如何做好新時期檔案管理創新

王軍

“創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。”隨著社會的不斷進步，改革的不斷深化，檔案工作也隨之發生了變化。面對新時期檔案工作的需要，做好檔案管理工作的創新顯得尤為重要。通過創新教育方式、創新運行方式、拓展服務領域，提高檔案管理水平，積極主動地為經濟建設主戰場服務，成為當前檔案管理的重要內容。

1 創新教育方式

檔案工作是國家一項專門事業，檔案人員的政治素養和業務水平直接影響到檔案工作的質量，提高檔案管理人員的素質是順利開展檔案工作的前提條件。故此要創新教育方式，將檔案管理工作者的教育列入重要的議事日程，加強檔案管理人員思想政治教育和業務培訓，提高其政治敏銳性和業務水平，促進新時期檔案管理事業發展。

1.1 強化思想政治教育。檔案人員應具備的基本素質之一是政治素質。檔案管理工作是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案管理人員必須有較高的政治思想素質。要堅持對檔案管理人員進行政治教育，參加政治學習，教育其擁護黨的領導和社會主義制度，積極投身改革開放，愛崗、敬業。一是堅持政治理論教育，堅定理想信念。要始終把學習放在重要位置，制訂周密的學習計劃，認真落實集中學習和自我學習制度，把黨的十八大精神、科學發展觀理論、政策法規等內容，作為政治理論學習重點內容，不斷提高檔案管理人員的理論水平。二是解放思想、提高認識。在學習理論知識的同時，認真研究檔案工作的新情況、新特點，在學習中解放思想、更新觀念，增強自覺性，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，在工作中檢驗學習效果，為提高效率創造條件。三是學以致用，提高工作能力。圍繞檔案工作創新發展需要，充分運用理論學習成果，研究檔案發展趨勢，制定發展策略，推動檔案事業的拓展和開發。

1.2 強化業務能力。檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，原來那些傳統的業務知識與工作方法已不能適應新的形勢，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。所以，必須對檔案人員進行業務培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才。一是學習檔案專業知識。應給檔案專業人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念，盡快提高其專業水平。二是學習相關學科知識。檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等，檔案工作者的教育應注重對相關學科知識的補充和更新。三是學習現代科技知識。現代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，提高駕馭現代檔案管理的能力。

1.3 強化制度建設。堅持制度創新，有利于更好地適應社會主義市場經濟發展的需要，以及檔案管理自身發展的需要。隨著科技的不斷進步，檔案工作經常會面臨許多新情況、新問題，為用于規范其活動制度的訂立提出了新的更高的要求。在日常工作中，檔案部門必須隨時關注各方面的變化，將新的檔案管理理念、管理方式、管理手段融進新的檔案工作制度，積極推進制度創新，以追求更高的經濟和社會效益。一是建立檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作領導水平。二是建立檔案管理人員責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。三是要建立和健全教育管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度。四是建立教育約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。

2 創新運行方式

隨著網絡技術的普及，世界已進入信息時代。人們的信息獲取方式較以前發生了很大的變化，便捷、快速、高效的網絡運行模式為新時期檔案運行方式奠定了良好的基礎。這也就要求我們在檔案的運行上創新方式，適應時代發展。

2.1 創新網上信息檢索。檔案部門要充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

2.2 創新電子檔案系統。檔案館與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立電子檔案管理中心。中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。

2.3 創新在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參觀檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，已遠遠落后于時代。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性。要建立在線服務，通過信息系統、信息網絡及時準確地傳播和獲得多種信息。

2.4 創新現行文件閱覽服務。隨著“改革開放”的不斷深入，到檔案館查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入“世貿”組織后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求，須進一步轉變工作職能，創新現行文件閱覽服務，密切黨和政府與人民群眾的聯系。

3 拓展服務領域

隨著經濟社會的發展，社會分工越來越細，行業類別越來越多，特別是隨著新農村和城鎮化建設的快速發展，打破了我國以往以農村為單元的產業布局；非公有制經濟的發展，打破了以往國有企業壟斷的局面，而這些新生的領域也正是檔案服務的空缺，需要檔案部門拓展服務空間，擴大服務對象。

3.1 積極拓展檔案業務指導范圍。一是把檔案業務指導的范圍向基層延伸。加大對村級建檔和社區建檔的業務指導和達標升級工作力度。特別是開展社會主義新農村建設后，要加強對村級檔案工作的指導監督，強化農村基層檔案人員的業務知識培訓，抓好村級規范建檔工作，更好地為農村工作和廣大人民群眾服務。二是拓寬和深化對二級單位的檔案業務指導。如各中小黨校，各個醫院、鄉鎮公安派出所等業務范圍較大的二級單位的檔案業務指導，規范其檔案管理和抓好達標升級工作。三是把檔案工作業務指導范圍延伸到民營企業。新形勢下股份制企業、非公有制企業、外資企業逐漸增多，檔案工作也已滲透到其各個領域，要關注企業的發展并開展相應的業務指導，幫助這些企業建立檔案工作制度，確保其工作業務中形成的文件、資料得以收集歸檔，維護企業的合法權益。四是把檔案業務的指導范圍延伸到千家萬戶。圍繞城鄉統籌和新農村建設，逐漸指導有條件的村、社區開展農戶建檔試點，增補農民無檔案這個空白，同時，積極幫助和指導有條件的家庭建立家庭檔案，拉近檔案與社會公眾的距離。

3.2 逐步拓展檔案館藏的結構和價值，優化整合檔案資源。一是調整檔案收集導向。圍繞服務民生這條主線，調整館藏資源建設思路，加大對民間、百姓手中散存的檔案資料的征集力度，以建設面向民生的多元化館藏結構體，改變館藏文書檔案結構單一、價值不高現象。二是建立專門檔案數據庫。對館藏的婚姻、招工、“知青”、殘疾人、農轉非、破產企業等關系民生，群眾利用率高的檔案優先進行掃描，建立專題數據庫。三是開展檔案寄存、代管業務。隨著經濟和社會的發展，各種門類、各種載體的檔案大量產生，而社會上一些單位和部門檔案工作的軟硬件設施相對滯后，影響了國家檔案資源的安全保管和有效利用。針對這種情況，要及時面向社會各階層，推出檔案寄存和代管業務，不斷拓展館藏檔案的結構和價值。

3.3 以檔案資源的整合與共享助推檔案展覽作用的延伸。以網絡為傳播媒介以及數字化的檔案信息是網上檔案展覽獨具的，這也為檔案信息資源的整合與共享的實現奠定了良好基礎。聯合兩個或兩個以上檔案館、圖書館館藏的檔案目錄，實現資源共享，能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。

（作者單位：滑縣人民政府 來稿日期：2013-08-18）