基于矩陣組織的高校信息化管理體制研究

[摘要]高校信息化管理體制是指高校內部信息化管理機構的設置及其權限的劃分。傳統以網絡中心或單一部門為主體的信息化建設管理體制容易導致高校信息化建設缺乏統一的戰略規劃、缺少有效的決策權，難以組建一支健全的信息化管理隊伍，嚴重制約了我國高校信息化建設的步伐。文章采用了矩陣組織結構，并引入CIO體制，建構了基于矩陣組織的高校信息化管理體制模型。基于矩陣組織的高校信息化管理體制模型的特點在于：引入CIO統一協調高校內外部資源，實現了有效的決策與控制：使業務團隊和技術團隊相互協作，實現了IT戰略與業務戰略的一致性：采用橫向管理與縱向管理相結合，提高了高校信息化建設的管理效率。

[關鍵詞]高校信息化管理體制；CIO；矩陣組織

[中圖分類號]G40-057 [文獻標識碼]A [論文編號]1009-8097（2013）12-0031-05 [DOI]10.3969/j.issn.1009-8097.2013.12.006

當前，我國高等教育信息化正處在由信息化基礎設施建設向信息化集成應用發展的轉型時期，其發展焦點已經從單一的信息化基礎設施建設轉向如何應用信息技術促進高校教學、科研和管理方式變革，為廣大師生提供更優質的信息服務。在高等教育信息化發展轉型期，高校在信息資源整合、業務流程再造等方面面臨著巨大的挑戰。長期以來，我國大多數高校的信息化建設管理體制主要是以網絡中心、圖書館或各單位部門為主體，各部門之間各自為政，根據自身的需要獨立地開展信息化建設，從而導致了高校信息化建設的管理水平不高、應用效果不好、互聯互通程度較差的問題。管理體制不順、機制不活的弊端已經成為當前我國高校信息化建設的主要障礙。在高校信息化走向應用與融合的新階段，如何構建適應高校信息化發展的管理體制已經成為迫切需要研究的問題。

一、傳統管理體制制約著高校信息化建設步伐

高校信息化管理體制是指高校內部信息化管理機構的設置及其權限的劃分。傳統的以網絡中心、圖書館或各單位部門為主體的高校信息化管理體制，在高校信息化建設的初期發揮了重要的作用，推動了高校信息化建設的發展。然而當高校信息化建設走向應用和融合的新階段時，這種單一的信息化建設管理體制存在的問題就逐漸突顯出來。

1.缺乏全局性的信息化發展戰略規劃，信息孤島現象嚴重

高校信息化作為高校一項基礎性、全局性建設內容，其目的是為了實現高校的教學、科研、管理、服務等活動的現代化，從而提高高校的教學質量、科研水平和管理水平。當前我國各高校都已認識到信息化建設的重要性，但是以網絡中心、圖書館或各單位部門為主體的高校信息化管理體制，在信息化建設過程中通常從局部需求出發，滿足局部業務發展的需要，缺乏面向未來的高校信息化全局性戰略規劃。當高校信息化深入發展并且需要信息集成和業務流程再造時，傳統的信息化建設就造成了一個個的數據孤島。目前絕大部分高校開展了管理信息化，建立了教學管理、學生管理、人事管理、財務管理、辦公自動化等電子校務系統，但大多數是由各分管業務部門分散建立，系統無法集成，數據不能共享，從而使得信息資源整合難度加大，信息安全也無法得到保障。由此也增加了各信息部門的維護成本，使得高校信息化效益十分低下。

2.缺乏有效的信息化建設決策權，高校信息化建設推進緩慢

在高校信息化建設過程中，決策權是制約高校信息化建設的重要因素。有些高校雖然建立了信息化領導小組或是獨立的信息化領導辦公室，但是其領導人員并不具有校級領導職位，無法擁有高校戰略規劃與建設的決策權。在信息化建設的資金、技術和人員投入方面，都無法按需求從高校戰略發展的高度來統籌高校信息化建設。在實踐中，有些高校認為信息化建設只是一個技術問題，從而偏重于技術開發而疏于管理，未有統一的管理實施標準，缺乏一支健全的信息化建設管理隊伍，由此導致了高校信息化建設定位模糊和推進緩慢。

綜上所述，造成以上問題的主要原因就在于目前我國高校信息化管理體制不健全，不能適應在應用與融合階段高校信息化發展的需求。高校信息化管理體制不僅影響我國高校內部各部門之間信息共建共享，而且制約著信息技術與大學核心業務的流程整合。因此，高校信息化管理體制改革勢在必行。

二、基于矩陣組織的高校信息化管理體制模型

高效的信息化管理體制能改善高校運作方式，協調內部的組織結構，實現業務流程再造，節省資金成本，提升信息時代高校的核心競爭力。因此，在高校信息化走向應用與融合的新階段，組建一種高效的高校信息化管理體制是解決當前高校信息化建設諸多問題的首要任務。

1.推行高校CIO體制，實現高校信息化管理體制變革

美國《CIO》雜志認為，首席信息官（Chief Information Officer，CIO）是負責一個公司信息技術和系統所有領域的高級官員，他們通過指導對信息技術的利用來支持公司的目標，他們具備技術和業務過程兩方面的知識，具有多功能的概念，常常是將組織的技術調配戰略與業務戰略緊密結合在一起的最佳人選。引入CIO為高校信息化管理體制變革提供了新的途徑。劉曉敏等分析了CIO的起源及其在美國大學中的發展，并對建立我國高校CIO領導下的信息化建設管理體制進行了初步探討。梁林梅等認為“美國大學信息化走在世界前列，以CIO體制整合校內各IT部門及各類信息化資源，領導全校信息化建設，提升信息化決策、管理的層次和水平，是美國大學以體制創新深化信息化建設的成功經驗”。截止2010年，美國研究型大學設立大學CIO職位占到70%，并且約25%的CIO具有博士學位。美國大學CIO全面主管校園信息化的工作，極大地推動了美國教育信息化建設，取得了巨大的成效。例如，麻省理工學院所倡導的“網絡課件開放項目”和密歇根大學所推出的“媒體聯合體”都大幅提升了大學的核心競爭能力。美國大學CIO一般處于校級領導職位，統籌全校的信息化建設，直接參與大學發展的戰略規劃，從而提升了大學信息化戰略層次和水平。

然而我國高校的編制序列和校級領導職位中并沒有CIO這一職位，信息化建設管理工作一般是在副校長的領導下，由網絡中心、圖書信息中心等職能部門來承擔。隨著高校信息化建設的深入發展，這種傳統的高校信息化管理體制早已不能適應高校信息化發展的需求。因此，為了解決高校信息化建設的決策權問題，打破高校內部各部門之間的壁壘，實現高校信息化建設的協調統一，推行適合中國大學的CIO體制，改革高校信息化管理體制已迫在眉睫。陳琳認為高校信息化必須建立CIO體制，科學統領信息化管理和建設。近年來，我國大學信息化管理體制也在不斷改革，一般都設置了大學信息化領導小組組長，負責全校的信息化建設，這一職位相當于美國大學的CIO。劉永貴通過對北京大學、清華大學、中山大學和華東師范大學的信息化管理體制調研認為，“我國大學形成了‘信息化領導小組——IT管理協調部門——IT服務部門’這樣一套自上而下的集權式的信息化決策、管理與服務體制”。

2.引入矩陣組織結構，改變高校信息化管理模式

矩陣組織結構（matrix organization）為改變這種自上而下的集權式高校信息化管理模式提供了新的思路。矩陣組織結構是一種建立在兩個或多個維度上的組織結構，這些維度可以是職能、產品或地域等。20世紀90年代，矩陣組織結構從國外引入到我國企業管理領域，例如20世紀90年代中期聯想成立的企劃部就是中國企業矩陣組織的雛形。隨后矩陣組織結構在我國的商業、工業、科學研究、技術開發等領域都有廣泛應用。矩陣型組織結構是結合了職能型組織結構與項目型組織結構的某些優點而形成的一種混合結構。它既有縱向職能部門聯系，又有橫向跨各個職能部門聯系。在這種結構中，組織為了加強各職能部門之間的協作，把組織管理中的“垂直”聯系和“水平”聯系、集權化和分權化較好地結合起來，形成了一種既講分工又重視協作的組織結構。

矩陣組織結構是一種高度有機的組織結構，由橫向和縱向兩種管理系統相互融合而形成。在矩陣組織中，從縱向上看，從各主要職能部門抽調配備專職人員，他們仍接受原所在職能部門的命令與安排，受原所在職能部門的指揮，一旦業務小組提出項目，他們就要投入到整個項目的設計、審核、開發、實施、財務、采購、驗收等活動中；從橫向上看，被抽調出的專職人員組成一個小組，以新項目、新服務開發為目標，在項目負責人的安排下組內成員發揮各自作用，利用組織內部協調合作來完成整個項目的開發。矩陣組織結構打破傳統的科層集權制，突破傳統做法中的各部門、各組織各行其是，不僅有利于組織內部的協調合作，也加強了組織與組織之間的聯系合作，更提高了新項目、新服務的開發速度。

3.構建基于矩陣組織的高校信息化管理體制

為了改革傳統的高校信息化管理體制，我們采用CIO體制和矩陣組織，結合我國高校的實際情況，建構了基于矩陣組織的高校信息化管理體制模型，如圖1所示。基于矩陣組織的高校信息化管理體制模型采用橫向管理和縱向管理相結合。在縱向管理上，引入了CIO，并賦予CIO高校信息化建設的重要決策權。在CIO領導下，設立了IT戰略委員會、IT預算委員會、審核委員會和信息化辦公室。其中，IT戰略委員會由業務團隊和技術團隊組成，負責高校信息化發展戰略的規劃，實現高校核心業務與IT技術相融合；IT預算委員會由財務中心和國資設備管理中心組成，負責高校信息化建設的預算和設備采購登記等；審核委員會由績效評估中心和監督控制中心組成，負責高校信息化建設的績效評估和建設監督；信息化辦公室負責高校信息化管理的具體事務。各委員會可以直接向CIO匯報，實現組織管理的扁平化，降低行政管理密度，平衡業務職位和支持職位。在橫向管理上采用項目管理的方法，從每一個部門抽調專業人員組成項目組，負責具體項目的實施。

高校信息化建設原則上必須根據高校信息化發展戰略規劃實施。高校信息化建設項目管理流程示意圖如圖2所示。總體上看，具體的項目從立項、招標、建設、驗收、運行與維護采用項目管理方法。在立項階段，首先要開展詳細的需求分析。在CIO的領導下，由IT戰略委員會的業務團隊提出業務需求，然后與技術團隊商討如何以IT支持業務發展，再由IT預算委員會負責財政預算，最后形成項目建設的規劃方案，上報學校校長辦公會審核。若審核未通過，則要把項目建設規劃方案反饋回IT戰略委員會，并要求其重新修訂：若項目建設規劃方案通過，則立項建設。在招標階段，由國資和設備管理中心負責招標或政府采購。在建設階段，由企業參與、學校監督開展信息化項目建設。在驗收階段，由績效評估中心負責組織驗收和評估，經驗收后由國資與設備管理中心進行設備登記。在運行與維護階段，由CIO辦公室負責制定相應的管理制度，組織相關人員開展使用和管理方面的培訓，然后投入使用，并由建設企業進行維護。

總之，基于矩陣組織的高校信息化管理體制模型以業務發展為需求，采用矩陣組織結構來管理高校信息化建設，從而有利于實現以IT支持高校核心業務發展，滿足高校教學、科研和管理的需求，推進在信息時代高校的變革與發展。

三、基于矩陣組織的高校信息化管理體制的特點

基于矩陣組織的高校信息化管理體制是一種新的高校信息化管理結構，采用矩陣組織結構，并引入首席信息官統一協調高校內外部資源，促進高校信息化建設協調有序地開展。

1.CIO統一協調高校內外部資源，實現有效決策與控制

在基于矩陣組織的高校信息化管理體制中，CIO是決定高校信息化發展的重要決策者，是大學信息化建設的最高指揮官。CIO處于副校長級別，具有高校信息化建設的決策權。CIO直接參考高校信息化建設的決策，在高校信息化發展戰略制定與實施中發揮著重要的作用。在具體的高校信息化建設項目中，一方面，CIO能夠協調高校內部各部門的管理層，處理好高校內部各部門的利益分割，實現高校內部各部門的合作；另一方面，CIO能夠協調校外資源，如政府、企業等，實現高校信息化的協同建設。基于矩陣組織的高校信息化管理體制采用矩陣組織管理模式，其中的各IT委員會由CIO來統一協調管理，通過項目來進行協調合作，形成高校強有力的信息化建設隊伍。總之，在基于矩陣組織的高校信息化管理體制中，CIO具有充分的決策權和控制權，在高校信息化建設中發揮著重要的作用，有利于推動高校信息化建設的順利開展。

2.通過團隊協作，實現IT戰略與業務戰略一致性

在基于矩陣組織的高校信息化管理體制中，IT戰略委員會在高校信息化建設中發揮著重要的作用。有研究表明，我國大學信息化領導小組組長一般具有副校長以上職位，但他們不是專門從事信息化研究的，而是屬于分管高校信息化建設，因此其在信息化方面的能力素質還遠達不到美國大學CIO的水平。為了解決這個問題，IT戰略委員會就顯得特別重要，必須發揮其群體智慧，從戰略的高度把握高校信息化發展態勢。IT戰略委員會由業務團隊和技術團隊共同組成，負責高校信息化建設的戰略規劃，具體包括確定高校信息化發展的愿景，制定中長期發展目標，細化為高校信息化行動計劃，確定實施的原則與保障措施等。高校信息化發展戰略應該始終堅持以滿足高校核心業務發展需求為根本，堅持業務導向，采用合適的IT架構支持高校業務發展，促進IT與高校業務的融合，以信息化應用提升業務流程效率。

3.橫、縱向管理相結合，提高高校信息化建設管理效率

基于矩陣組織的高校信息化管理體制采用矩陣組織結構，打破了傳統的直線職能制組織結構，實現了橫向管理與縱向管理相結合，有效地提高了管理效率。基于矩陣組織的高校信息化管理體制通過高校信息化建設項目實施將各個部門聯系在一起，有助于促進高校內部各部門之間相互合作，增強組織內部的橫向聯系。這種管理體制也有利于發揮不同專業人員的技術專長，相互協作，縮短項目周期，提高項目實施的績效。如果在同一時間有兩個或多個項目并行開展，那么再從每個部門中抽離人員代表組成新的項目組，各個項目間互不影響，并行并且有助于高效率的完成任務。

四、小結

經過近二十年的發展，我國高校信息化建設已經從基礎設施建設階段走向了應用與融合階段。在新的發展階段，傳統的以網絡中心、圖書館或各部門為主體的高校信息化管理體制已經不能適應高校信息化發展的需要。以體制創新深化信息化建設，推動高校在信息時代變革發展已成高校首要任務。本文在吸取國外高校信息化建設經驗的基礎上構建了基于矩陣組織的高校信息化管理體制模型。基于矩陣組織的高校信息化管理體制模型設立高校的首席信息官，并賦予其副校長的權力，負責統籌管理高校信息化建設，解決了高校信息化的決策權問題。高校的首席信息官負責領導高校內部的IT戰略委員會、IT預算委員會、審核委員會和信息化辦公室，并采用矩陣組織結構進行管理。基于矩陣組織的高校信息化管理體制模型的特點在于以高校信息化發展戰略為藍圖，以信息化建設項目為龍頭，采用橫向管理與縱向管理相結合，不僅打破了高校內部部門之間的壁壘，解決了“信息孤島”的問題，而且促進了高校核心業務戰略與IT戰略的融合，推動了信息時代高校核心業務的發展，從而為廣大師生提供更優質的IT服務。