法律視野下高校編外人員人事檔案管理工作探討

摘 要： 高校存在對編外聘用人員人事檔案管理工作重視不夠，建檔率不高等問題，給構建和諧校園帶來隱患，也不利于高校和編外聘用人員雙方對合法、正當權益的維護。伴隨著事業單位全員聘用制度改革的不斷深化，在對待編外聘用人員的使用與管理上，高校過去所采用的那種粗放式的用工模式已不能適應當今社會發展的需要。本文闡述了加強高校編外聘用人員人事檔案管理的必要性，并提出在法律視野下規范高校編外聘用人員人事檔案管理工作的思路。

關鍵詞： 法律視野 高校編外人員 人事檔案 管理工作

一、加強高校編外人員人事檔案管理的必要性

（一）高校實現育人目標的客觀需要。

新世紀以來，高等學校持續多年擴招，規模上實現了跨越式發展，本科高校全日制在校生規模一般都在萬人以上，數萬人規模的高校已比比皆是。但是，伴隨著在校生規模的快速擴張，就全國而言，高校的事業編制數量增幅卻遠遠滯后，事業編制得不到及時補充，編制內新增教職工的通道幾乎被封堵，為了維持基本的教學、生活秩序，不少高校自行聘用了大量的編外人員充實到教學、科研、管理及教輔崗位。皖北部分高校的編外人員數量甚至已達到教職員工總數的40%。高校的根本任務是育人，高校新增教職員工的根本目的也是育人，無論是教學、科研、管理還是服務崗位，都存在育人的職能。為了保證人才培育的質量，高校有責任對編外聘用人員的綜合情況（特別是道德水準）進行全面考核，而查閱應聘者的人事檔案就是考察的重要環節。同時，通過建立編外人員人事檔案并給予同工同酬待遇，將有利于增強他們的歸屬感，調動其工作積極性，進而提高育人的質量和水平。

（二）高校保證工作連續性的需要。

編外人員分布在高校的教學、科研及管理等各個崗位，而相關工作都有較強的連續性，如：科研連續的試驗數據積累，教學工作一般以學期或學年為周期，學生班級管理的周期為4至5年等等。一方面高校的許多工作需要連續進行，另一方面多數編外人員又來自地方人才市場，相對于編內人員，流動性較強。如果高校加強了這部分員工的人事檔案管理，按規定建立用工臺賬，全面落實各項社會保障政策，可以減少編外人員的無序流動，也不至于出現“人走斷線，工作中斷甚至終止”的尷尬局面。

（三）法律視野下構建和諧社會的需要。

國家要求用工單位依法用工、規范用工，《中華人民共和國勞動合同法》（以下簡稱《勞動合同法》，于2008年1月1日起施行）的頒布實施，有力地加快了高校編外用工規范管理的步伐，使得那些本來游離于《勞動合同法》管理的事業單位，如高校，也納入到《勞動合同法》的管理范疇。一方面法律對不按照要求管理的用工單位，規定了嚴格的罰則，另一方面編外人員的法律意識、維權意識逐步增強。用工單位不但要依法依規與編外聘用人員簽訂勞動合同，而且需要將其存入編外聘用人員的人事檔案，用于編外聘用人員調出時社保關系接轉及勞動爭議舉證。實踐證明，規范地為編外人員建立人事檔案，及時將包括勞動合同在內的檔案材料歸到人事檔案中去，是有效防范和化解勞動糾紛的重要舉措，也是構建和諧校園、和諧社會的客觀需要。

二、當前高校編外人員人事檔案管理工作存在的問題

（一）高校缺乏為編外聘用人員建檔的內部動力。

高校普遍存在未將建立編外聘用人員人事檔案工作統一列入學校檔案事業規劃之中，特別是列入編制內人員檔案建設規劃中。甚至認為，編外人員的人事檔案大多數托管于各類人事代理機構，用人單位僅作為檔案材料的產生地和中轉站[1]。高校編內人員的人事檔案管理工作，在國家一系列規范化文件的指導下，均按照統一標準予以建設，同時國家和省級層面還建立了定期對干部人事檔案進行檢查評估制度，保證了相關工作的持續、健康發展。但是，在對待編外人員的使用與管理上，高校往往只是分配工作任務并在任務完成的基礎上發放相應的報酬。有些高校甚至連聘用（或勞動）合同也未簽訂；有的高校即使簽訂了聘用（或勞動）合同，因為當事人保管不當，在維權等情況下需要提供這些材料時也無從查起。由于高校大量編外聘用人員沒有建立人事檔案，導致這批人員在流動時，新的用人單位難以了解應聘者的工作經歷、現實表現、能力與水平，難以做到人崗匹配。另外，由于沒有檔案材料作為支撐，作為當事人來說，應聘到新單位后，工齡達不到連續計算，甚至社保手續也難以續接。高校在編制數不足，現有管理隊伍又跟不上事業發展步伐的情況下，本著“多一事不如少一事”的工作思路，缺乏為編外聘用人員建檔的內部動力。

（二）相關政策法規不配套。

政府檔案主管部門及人社部門對事業單位編外聘用人員建檔工作未引起高度重視。對高校在建檔問題上，針對編制內、外人員事實存在的差別化對待的情況熟視無睹，認為編外人員流動性大，沒有檔案無所謂。正是在這種指導思想的指導下，各級檔案管理部門在對高校人事檔案檢查、評估工作中才沒有把編外人員檔案及檔案建設工作納入工作范疇。換句話說，就是檔案管理部門，對高校編外人員的檔案及建檔工作不作任何要求，盡管這部分人員在高校人員中所占比重越來越大，承擔的工作任務也越來越多。

（三）編外聘用人員檔案材料收集、歸檔存在困難。

高校教學、科研崗位中聘用的編外人員，不少是受過高等教育的高技能、高學歷人員，他們了解人事檔案對于個人的利用價值會不斷凸顯，所以，他們會選擇將自己的檔案委托地方人才交流中心代理。由于作為用工單位的高校，對于這部分人的檔案建設采取消極的態度，導致年度考核、聘用合同（含續聘合同）、工資審批表等檔案材料得不到及時收集和補充歸檔。由于檔案材料不全且收集滯后，不能保證檔案的現實性和真實性，難以反映當事人的現實狀態，導致檔案的利用價值難以得到體現，甚至根本無法提供使用。

（四）高校及其所聘編外工作人員存在維權風險。

伴隨著《勞動合同法》、《社會保險法》的相繼實施，國家對用工單位提出了更多、更高的要求，對編外人員的權利保障也更加全面。高校過去那種粗放式的用工模式（甚至連聘用合同也不愿簽訂）必須徹底加以改變，否則將面臨勞動執法機構執法和編外聘用人員維權的雙重法律風險。高校即使按照法律規定履行了所有應盡的義務，但是如果沒有及時、規范地建立編外人員人事檔案，一旦遇到用工糾紛將出現難以舉證的局面；同樣，編外人員要維護自己的正當權益，人事檔案無疑也是最好的原始憑證。

三、規范高校編外人員人事檔案管理工作的思路

（一）法規配套，提高高校編外人員人事檔案建設的水平。

政府要加強立法，規范包括高校在內的事業單位編外聘用人員的人事檔案管理。檔案主管部門和人社部門要根據分工，加大執法力度，定期或不定期組織專項檢查。檔案主管部門主要督查編外聘用人員人事檔案的建檔率、檔案材料收集是否齊全、及時，檔案整理、轉遞、保護、提供利用等環節是否符合規范；人社部門主要通過檢查編外聘用人員人事檔案來考察高校用工管理是否合法，對編外聘用人員的各項權利是否給予了充分保障。

（二）轉變觀念，重視編外聘用人員檔案的管理工作。

國家以立法的形式賦予編外人員更大的維權權利，法律規定了編外聘用人員在社會保險、勞動報酬、工作條件、勞動保護、職業危害防護、休息休假等諸多方面應該享有的權利。高校作為用工單位，要在依法規范用工的同時，高度重視編外聘用人員的人事檔案管理工作，尤其是負責高校人事檔案管理的部門在實施該項工作時應參照編內人員人事檔案管理的要求，把編外聘用人員的檔案建好、管好、用好，充分開發檔案信息資源[2]。這樣，高校在用工期間一旦出現編外聘用人員用工糾紛，就可以調用編外聘用人員檔案中的原始材料作為解決用工糾紛的重要依據，達到保護高校和編外聘用人員雙方合法權益的目的。

（三）廣泛宣傳，不斷提高檔案意識。

首先要提高高校領導及管檔部門工作人員對加強編外聘用人員人事檔案管理重要性的認識，從高校事業健康可持續發展的高度，從強化人才隊伍建設的角度，從構建和諧育人環境的實際，多視角、多維度地提高認識，強化管理。切實將強化編外聘用人員人事檔案管理工作統一列入學校檔案事業規劃之中，特別是列入編制內人員檔案建設規劃中。

其次是不斷提高編外聘用人員的檔案意識。人事檔案管理部門的工作人員要因勢利導，開展檔案工作的宣傳活動，要通過多渠道、多形式、多層面深入宣傳《檔案法》、《勞動合同法》、《社會保險法》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》及其相關政策法規，講透建立編外聘用人員人事檔案在維權和享受社保權益等方面的極端重要性，提高編外聘用人員的檔案意識。

（四）區別情況，有針對性地開展檔案服務與管理工作。

1.對于自愿將人事檔案交地方人才服務機構托管者

高校應為這部分人員建立人事檔案副本，并將聘用期間形成的檔案材料及時、完整地移交給相應人才服務機構歸檔。除按照中組部規定的干部人事檔案歸檔范圍收集相關材料外，特別是要加強對聘用合同簽訂及其變更情況資料的收集，注意對編外聘用人員參加社保資料的收集歸檔。

2.對于無檔者及愿意移交檔案者

對無檔者，應及時給予建檔。建檔立卷方法：以個人為單位，一人一卷，每人分別給予一個固定唯一的號碼作為全宗號，并以此作為檔案檢索的標識。[3]通過組織填寫履歷表、驗證相關原始證書、文件，向原畢業學校或原工作單位索要等方式，收集反映本人基本情況和相關業績的原始資料；在此基礎上，按照規范要求，將聘用期間形成的檔案材料及時、完整歸檔。

對于愿意移交本人人事檔案者，要向檔案寄存部門函索檔案，通過機要轉移檔案。接到檔案后要檢查檔案材料的規范性和完整性。對缺少單位印章或缺少檔案材料形成時間等不規范的材料要與檔案材料形成單位聯系完善；對檔案材料收集不完整的部分（如工資變動審批表、年度考核材料等）要請當事人協助，向有關單位收集。

（五）檔案提供利用及轉遞要規范、及時。

建檔的最終目的是使用檔案。對于申請查閱檔案的個人和單位，只要手續齊全，除按規定需要保密的內容外，高校管檔部門還應提供查檔便利。

對于因合同終止、工作調動或其他情況離開現工作單位而需要轉遞檔案的，高校應積極予以配合，在保障檔案安全的前提下，及時轉遞檔案。

參考文獻：

[1]謝瑩，謝賢.事業單位編內人員與編外人員人事檔案管理之比較分析[J].黑龍江檔案，2012（1）：82.

[2]初愛華.規范非固定人員人事檔案管理[J].蘭臺世界，2008（8）：21.

[3]李翠華.公立醫院非在編員工的人事檔案管理[J].辦公室業務，2011（9）：51.

基金項目：本文系安徽省教育廳人文社科研究重點項目“產學研結合與提升教師實踐能力的互動機制研究”（項目編號：SK2013A054）和安徽省高等學校檔案協會基金研究項目（項目編號：2011gr14）的研究成果之一。