如何做好檔案管理中的基礎(chǔ)工作

尹陳莎

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。因此檔案管理基礎(chǔ)工作，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析

眾所周知計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具，其首要特征就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”，輸出的只會(huì)是更高級(jí)的“垃圾”。所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。

那么我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足或較差呢？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢？總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案大多內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時(shí)間跨度長(zhǎng)，且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中。檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同、整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面：一是檔號(hào)不規(guī)范，沒有目錄號(hào)，一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用。四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一，有的一、二頁(yè)紙一文一卷，有的五六百頁(yè)紙一類一卷。總之綜合性檔案數(shù)量越大，存在的類似問題就越嚴(yán)重。

從以上情況來(lái)看，我國(guó)目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件，需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知，要想提高檔案管理的水平，就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案由于多年來(lái)未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件。所以首先要剔除這些無(wú)用的文件，才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2.重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過(guò)厚或內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化檔案管理、科學(xué)保管，而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

3.結(jié)合實(shí)際，規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各類檔案保管的條件存在差異，再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求，所以我們應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合自己著錄工作的著錄細(xì)則。

4.統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度，以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5.規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)，因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是：在填寫題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種（必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補(bǔ)齊。如果題名冗長(zhǎng)，則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名，“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種，很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們應(yīng)將要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”，不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能，將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄，為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，尤其是對(duì)于那些保管時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案來(lái)講，由于檔案案卷多著錄工作，不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。我們?cè)谕七M(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各卷宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況，對(duì)所有卷宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

2.分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力，又提高了效率。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。對(duì)那些特殊形式的檔案，如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

4.用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時(shí)存在著查找煩瑣、效率較低的弊端。怎樣取其利避其弊？我們認(rèn)為可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯——關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。還可利用計(jì)算機(jī)“活動(dòng)增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢、計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關(guān)系。

近年來(lái)我們?cè)谕七M(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中通過(guò)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，提高了檔案管理基礎(chǔ)工作水平，并已初步建成了計(jì)算機(jī)檢索體系，為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（作者單位：河北省地名檔案館）