現行信息內容及使用情況。如果不是，機關必須向NARA提交SF115表格，以獲得檔案處置的授權。

（b） 機關必須維護有關電子信息系統充分的最新資料：

（1）對所有閱讀和處理系統中檔案所必需的技術特性具有詳細說明。

（2）識別所有輸入和輸出。

（3）明確案卷和檔案中的內容。

（4）確定檔案獲得和使用的限制。

（5）能理解該系統的作用和功能。

（6）描述在系統中添加、改變或刪除信息的最新周期或條件及規則。

（7）確保檔案的及時、授權處置。

§ 1236.28 適用于保存永久檔案的電子檔案存儲載體的選擇和維護特殊要求

（a）機關必須對包含永久及尚未劃定期限檔案的電子檔案存儲載體加以維護，其存儲和測試場所的溫度和相對濕度范圍是：

（1）溫度：62°F～68°F。

（2）相對濕度：35%～45%。

（b）包含永久或未定期檔案的電子載體存儲庫及測試或評價場所必須禁煙。

（c）對維護和存儲CD和DVD的特殊指南，機關可參考國家標準技術研究院（NIST）特刊500-252，《CD和DVD的呵護和處置》。

（d） 對使用磁帶存儲的電子檔案，機關應在使用前六個月內進行測試。測試應當驗證，用計算機磁帶做永久保存載體，應是零差錯并符合NIST或工業標準。

（e）對所有包含永久及非定期檔案的計算機磁帶載體，機關必須每年進行統計抽樣讀取，以識別數據損失、發現并糾正數據損失的原因。具有1800盤及以下的磁帶載體庫，應抽樣讀取20%或者50盤；超過1800盤的磁帶載體庫，應讀取384盤載體。超過10盤出錯的，必須進行載體替換；如有可能，損失的數據要重新存儲。所有受到同樣原因影響的磁帶載體（如質量差的、利用率高的、環境差的、處理不當的）必須讀取并做相應糾正。

（f）在載體壽命達10年時，機關必須將磁帶載體上作為檔案保存的永久或未確定保管期限的數據，拷貝至經測試和驗證過的新電子載體上。

（作者單位：國家檔案局 來稿日期：2013-08-14）