中小企業預算管理實施ERP信息化研究

李志偉

摘要：傳統預算管理由于沒有實現信息集成，效率低下，而ERP的興起使得中小企業預算管理信息化成為現實。本文在此背景下探討了中小企業預算管理信息化現狀、可行性以及原則，并針對中小企業預算管理實施ERP信息化提出了相應實現模式，最后指出了實施過程中應注意的問題。

關鍵詞：預算管理；ERP；信息化

一、中小企業預算管理信息化現狀

近年來，信息化在各行各業得到快速發展，信息化建設也全面展開，信息化被提升為國家的重要戰略。為了提升企業的核心競爭力，我國企業充分利用信息化的契機，利用信息化技術提升企業的管理技術、制造技術等。但由于各種因素的影響，我國中小企業的信息化水平落后于集團企業。

我國中小企業預算管理信息化水平大多處于信息化起步階段，僅僅擁有幾套管理軟件，總體上欠缺以戰略規劃出發的信息化建設。雖然信息觀念強的企業已經形成了戰略規劃，但信息系統的業務流程與企業實際的業務流程不一致，這導致了企業實施信息化的失敗，不僅對企業的預算管理沒有起到助力，反而形成阻礙。

因此，當前中小企業應從戰略的高度來規劃企業的信息化建設，進而為預算管理信息系統遇到的問題提出指導。預算管理是企業管理的重要部分，信息化是企業的“神經網絡”，信息化的實施能有效地提高企業的管理效率，也能為企業決策提供輔助作用，從而推動企業的可持續發展，獲得競爭優勢。

中小企業預算管理實施信息化應結合自身的發展階段和特殊情況，選擇合適的預算管理工具。對于經濟實力不強的中小企業，預算管理較為簡單，傳統的預算管理工具如EXCEL是一種效益高成本低廉的選擇。然而隨著中小企業的發展壯大，財務人員編制預算對信息的需要大大增加，信息獲取渠道不暢的現狀迫切需要改變。這類企業的預算管理越來越多地采用ERP等信息化手段，預算管理能隨著企業經營環境的變化進行動態調整，這大大提高了企業的預算管理水平。

二、中小企業預算管理實施ERP信息化的可行性及原則

（一）ERP系統概述

ERP又被稱為企業資源計劃，于上世紀90年代由美國Garter Group Inc咨詢公司率先提出，從本質上看是一種采用現代信息技術、電子商務技術和網絡技術，以系統化、集成化和流程化為管理思想，從而為企業決策層提供決策手段的管理平臺。ERP的宗旨是對企業擁有的各項綜合資源（人、財、物、信息、空間和時間等）進行系統地平衡和優化。

ERP是企業管理理念的重大創新。它以市場需求為核心，采用最新的信息技術將企業內部經營活動、相關外部資源和客戶需求納入到統一的企業內部資源計劃系統中來。這一理念突破了原來的只關注企業內部環境的企業管理思想，有效地整合了企業經營管理過程中各方面的資源和信息。ERP系統由預算管理子系統、采購管理子系統、生產計劃子系統、銷售子系統、市場子系統、存貨子系統等組成。企業依賴這些子系統實現業務流程重組，將企業各環節的信息流集中管理，供應鏈中的供應商、制造商、銷售商實現了信息的共享。

企業管理中最重要的是財務管理，因為企業經營過程無不與財務相聯系。所以ERP為了實現對企業財務有效管理，開發出了財務模塊為企業的運營提供完整、具體、及時、靈活的數據支持。ERP財務模塊具體的功能包括預算控制、資金管理、實時遠程查詢財務信息、財務報表分析、動態的財務評價和財務指標分析等。

（二）實施可行性分析

信息技術、管理思想的大發展為中小企業預算管理實施ERP信息化創造了現實條件，信息技術與現代管理思想兩者的緊密結合陸續產生了制造資源計劃、準時生產、企業資源計劃等現代管理模式，從而化作強勁的生產力提高企業的競爭力。其中基礎設施方面，計算機網絡的迅速發展、普遍應用，已能實現數據信息的集中或者分布處理以及共享，資源開銷得到大大節省。另外，我國軟件行業日漸成熟，能根據企業不同的需求提供不同的管理軟件，生產的企業管理軟件由單純地依靠財務軟件逐漸向ERP軟件和預算管理軟件過渡。

從ERP自身看，ERP能實現預算信息的及時傳遞和共享，可以對預算進行實時監控和修正。這一方面減少了預算執行工作量，另一方面可以細化預算流程為預算編制、預算執行和預算調整等流程，從而保證預算工作高效執行。

總而言之，中小企業預算管理實施ERP信息化具有堅實的基礎和可行性。

（三）實施原則

由于中小企業預算管理實施ERP信息化是一項復雜的系統工程，不僅僅是技術裝備的購置，還需要設立相關組織機構，要對相關人員進行培訓。因此要遵循一定的原則，做好整理規劃，分階段實施。

1.與企業整體戰略規劃相適應。在企業整體發展戰略規劃基礎上實施信息化可以避免盲目的沒有目標的重復、低效建設，另外可以充分利用企業現有的資源來為信息化的實施提供支持。管理信息化變革涉及到方方面面，只有從全局考慮才能使信息化真正服務于企業，也才能使信息化避免孤立而形成信息孤島。

2.分階段實施，不斷改進，持續完善。企業預算管理實施ERP信息化是一個動態過程，應分階段實施，明確每一階段的信息化目標、關鍵需求、方針策略、標準、進度等，保證信息化建設合理有序進行。這能大大降低信息化建設失敗的風險，也能逐漸構建起適合企業自身需求的ERP信息化系統。預算管理是企業財務管理的重要部分，因此預算管理信息化建設應作為重點，優先將企業資源用于預算管理信息系統的建設環節上來。

3.提供有質量的經營決策信息，提升工作效率。在信息時代，企業的信息化水平決定了提供信息的時效和質量。只有為企業的決策層提供及時有質量的經營信息，做出正確的決策，協調好企業各部門的人力、物力和財力投入，才能生產出滿足消費者需求的產品，從而使企業得到競爭優勢。

三、中小企業預算管理實施ERP信息化的實現模式

（一）預算管理系統的預算編制

中小企業預算管理實施ERP信息化的背景下，預算編制應以零基預算方法為主，同時以滾動預算方法為輔。信息化使得預算內容進一步細化從而與作業流程相對應成為可能，這有利于從細處分析預算編制和預算執行之間的差異，在此基礎上不斷調整預算編制，能充分提高資源的利用效率，使預算控制功能得到有效發揮。預算控制功能主要通過兩種方法實現：一是系統依據設置的控制規則自動審批，二是設置權限人工審批。ERP系統的預算管理子系統可以自動與預算指標對照比較，并對預算指標執行情況進行檢查以此提供導致預算差異的原因，進而提供不同類型的預算分析報告。在下一階段預算管理子系統依據上一階段的執行信息對預算進行動態編制，并將預算數據傳遞給其他各子系統。

（二）預算控制的實施與調整

中小企業的預算單位可以設置為項目、車間、作業、工序幾個層次，其中資金耗用項目可進一步細分為成本項目和費用項目，這些項目的設置有利于分析不同的費用支出情況。為了便于預算控制，預算編制應以作業作為基礎，明確各作業歸屬部門的責任，這一方面使預算更精細化，另一方面預算考核和激勵有了依據。下一步是在ERP預算管理子系統中根據整體規劃情況填寫預算控制數。在企業經營過程中，把經濟事項對應的業務數值錄入預算管理子系統，進而與預算控制數相比。財務和業務系統的集成能實時顯示企業經營情況，并以此進行動態調整預算，而且調整均作留痕處理，從而為企業決策層隨時查詢預算執行和調整情況提供輔助信息成為可能?？梢?，中小企業預算管理實施ERP信息化能有效加強控制和管理。

（三）預算分析與考核

ERP系統不僅能詳細記錄各業務環節的預算執行結果，而且可以將預算執行情況按部門匯總，有利于從多層次多角度分析差異產生的原因以及責任歸屬，使得對相關人員的考核和激勵更加科學合理。

綜上，ERP作為融入現代管理思想的企業管理平臺，整合企業的經營內部和外部的信息流，并提供多種預算管理模式，這一方面提高了預算編制的合理性和預算分析的科學性，另一方面滿足了中小企業不同預算策略的需求。預算管理子系統作為ERP系統中重要的一部分，并且與業務系統、財務系統相互集成，為企業經營實現了預算編制、預算匯總審批、預算執行監控、預算調整以及預算執行結果分析等功能，以此為企業各項經營活動奠定了基礎，體現了預算管理的核心作用。

四、中小企業預算管理實施ERP信息化應注意的問題

（一）加強相關人員的培訓工作

我國中小企業普遍缺少懂財務和計算機的復合型專業人才，因此企業的信息化觀念匱乏，更不用說組建相關的信息化管理部門。有的企業只是購置了ERP軟件，但對ERP的理解還不深入，缺少總體發展規劃。ERP軟件為了便于使用，有一套嚴謹的操作流程和手冊，為了企業的ERP信息化實施有必要對相關人員加強培訓工作，讓他們了解ERP原理、操作方法等，確保各項基礎數據錄入準確無誤。另外，由于ERP系統的不穩定性，經常出現預警余額錯誤的情況，須提高財務人員與業務人員的溝通意識，保障ERP系統出現問題時使得企業各項業務正常運轉。

（二）規范中小企業業務流程

中小企業往往存在管理層次多、流程混亂、業務重復、責任不清等問題。ERP信息化的實施必然要求對中小企業的流程進行規范，重新思考和設計企業的業務流程，進行業務流程再造，達到機構精簡、流程優化、權責明晰的效果。這樣才能保證企業各部門之間、各部門內部擁有共同的信息處理平臺，信息傳遞暢通、準確、及時，信息共享得以實現，從而大大提高了企業的預算管理效率，增強企業的競爭力。

（三）加大信息化建設投入

ERP系統統由于開發的不完善，存在較多漏洞，往往出現與現有系統不兼容的情況。如果企業不及時解決這些技術問題，財務數據的準確性和及時性難以保證。中小企業信息化的建設涉及到各個部門，只有企業領導層加大信息化建設的人力、物力、財力投入，才能確保信息化實施的質量和速度，不斷健全ERP信息化建設。

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（作者單位：江蘇大屯煤炭貿易有限公司）